Peters Connects - Attendant

Automated Attendant ist ideal darauf ausgelegt, die Verteilung von Anrufen während der Geschäftszeiten, außerhalb der Geschäftszeiten und in Ausnahmezeiten wie Feiertagen zu verwalten. Seine Funktionen stellen sicher, dass alle Anrufe bearbeitet werden, unabhängig davon, wann sie getätigt oder empfangen werden.

Während der Geschäftszeiten bietet Automated Attendant Funktionen wie die Begrüßungsansage, die automatische Beantwortung von Anrufen mit einer aufgezeichneten Begrüßungsansage, IVR-Auswahlmenüs und eine Ansage, die die Position des Anrufers in der Warteschlange erwähnt.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Bearbeitung von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten oder zu besonderen Anlässen wie Feiertagen. Automated Attendant bietet ein umfassendes Menü mit Optionen, die die bestehenden Systemeinstellungen nicht beeinflussen, wie z. B. die Erstellung unterschiedlicher Ansagen für Feiertage, die Erstellung einer regelmäßigen Schließungsansage und die Weiterleitung von Anrufen an alternative Ziele, z. B. Voicemail oder Mobiltelefone.

Attendant kann den aktuellen Standort eines Mitarbeiters über ein Wi-Fi-Mobiltelefon oder ein mit einem Beacon ausgestattetes Gerät anzeigen. Der aktuelle Standort wird in einem separaten Bereich des Firmenverzeichnisses und auf einem Plan des Stockwerks angezeigt, in dem sich der ausgewählte Mitarbeiter befindet.

Der Bediener kann das Programm Attendant verwenden, um die Schranke zu betätigen, die die Zufahrt von Fahrzeugen zum Firmengelände kontrolliert.

Der Fahrer drückt eine Taste an der Gegensprechanlage. Der Bediener erhält eine Benachrichtigung und kann mit dem Besucher sprechen und die Schranke betätigen. Wenn eine Kamera installiert ist, kann der Bediener auf dem Bildschirm von Attendant sofort sehen, welche Person Zugang zum Gebäude verlangt.

"Die Terminkalender der Mitarbeiter (Microsoft Outlook und Lotus Notes) können in Echtzeit von der Attendant Operator Console aus eingesehen werden. Nach der Auswahl eines Mitarbeiters aus dem Firmenverzeichnis kann der Terminkalender des Mitarbeiters mit den Zeiten, zu denen er frei/beschäftigt ist, angezeigt werden. Wenn ein Termin als privat gekennzeichnet ist, bleiben das Thema und der Standort für den Attendant-Bediener unsichtbar.

Wenn der Telefonist auch als Rezeptionist fungiert, gehört es zu seinen Aufgaben, Besucher, die einen Termin vereinbaren wollen, zu empfangen und zu registrieren. Mit Attendant ist es möglich, einen Besucher gleichzeitig zu registrieren und ihm ein Namensschild auszudrucken.

Der Attendant-Bediener kann auch sehen, mit welchem Mitarbeiter der Besucher einen Termin hat, und eine Historie aller Besuche des Besuchers bei der Organisation abrufen. Wenn der Besucher das Gebäude verlässt, kann Attendant das System aktualisieren, sodass es anzeigt, dass der Besucher seinen Besuch beendet hat.

Der Anwesenheitsstatus von Mitarbeitern, z. B. Online, Offline, Abwesend und Bitte nicht stören, kann auf der Attendant-Konsole angezeigt und mit Microsoft Skype for Business und Cisco Unified Presence Server.

Das Senden von SMS-Textnachrichten direkt von der Attendant-Konsole an die Mobiltelefone (GSM) der Mitarbeiter stellt sicher, dass diese auch dann erreichbar sind, wenn sie sich nicht in der Nähe eines Bürotelefons befinden.

Wenn der Attendant-Bediener einen Mitarbeiter aus dem Firmenverzeichnis auswählt, kann er mit einem einfachen Klick eine SMS-Nachricht versenden.

Diese Option erfordert eine Verbindung mit dem GSM-Mobilfunknetz. PeterConnects unterstützt mehrere Methoden, um diese Verbindung herzustellen.

Von der Attendant-Konsole aus ist es möglich, Sofortnachrichten mithilfe des Clients zu senden und zu empfangen. Skype for Business. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Mitarbeiter am Telefon sind und der Operator sie darauf hinweisen muss, dass ein wichtiger Anruf ansteht.

Indem er einen Mitarbeiter aus dem Firmenverzeichnis auswählt, kann der Operator ihm einfach eine E-Mail schicken.

Für regelmäßig verwendete Nachrichten, z. B. "Besucher warten an der Rezeption", kann der Operator vordefinierte Nachrichten erstellen, die er wiederverwenden kann; um den Prozess noch weiter zu beschleunigen, kann er die Anrufdaten wie Name und Nummer des Anrufers oder Besuchers direkt übermitteln.

Wenn ein Zugangsprotokollierungssystem verwendet wird, kann auf der Attendant-Konsole angezeigt werden, welche Mitarbeiter anwesend oder abwesend sind. Wenn ein Mitarbeiter auf dem Gelände anwesend ist, kann der Attendant-Bediener sehen, wann der Mitarbeiter das Gelände betreten hat und durch welchen Eingang er gekommen ist. Wenn der Mitarbeiter nicht anwesend ist, kann man sehen, wann er das Gebäude verlassen hat und durch welchen Ausgang. Das Zutrittsregistrierungssystem ist über eine XML-Verbindung mit dem Attendant-System verbunden.

Attendant ermöglicht es einer Gruppe von Agenten, die Anrufwarteschlange in Echtzeit zu verfolgen, so dass sie immer auf die Unterstützung der Kollegen zurückgreifen können, insbesondere während der geschäftigsten Zeit des Tages.

Die Informationen können über einen LCD-Bildschirm oder ein Wanddisplay im Raum der Agenten oder auf dem PC des Managers angezeigt werden, der für die Effizienz der Anrufbearbeitung verantwortlich ist. Echtzeitdaten wie Details zu aktuellen Warteschlangen, eingehenden Anrufen, Anrufwartezeiten und Agentenstatus, einschließlich der Anzahl der angeschlossenen Agenten, die das Anrufvolumen bearbeiten, werden auf einem einzigen Bildschirm mit grafischen Darstellungen für eine einfache Abfrage angezeigt.

Attendant sammelt nicht nur Daten zu bearbeiteten eingehenden Anrufen, sondern auch zu verpassten Anrufen. Diese Daten können verwendet werden, um eine Reihe nützlicher Berichte zu erstellen, die sich auf die Leistung und Arbeitsbelastung der Mitarbeiter beziehen, die Attendant verwenden. Die gesammelten Daten werden in einer SQL-Datenbank oder in Textdateien bereitgestellt, die zur weiteren Analyse direkt in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel geöffnet werden können.

Ab Version 7.2 von PeterConnects Attendant sind 20 verschiedene Berichte über das Berichtsportal verfügbar; so müssen die Manager keine Berichte erstellen, sondern können die vorgeschlagenen Berichte verwenden.

Das "Busy Light" wird als visueller Indikator verwendet, um zu zeigen, dass ein Attendant Operator in ein Telefongespräch verwickelt ist. Die LED-Leuchte zeigt verschiedene Farben an, je nachdem, ob der Operator besetzt, in der Warteschleife oder verfügbar ist. Das Busy Light kann auch verwendet werden, um den Attendant Operator auf eingehende Anrufe aufmerksam zu machen, was praktisch ist, wenn der Operator nicht an seinem Schreibtisch sitzt.

Es ist möglich, verschiedene Alarmfarben mit einem bestimmten Klingelton und einer bestimmten Klingellautstärke für verschiedene Anrufertypen einzustellen, sodass interne, externe und Alarmanrufe leicht identifiziert werden können.

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