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Microsoft 365 : fünf Migrationen, nicht nur eine. Die erste bestimmt alle anderen.
Zunächst einmal die Konten Ihrer Mitarbeiter. E-Mail, Dokumente, Computer und die Arbeitsweise folgen danach – in dieser Reihenfolge.Sie verfügen bereits über Abonnements Microsoft 365, und ein Teil Ihrer IT-Infrastruktur läuft noch auf Ihren Servern. Die Frage ist nicht, ob die Daten migriert werden können – das ist bei allen möglich. Die Frage ist vielmehr, in welcher Reihenfolge dies geschehen soll und welche Daten Sie bewusst nicht mitnehmen möchten.
Drei Fehler im Zeitplan – und was sie kosten
Keiner der drei Punkte ist ein technischer Fehler. Sie haben alle denselben Ursprung: Wir haben mit dem angefangen, was sich leicht verschieben ließ, anstatt mit dem zu beginnen, wovon alles andere abhängt.
Die E-Mail-Umstellung erfolgt, bevor über das Kontenverzeichnis entschieden wird
Das Verzeichnis ist die Liste Ihrer Mitarbeiter und der Zugriffsrechte, über die jeder einzelne verfügt. Solange diese Liste noch nicht endgültig feststeht, taucht jede Person letztendlich zweimal auf: einmal mit einem Konto, das in aller Eile für den E-Mail-Verkehr eingerichtet wurde, und ein weiteres, das später für alle anderen Zwecke angelegt wurde. Die beiden Konten werden nicht automatisch zusammengeführt, und man muss für jede Person einzeln entscheiden, welches Konto aufgegeben werden soll.
Die Kontenübersicht wird einmalig festgelegt, noch bevor alles andere erfolgt.
Die Dokumente werden migriert, bevor sie sortiert wurden
Zwanzig Jahre lang gemeinsam genutzte Dateien werden unverändert in die neue Umgebung übernommen. Nichts geht verloren, und nichts ist auffindbar: Die Suche liefert fünfzehn Versionen derselben Datei, und die Zugriffsrechte spiegeln eine Organisationsstruktur wider, die es nicht mehr gibt.
Sortieren ist günstiger als eine doppelte Migration.
Die Computer werden zuletzt angeschlossen
Die Daten sind online, aber jeder Computer wird weiterhin wie bisher verwaltet. Jeder arbeitet also in zwei Welten: Die Datei befindet sich in der neuen Umgebung, doch der Computer, auf dem sie geöffnet wird, ist nach wie vor vom alten Server abhängig.
Ein Computer wird während der „ migration “ vorbereitet, nicht danach.
Zwei Konten werden niemals zusammengeführt.
Microsoft 365 kann ein Konto umbenennen, ihm eine andere Adresse zuweisen und ein Postfach darauf übertragen. Es kann jedoch nicht zwei Konten zu einem einzigen zusammenführen. Wenn dieselbe Person über zwei Identitäten verfügt – eine für die Post, die andere für Dokumente –, muss eine davon aufgegeben werden, und alles, was damit verbunden war, geht mit ihr verloren.
Praktische Konsequenz: Über das Verzeichnis wird zuerst entschieden, noch bevor auch nur ein einziger Datensatz verschoben wird. Es ist die einzige Entscheidung der „ migration “, die alle gleichzeitig betrifft, und es ist auch die einzige, die sich nicht unbemerkt nachholen lässt.
Die fünf Migrationen und die Reihenfolge, in der sie durchgeführt werden
Der Inhalt der einzelnen Schritte hängt von Ihrem Ausgangspunkt ab und unterscheidet sich stark von Unternehmen zu Unternehmen. Ihre Reihenfolge bleibt jedoch unverändert – dies ist der einzige Teil der Methode , der nicht verhandelbar ist.
Die Konten und das Verzeichnis
Das Verzeichnis ist die Liste Ihrer Mitarbeiter und der Zugriffsrechte, über die jeder verfügt. Man legt fest, wo diese Liste gespeichert wird: auf Ihren Servern, in Microsoft 365oder an beiden Orten gleichzeitig. Man legt auch fest, wie sich jeder anmeldet und wie überprüft wird, ob es sich tatsächlich um die richtige Person handelt.
Alles andere hängt damit zusammen: Mit diesem Konto werden die Post, die Dokumente und der Computer freigeschaltet. In diesem Schritt werden auch die Konten von Personen entfernt, die schon seit Jahren nicht mehr da sind – sie sind immer noch da, und Sie bezahlen sie jeden Monat.
E-Mail und Kalender
E-Mail-Postfächer, Archive, Kalender, Kontakte und Adressen, die von einer ganzen Abteilung gemeinsam genutzt werden. Das ist der am wenigsten komplexe Teil des Projekts und derjenige, der die wenigsten Überraschungen bereithält.
Die eigentliche Arbeit besteht nicht in der Weiterleitung. Es geht darum, alles zu erfassen, was Nachrichten versendet, ohne eine Person zu sein: die Verwaltungssoftware, die Ihre Rechnungen versendet, der Kopierer, der gescannte Dokumente verschickt, die Systemwarnung, die meldet, wenn eine Datensicherung fehlgeschlagen ist. Jedes einzelne davon muss einzeln erfasst werden, und genau das wird oft vergessen.
Die Dokumente
Die Ordner auf dem Dateiserver, die persönlichen Dokumente jedes Einzelnen, die bestehenden internen Websites. Drei verschiedene Ziele, und die Auswahl erfolgt Ordner für Ordner.
Dies ist der einzige Schritt, bei dem die Hauptarbeit bei Ihnen liegt: Sie entscheiden, was weitergeführt wird, was ins Archiv wandert und was nicht mehr benötigt wird. Wir stellen das Verzeichnis, die Bandzahlen und das Datum bereit, an dem jede Akte zuletzt geöffnet wurde; die Entscheidung treffen Sie gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten.
Arbeitscomputer
Jeder Computer muss das neue Konto des jeweiligen Benutzers erkennen, dessen Software und Sicherheitseinstellungen übernehmen und am nächsten Morgen einwandfrei funktionieren.
Es gibt zwei Möglichkeiten: Entweder Sie rüsten die vorhandenen Computer einzeln auf, oder Sie nutzen die Erneuerung, damit die neuen Geräte bereits vorinstalliert geliefert werden. Die Wahl hängt vom Alter Ihrer Geräte ab und wird separat im Artikel zur Computerverwaltung mit Microsoft behandelt : Intune.
Die Arbeitsweise
Besprechungen, Gespräche, der Austausch von Dokumenten und oft auch Telefonate in Microsoft Teams. Das ist der Schritt, den technische Pläne in einer einzigen Zeile abhandeln – und genau dieser bleibt jedem im Gedächtnis.
Sie wird während der anderen vier vorbereitet. Die Personen, die die Fragen am Vormittag beantworten, werden vor der Umstellung ausgewählt und geschult, nicht danach. Eine technisch perfekte „ migration “, bei der niemand seine Gewohnheiten ändert, bringt nichts.
Exchange : Ihr E-Mail-System läuft noch auf einem Server in Ihren Räumlichkeiten
Der zweite Schritt bringt also seine eigenen Einschränkungen mit sich: die von Ihnen verwendete Version, das Datum, ab dem Microsoft keine Patches mehr dafür bereitstellt, und den Zeitraum, in dem beide Systeme zusammenarbeiten müssen. Der Ablauf ändert sich, die Reihenfolge der fünf Migrationsschritte bleibt jedoch unverändert.
Nicht alle Spezialisten sind gleich
Sechs Fragen, die man jedem stellen kann – auch uns selbst. Keine davon erfordert eine Quelle: Bei allen geht es um eine Tatsache, die Sie während des Gesprächs überprüfen können, ohne Informatiker zu sein.
| Die Frage | Was eine fundierte Antwort beinhaltet | Unsere |
|---|---|---|
| Wer wird die Arbeit übernehmen?Und werde ich ihn treffen können? | Die Namen und Berufe der einzelnen Mitarbeiter, nicht die eines Teams. Und die Möglichkeit, diese vor der Unterzeichnung kennenzulernen, nicht erst während des Verkaufs. | Die Ingenieure, die zum ersten Termin erscheinen, sind diejenigen, die das Projekt leiten. Wir führen die Migrationen Microsoft 365 in der Westschweiz von unseren drei Niederlassungen aus durch, nicht von einem entfernten Servicezentrum aus. |
| In welcher Reihenfolge führen Sie die Migrationen durch?Und warum? | Eine Reihenfolge, ein Grund für jeden Schritt und was passiert, wenn man die Reihenfolge umkehrt. Eine Antwort, die mit einer Nachricht beginnt, verdient eine zweite Frage. | Die Konten der Mitarbeiter, das E-Mail-System, die Dokumente, die Computer, die Arbeitsweise. Zuerst die Konten, denn zwei Konten lassen sich niemals zusammenführen. |
| Was lässt sich nicht migrieren? | Eine Liste, sofort, ohne danach suchen zu müssen. Wer antwortet: „Man kann alles migrieren“, hat es noch nicht getan. | Früher versendete Freigabelinks, auf Ihren Dateiservern eingerichtete Automatisierungen, Dokumentvorlagen, die auf einen Ordner auf dem Server verwiesen, sowie ein Teil der Anpassungen an Ihren internen Websites. Wir listen diese auf, bevor wir beginnen. |
| In welchem Land werden unsere Daten gespeichert? | Ein Land mit Namen, kein Gewerbegebiet. Und der Unterschied zwischen Ihren Unterlagen und den technischen Informationen der Behörde, die sich nicht unbedingt am selben Ort befinden. | Microsoft bietet die Schweiz als Speicherort für seine wichtigsten Dienste an. Dies hängt davon ab, welches Land bei der Einrichtung Ihrer Umgebung angegeben wurde: Wir überprüfen dies in Ihrer Umgebung, bevor wir irgendwelche Zusagen machen. |
| Was wird aus dem, was nicht verschwindet? | Für jede noch offene Angelegenheit gibt es eine Entscheidung: Beibehaltung, Ersatz oder Einstellung zu einem festgelegten Zeitpunkt. „Das sehen wir dann“ ist eine Antwort, die zwei Jahre kostet. | Was in Ihren Räumlichkeiten verbleibt, spielt eine ebenso wichtige Rolle wie das, was abtransportiert wird. Wir nutzen beide Aspekte, daher muss nicht alles abtransportiert werden, damit das Projekt Sinn ergibt. |
| Was machen Sie eigentlich nicht? | Eine kurze und präzise Antwort. Ein Dienstleister, der alles kann, weiß nicht, was er nicht weiß. | Wir übernehmen keine laufende „ migration “, ohne zuvor selbst eine Bestandsaufnahme durchzuführen, und das wirkt sich manchmal negativ auf den Zeitplan aus. Und wir entscheiden nicht an Ihrer Stelle, was es wert ist, veröffentlicht zu werden: Diese Entscheidung treffen wir gemeinsam mit Ihren Verantwortlichen, und diese Zeit steht Ihnen zu. |
Keine dieser sechs Fragen bezieht sich auf ein Tool, und das ist bewusst so gewählt: Die Tools von migration ändern alle zwei Jahre ihren Namen und ihre Funktionen, die Art und Weise, wie ein Projekt durchgeführt wird, jedoch nicht.
Was teurer ist als erwartet
Vier Punkte, die wir bereits im Vorschlag beziffern, da sie jedes Mal wieder auftauchen. Keiner davon ist ein Grund, aufzugeben; keiner taucht im Laufe des Prozesses auf, ohne dass sich der Termin verschiebt.
Programme, die mit Ihrem E-Mail-Konto verknüpft sind
Die Verwaltungssoftware, die Ihre Rechnungen versendet, der Kopierer, der die gescannten Dokumente übermittelt, der Computeralarm, der warnt, wenn eine Datensicherung fehlgeschlagen ist, die Website, die den Eingang eines Formulars bestätigt. Jeder hat seine eigene Art, seine Identität nachzuweisen, und die Älteren wissen nicht, wie man das macht, was Microsoft 365 heutzutage erforderlich ist.
So wird es gemacht: Man erfasst sie im ersten Schritt, legt bei den Anbietern dieser Software entsprechende Akten an, während die übrigen Arbeiten voranschreiten, und behält eine Ausweichlösung für den Versand bei, bis auch der letzte Fall bearbeitet ist. Keine dieser Fristen verzögert das Projekt, wenn es früh genug gestartet wird.
Die erste Synchronisierung der Dokumente
An dem Tag, an dem mehrere hundert Computer gleichzeitig ihre Dateien herunterladen, entscheidet Ihre Internetverbindung über den Verlauf des Tages. In einem Gebäude mit einer schwachen Internetverbindung macht sich das innerhalb einer Stunde bemerkbar.
So wird vorgegangen: Zunächst wird die Verbindung geprüft, dann wird die Inbetriebnahme gruppenweise gestaffelt, und die Computer an den am schlechtesten angebundenen Standorten werden im Voraus vorbereitet. Das ist auch der Grund, warum die Dokumentenphase niemals an einem Montag beginnt.
Die beiden Abonnements, die sich überschneiden
Während der Übergangsphase zahlen Sie sowohl die ausgehenden als auch die eingehenden Beträge. Die Dauer dieser Abrechnung hängt direkt von der Projektlaufzeit ab, und dies ist der Haushaltsposten, der am stärksten ansteigt, wenn sich ein Projekt verzögert.
So wird es gehandhabt: Die Laufzeit wird im Angebot angegeben, zusammen mit dem Datum, zu dem jeder einzelne alte Vertrag gekündigt werden kann. Verträge mit jährlicher Laufzeit lassen sich zu Beginn erkennen, nicht erst dann, wenn man sie kündigen möchte.
Was verschwindet, ohne Daten zu sein
Die vor drei Jahren versendeten Freigabelinks verweisen auf veraltete Adressen. Die Dokumentvorlagen, die eine Datei vom Server abriefen, lassen sich nicht mehr öffnen. Die Tabellenkalkulationen, die ihre Zahlen vom Server abriefen, werden nicht mehr aktualisiert. Es ist nichts verloren gegangen, und doch funktioniert etwas nicht mehr.
So wird vorgegangen: Wir suchen diese Links vor der Änderung, informieren die betroffenen Personen namentlich und halten den alten Speicherort für einen mit Ihnen vereinbarten Zeitraum im Lesemodus zugänglich.
Es werden keine Daten migriert. Der Arbeitstag aller Mitarbeiter wird verlegt.
Die Daten kommen immer noch an. Was fehlt, ist das, was drumherum war: die Verknüpfung auf dem Desktop, der vor drei Jahren verschickte Link, die Adresse, an die der Kopierer seine gescannten Dokumente schickte, der Ordner, den die Buchhaltung jeden Morgen ganz automatisch öffnete.
Es sind die Menschen, die die Reihenfolge der Schritte festlegen, nicht die Technologie
Technisch gesehen kann man mit jedem Schritt beginnen. Die Reihenfolge ergibt sich daraus, dass dieselbe Person nicht zweimal in einem Verzeichnis vorkommen darf und dass ein Computer nicht gleichzeitig von zwei Verzeichnissen abhängig sein kann.
Was vor Ort verbleibt, wird zu Beginn entschieden
Die Entscheidung darüber, was hochgeladen wird, fällt nicht während der „ migration “: Zu diesem Zeitpunkt hat jede Abteilung gute Gründe, alles zu behalten. Sie erfolgt zu Beginn anhand der Datenmengen und der Daten der letzten Nutzung gemeinsam mit Ihren Verantwortlichen.
Die Personen, die die Fragen beantworten, werden zuvor geschult
In jeder Abteilung muss es jemanden geben, der die Frage des Morgens beantworten kann. Diese Personen werden im Rahmen der „ migration “ geschult, nicht erst am Tag der Umstellung – dadurch halbiert sich die Anzahl der Supportanrufe in der ersten Woche.
Ihre Ausgangssituation
Die Reihenfolge der fünf Migrationen ist für alle gleich. Der Inhalt der einzelnen Schritte hängt davon ab, was Sie derzeit haben, und jeder Ausgangspunkt wird für sich betrachtet:
Microsoft Entra ID
Die Liste Ihrer Mitarbeiter befindet sich noch immer auf einem Server in Ihren Räumlichkeiten: Wie gelangt sie Microsoft 365und wie sich dann jeder einloggen wird.
Seite lesen E-MailExchange, auf Ihren Servern und online
Ihr E-Mail-System läuft noch auf einem Server Exchange in Ihren Räumlichkeiten: die Versionen, die Enddaten für Patches und den Zeitraum, in dem beide Systeme parallel laufen.
Seite lesen Zwei UmgebungenMigration von Pfosten zu Pfosten
Eine Fusion, eine Übernahme, eine Ausgliederung: Zwei Umgebungen Microsoft 365 — zwei Instanzen — müssen zu einer einzigen verschmelzen, ohne dass die Arbeit in der Zwischenzeit unterbrochen wird.
Seite lesen Gemeinsam genutzte DokumenteMicrosoft SharePoint
Die Ordner auf dem Dateiserver und die internen Websites: Wo sie gespeichert werden, wie die Zugriffsrechte übertragen werden und was nicht eingebunden wird.
Seite lesen Persönliche UnterlagenOneDrive for Business
Der Desktop, die Dokumente und die Downloads jedes Computers: Was automatisch gesichert wird, was an einen anderen Ort verschoben wird und was dort nichts zu suchen hat.
Seite lesen ComputerMicrosoft Intune
Die Computer mit den jeweiligen neuen Konten verknüpfen, die Software installieren und die Sicherheitseinstellungen vornehmen: der vierte Schritt, der auf zwei verschiedene Arten durchgeführt werden kann.
Seite lesen TelefonieMicrosoft Teams -Phone
Ihre Anrufe werden weiterhin über eine Telefonzentrale in einem Technikraum geleitet: Wie gelangen sie zu Microsoft Teams, was muss für Notrufe beibehalten werden und was geschieht mit der vorhandenen Ausrüstung?
Seite lesen KellnerMigration zu Microsoft Azure
Die Server, die niemals zu einem Online-Dienst werden: Was in Wellen aus dem Serverraum verschwindet und was dort bleibt, wo es ist.
Seite lesenDer erste Termin ist mit den Ingenieuren
Eine Stunde, um Ihre aktuelle Situation zu analysieren: Was Sie haben, was bereits online ist, wofür Microsoft bald keine Updates mehr bereitstellen wird und welchen Termin Sie sich gesetzt haben. Am Ende erhalten Sie die Reihenfolge der fünf Migrationsschritte, die in Ihrem Fall erforderlich sind, sowie eine Liste der Elemente, die neu erstellt statt lediglich verschoben werden müssen.
Was wir anbieten, ist ein Treffen mit den Ingenieuren, die die Arbeit übernehmen werden. Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis — +41 21 806 37 15