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Microsoft 365 : Sie bezahlen bereits für alles. Die Frage ist: Welche Funktionen haben Sie aktiviert?
Das Abonnement umfasst E-Mail, Dokumente, Videokonferenzen, Telefonie, Datenschutz und die Verwaltung von Computern. Viele Unternehmen nutzen drei dieser Dienste.Die Dienste, die Sie nicht aktiviert haben, werden zum gleichen Preis berechnet wie die, die Sie täglich nutzen. Und die von Ihnen aktivierten Dienste laufen fast immer mit der Standardkonfiguration, die Microsoft für alle Nutzer bereitstellt. Eine „ Microsoft 365 “-Umgebung lässt sich konfigurieren, überwachen und neu einrichten – sie wird nicht ein für alle Mal installiert.
Drei Dinge, die das Abonnement nicht von selbst erledigt
Keines dieser drei Probleme ist eine Störung, und deshalb meldet sie auch niemand. Sie kommen erst bei einer Kontrolle, bei der Abfahrt oder bei einem Versicherungsantrag ans Licht.
Die Dienste sind bezahlt, die Hälfte davon wurde nie freigeschaltet
Dokumentensicherheit, Computerverwaltung, Telefonie, Analyse betrügerischer E-Mails: All dies ist in Abonnements enthalten, für die viele Unternehmen bereits bezahlen, ohne sie in Anspruch zu nehmen. Die Kosten fallen an, der Nutzen bleibt aus.
Zunächst einmal muss man herausfinden, was man bereits hat.
Die Standardkonfiguration ist für alle Unternehmen identisch.
Microsoft stellt eine Umgebung bereit, die sowohl für einen Verein mit drei Mitgliedern als auch für eine Gruppe von hunderttausend Personen funktionieren soll. Sie ist daher von Grund auf offen gestaltet: von jedem Gerät und aus jedem Land zugänglich, ohne Unterscheidung zwischen internen Dokumenten und Dokumenten, die nach außen gelangen dürfen.
Was ein Unternehmen schützt, ist das, was man anschließend hinzufügt.
Die Dokumente folgten den Personen, nicht der Organisation
Jeder hat seine Dateien dort abgelegt, wo es am einfachsten war: in seinem persönlichen Bereich, in einem Chat, in einem spontan eingerichteten Ordner. Nichts geht verloren, und nichts ist für andere auffindbar. Erst am Tag des Ausscheidens entdeckt das Unternehmen, was sich in einem einzigen Konto befand.
Ein Dokument gehört einem Team, nicht einer einzelnen Person.
Microsoft nimmt ständig Änderungen am Dienst vor, ohne Sie nach Ihrer Meinung zu fragen.
Ein Server, der in Ihren Räumlichkeiten installiert ist , bleibt so, wie Sie ihn zurückgelassen haben – bis zu dem Tag, an dem Sie beschließen, daran etwas zu ändern. Bei einem Abonnement unter Microsoft 365 ist das anders: Es kommen neue Funktionen hinzu, Standardeinstellungen ändern sich, Dienste werden umbenannt oder entfernt, und Meldungen erscheinen in einer Verwaltungskonsole, die niemand öffnet.
Praktische Konsequenz: Was Sie vor zwei Jahren eingerichtet haben, funktioniert heute nicht mehr. Aus diesem Grund erfordert eine „ Microsoft 365 “-Umgebung nicht nur die Einrichtung, sondern auch eine regelmäßige Betreuung – und genau das unterscheidet einen Anbieter, der Ihr Abonnement eingerichtet hat, von einem Anbieter, der es betreut.
Was Ihr Abonnement beinhaltet – Dienst für Dienst
Jeder dieser Dienste hat eine eigene Seite, auf der beschrieben ist, was er tut, was er benötigt und was er nicht tut. Beginnen Sie mit dem Dienst, der Sie hierher geführt hat: Keiner dieser Dienste lässt sich unabhängig von den anderen einrichten, aber nur einer bestimmt die Reihenfolge.
Das E-Mail-System des Unternehmens
E-Mails, gemeinsame Kalender, Mailinglisten und gemeinsame Postfächer. Auf einem Server in Ihren Räumlichkeiten, online oder beides zusammen.
Zur Seite → SharePointDie Unternehmensunterlagen
Der Ort, an dem die Teamordner gespeichert sind, einschließlich des Versionsverlaufs und der Zugriffsrechte, die der Organisationsstruktur entsprechen.
Zur Seite → OneDrive for BusinessDie Dateien der einzelnen Mitarbeiter
Der persönliche Bereich, der mit dem Computer synchronisiert ist und vom Unternehmen am Tag des Ausscheidens abgerufen werden kann.
Zur Seite →Teamarbeit und Videokonferenzen
Chats, Besprechungen und Bildschirmfreigabe. Das ist der tägliche Einstieg in die Suite: Hier werden Dokumente, Kalender und Telefon an einem Ort angezeigt.
Die Telefonie im Unternehmen
Ihre Schweizer Rufnummern, die Telefonannahme und die Anrufgruppen in der App, die Ihre Mitarbeiter ohnehin bereits nutzen.
Zur Seite → Microsoft Entra IDIdentitäten und Zugriffe
Das Verzeichnis der Konten Ihrer Mitarbeiter. Es bestimmt, was jeder sehen kann, und es ist das Erste, was Sie deaktivieren sollten.
Zur Seite → Microsoft IntuneDie Verwaltung von Computern und Telefonen
Ein Gerät aus der Ferne vorbereiten, die erforderlichen Daten darauf installieren und es löschen, falls es verloren geht – ohne dass jemand es abholen muss.
Zur Seite → ZugangsbeschränkungWer loggt sich ein, von wo aus und mit welchem Gerät?
Die Voraussetzung vor dem Einloggen: ein bekanntes Gerät, eine zusätzliche Überprüfung oder gar nichts, wenn man sich aus dem Ausland einloggt.
Zur Seite → Data Loss PreventionDas Versenden eines Dokuments nach außen verhindern
Inhaltsprüfung vor dem Versand: eine Kartennummer, ein Vertrag, eine Gehaltsabrechnung, die an eine private Adresse versendet wird.
Zur Seite → Copilot für Microsoft 365Der Assistent, der in Ihren Dokumenten arbeitet
Er verfasst, fasst zusammen und sucht Informationen – auf der Grundlage dessen, was die Person bereits einsehen darf. Deshalb müssen die Zugriffsrechte vorher festgelegt werden.
Zur Seite → Microsoft Copilot StudioDie Assistenten, die Sie selbst erstellen
Ein Assistent, der auf Ihre eigenen Daten zugreift, um interne Fragen oder die Fragen Ihrer Kunden zu beantworten.
Zur Seite → MigrationMicrosoft 365 : fünf Migrationen, in der richtigen Reihenfolge
Fünf Migrationen und ein einziger Zeitplan. Die erste bestimmt alle anderen, und sie lässt sich nicht nachholen.
Zur Seite →In Ihren Räumlichkeiten oder bei Microsoft: Beide Antworten sind richtig
Ein Teil der Funktionen von „ Microsoft 365 “ ist auch als auf Ihren eigenen Servern installierte Version verfügbar, die weiterhin von Microsoft gepflegt wird. Die richtige Wahl hängt von Ihren Anforderungen und Zielen ab, nicht von Modetrends.
Was wir auch heute noch installieren und warten
Manche Unternehmen betreiben ihre IT ganz oder teilweise auf ihren eigenen Servern – sei es aus Gründen des Datenschutzes, aufgrund branchenspezifischer Auflagen, wegen der Latenz oder weil bestimmte Anwendungen nur so funktionieren. Diese Gründe sind berechtigt und verschwinden nicht einfach, nur weil es einen Online-Dienst gibt.
- Exchange Server — das E-Mail-System auf Ihrem Server, einschließlich der von Microsoft betreuten Abonnementversion.
- SharePoint Server — die Dokumente und Team-Websites, die in Ihren Räumlichkeiten eingerichtet sind.
- Skype for Business Server — Telefonie und Besprechungen auf Ihrer Infrastruktur in der von Microsoft verwalteten Abonnementversion.
- Die Dateiserver, die Domänencontroller und das interne Verzeichnis, von dem alles andere abhängt.
Was das Abonnement beinhaltet, ohne dass Sie dafür Hardware anschaffen müssen
Keine Server mehr, die alle fünf Jahre ausgetauscht werden müssen, keine Updates mehr, die an einem Sonntag geplant werden müssen, und ein Dienst, auf den von überall aus zugegriffen werden kann. Im Gegenzug akzeptieren Sie, dass das Tempo der Weiterentwicklungen nicht mehr von Ihnen bestimmt wird und dass die Verfügbarkeit von Ihrer Internetverbindung abhängt.
- Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive und Microsoft Teams.
- Der Schutz von Dokumenten und die Geräteverwaltung sind in den umfassendsten Abonnements enthalten.
- Der Copilot-Assistent, der nur in der Online-Version verfügbar ist.
- Die Wahl des Landes, in dem die Daten gespeichert werden, wird bei der Eröffnung Ihres Kontos festgelegt – die Schweiz gehört dazu.
Ein Dienstleister, der nur eine der beiden Lösungen beherrscht, wird Ihnen immer diese vorschlagen.
Dieselben Ingenieure installieren einen „ Exchange “-Server in Ihren Räumlichkeiten und migrieren Ihr E-Mail-System auf „ Microsoft 365 “. Genau das ermöglicht es uns, Sie hinsichtlich Ihrer Herausforderungen und Ziele zu beraten, anstatt uns auf das zu beschränken, was in unserem Katalog steht – und das lässt sich überprüfen: Fragen Sie nach Referenzen von beiden Seiten.
In der Praxis ist die Antwort selten nur das eine oder das andere. Die meisten Unternehmen, die wir begleiten, arbeiten seit Jahren mit beidem gleichzeitig: Das ist ein dauerhafter Zustand, keine Übergangsphase.
Ein gemischtes Umfeld ist eine Entscheidung, kein unvollendetes Projekt
Um einen Server in Ihren Räumlichkeiten und die Online-Dienste gemeinsam betreiben zu können, sind ein einheitliches Verzeichnis, ein einheitliches E-Mail-System und gemeinsame Zugriffsregeln erforderlich. Dies ist ein eigenständiges Thema, dem eine eigene Seite gewidmet ist.
Ein Abonnement, das in seiner ursprünglichen Konfiguration belassen wird, gewährt jedem, der ein gültiges Passwort vorlegt, Zugriff. Dazu gehört auch jemand, der das Passwort eines Ihrer Mitarbeiter in die Hände bekommen hat.
Das ist kein Produktfehler: Microsoft liefert eine Umgebung, die von Anfang an überall und für jeden funktionieren soll. Was ein geschütztes Unternehmen von einem ungeschützten unterscheidet, sind die Entscheidungen, die danach getroffen werden – und diese werden innerhalb eines Arbeitstages getroffen, nicht erst nach sechs Monaten.
Ein Passwort allein bietet keinen Schutz mehr
Ein Passwort lässt sich erraten, auf einer anderen Website wiederverwenden oder an jemanden weitergeben, der eine E-Mail Ihrer Geschäftsleitung vortäuscht. Die zweistufige Authentifizierung schließt diese Lücke, unddie bedingte Zugriffskontrolle legt anschließend fest, von welchen Geräten und aus welchen Ländern eine Sitzung eröffnet werden darf.
Ein Dokument verlässt das Unternehmen leichter, als es dort ankommt
Eine Gehaltsdatei, die an eine private Adresse gesendet wird, ein Vertrag, der an einen ehemaligen Kollegen weitergeleitet wird: Nichts davon ist ein Hackerangriff, und standardmäßig gibt es keine Maßnahmen, die dies verhindern. Der Dokumentenschutz analysiert den Inhalt vor dem Versand.
Ein verlorenes Gerät nimmt alles mit, was darauf war
Ein im Zug vergessener Laptop enthält E-Mails, synchronisierte Dokumente und geöffnete Sitzungen. Solange das Gerät nicht verwaltet wird, gibt es nichts, was aus der Ferne gelöscht werden könnte, und nichts, was Sie Ihrer Versicherung nachweisen müssten.
Drei Möglichkeiten, uns den Auftrag zu erteilen
Das eine schließt das andere nicht aus, und die meisten Unternehmen, die wir betreuen, sind vom ersten zum dritten Modell übergegangen. Keines verlangt, dass Sie für den Rest Ihrer IT-Infrastruktur den Anbieter wechseln.
Die Verwaltung Ihrer aktuellen Umgebung
Ihr Abonnement ist bereits aktiv – es wurde vor Jahren von jemandem abgeschlossen, der nicht mehr da ist. Wir analysieren die aktuelle Konfiguration: die noch bestehenden Konten, diejenigen mit Administratorrechten, die bezahlten, aber nie aktivierten Dienste, fehlende Identitätsprüfungen sowie nach außen offene Freigaben. Anschließend sagen wir Ihnen, was wir tun würden, in welcher Reihenfolge und was wir unverändert lassen würden.
Das Projekt: einen Dienst aktivieren, der noch nicht aktiv ist
Die zweistufige Authentifizierung für alle, die Verwaltung der Computer, der Schutz von Dokumenten, die Telefonie in Microsoft Teams sowie die Einführung von Copilot. Jede dieser Aufgaben ist klar abgegrenzt, mit einem Endtermin und einem geplanten Rückblick. Dieselben Ingenieure begleiten die Projekte bis zum Abschluss, und die Schulung der Mitarbeiter, die die Fragen beantworten werden, ist Teil der Arbeit und keine Option.
Der tägliche Betrieb
Dies ist die Antwort auf die Tatsache, dass sich der Dienst ohne Vorankündigung ändert. Wir lesen die Ankündigungen von Microsoft für Sie, weisen Sie auf die für Sie relevanten hin, setzen die erforderlichen Maßnahmen um und beantworten die Fragen Ihrer Mitarbeiter. Ein Vorfall, der über das hinausgeht, was die Konsole anzeigt, wird von uns bei Microsoft als Fall erfasst. Einzelheiten zu den Supportzeiten und zur Abwicklung von Anrufen finden Sie auf der Seite „IT-Outsourcing“.
Fragen, die uns vor Beginn gestellt werden
Sechs kurze Antworten. Themen, die mehr Erläuterung erfordern, haben eine eigene Seite; den Link dazu findest du in der Antwort.
Office 365 oder Microsoft 365 – ist das dasselbe?
Ja. Microsoft hat die Suite im April 2020 in „ Microsoft 365 “ umbenannt, und der Name „ Office 365 “ bezeichnet kein mehr im Verkauf befindliches Abonnement. Ihre alten Dokumente, Ihre Rechnungen und ein Großteil des Internets tragen noch den alten Namen: Es handelt sich tatsächlich um dasselbe Produkt.
Der Begriff „Office“ wird weiterhin für die Softwareprogramme selbst – Word, Excel, Outlook, PowerPoint – verwendet, die Teil des Abonnements sind. Die anderen Namen, die sich geändert haben, finden Sie im Glossar.
Bleiben unsere Daten in der Schweiz?
Das ist möglich, und die Entscheidung darüber wird bei der Kontoeröffnung getroffen. Microsoft bietet für die wichtigsten Dienste – E-Mail, Dokumente und Microsoft Teams – eine Datenspeicherung in der Schweiz an. Das Land wird bei der Kontoeröffnung festgelegt und kann nicht nachträglich mit einem Klick geändert werden.
So läuft es ab: Zunächst wird überprüft, wo sich Ihr aktuelles Konto befindet, denn davon hängt ab, welche Möglichkeiten sich anschließend ergeben. Falls Ihre Branche strengere Auflagen hat, kann ein Teil Ihrer IT-Infrastruktur auf Ihren eigenen Servern verbleiben.
Muss alles auf einmal migriert werden?
Nein, und das ist sogar selten eine gute Idee. Der Umstieg auf Microsoft 365 umfasst in Wirklichkeit fünf Migrationsschritte: die Konten Ihrer Mitarbeiter, das E-Mail-System, die Dokumente, die Computer und die Arbeitsweise. Nur die Reihenfolge dieser Schritte ist nicht verhandelbar.
Einzelheiten zu dieser Anweisung und welche Folgen es hat, wenn man sie in der falschen Reihenfolge ausführt, finden Sie auf der Seite „Migration“ unter Microsoft 365.
Exchange : Unser E-Mail-System läuft noch auf einem Server in unseren Räumlichkeiten. Sollten wir es abschalten?
Nicht unbedingt. Exchange Server gibt es nach wie vor in einer von Microsoft gepflegten Version, und der Betrieb auf einem Server in Ihren eigenen Räumlichkeiten ist eine vertretbare Lösung: Wichtig ist, dass Sie eine Version verwenden, für die weiterhin Patches bereitgestellt werden.
Die Versionen, die End-of-Support-Termine und die sechs möglichen Pfade finden Sie auf der Seite Exchange, auf Ihren Servern und online. Wir nutzen beides, und daher rührt dieser Ratschlag.
Können wir unseren derzeitigen Dienstleister für den Rest beibehalten?
Ja, und das funktioniert gut, wenn die Aufgabenteilung von Anfang an klar festgelegt ist: Wer ist für was zuständig, wer wird bei welcher Art von Störung hinzugezogen und was darf jeder ändern? Wir arbeiten regelmäßig mit dem Dienstleister zusammen, der das Netzwerk, die Server oder die Fachanwendung unserer Ansprechpartner betreut.
Was nicht funktioniert, ist, dass zwei Dienstleister dieselbe Umgebung verwalten, ohne sich darüber abzusprechen. Die gemeinsame Nutzung der Administratorrechte ist Teil des ersten Schritts.
Was wir nicht tun
Wir schulen Ihre Mitarbeiter nicht im täglichen Umgang mit Software: Excel zu lernen oder eine Präsentation zu erstellen gehört nicht zu unserem Aufgabenbereich, und in der Westschweiz gibt es Einrichtungen, die dies besser können als wir.
Die Schulung der Mitarbeiter, die die Fragen intern beantworten, ist hingegen Teil der Arbeit und wird nicht separat in Rechnung gestellt. Sie sind es, die die Fragen der ersten Woche auffangen, und genau das macht den Unterschied zwischen einem Service, der gerne angenommen wird, und einem Service, der eher als Last empfunden wird.
Die benachbarten Seiten
Was mit „ Microsoft 365 “ zu tun hat, ohne Teil des Abonnements zu sein.
Outsourcing
Die Dienstzeiten, die Art und Weise, wie ein Anruf entgegengenommen wird, was im Leistungsumfang enthalten ist und was nicht. Auf dieser Seite wird der reguläre Betrieb beschrieben.
Seite lesen Fusion, Übernahme, TrennungMigration von einem „ Microsoft 365 “-Konto zu einem anderen
Zwei Unternehmen schließen sich zusammen oder ein Geschäftsbereich wird ausgegliedert: Zwei Konten werden niemals zusammengeführt, und genau diese Vorgabe prägt das Projekt.
Seite lesen Die ServerUmstellung auf Microsoft Azure
Microsoft 365 kümmert sich um E-Mails, Dokumente und Computer. Die auf Ihren Servern laufenden Geschäftsanwendungen werden hingegen auf Azure verlagert.
Seite lesen Beides zusammenHybride Umgebung
Ein einheitliches Adressbuch, ein einheitliches E-Mail-System und gemeinsame Zugriffsmöglichkeiten zwischen Ihren Servern und den Online-Diensten. Der dauerhafte Zustand der meisten Unternehmen.
Seite lesen Das DepartementInfrastruktur und externes Hosting
Server, Computer, Telefonie und Identitäten. Microsoft 365 ist ein Teil dieses Ganzen, und das Ganze hat eine eigene Seite.
Seite lesen Die NamenGlossar
Was bedeutet „Tenant“, „Entra ID“, „Hybrid“ oder welche der Bezeichnungen auch immer, die Microsoft seit 2020 geändert hat? Ohne Fachjargon, ein Eintrag pro Begriff.
Seite lesenDer erste Termin ist mit den Ingenieuren
Eine Stunde, um Ihre aktuelle Umgebung zu analysieren: Was Sie bereits bezahlen, was aktiviert ist, was Ihre Daten derzeit schützt und was noch auf Ihren eigenen Servern läuft. Am Ende erhalten Sie eine Liste der bereits vorhandenen und der fehlenden Elemente, geordnet nach Schweregrad.
Was wir anbieten, ist ein Treffen mit den Ingenieuren, die die Arbeit ausführen werden. Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis — +41 21 806 37 15