Künstliche Intelligenz / Anwendungsfälle / Assistent für Ihre Dokumente
Finden Sie die richtige Antwort in Ihren Dokumenten – inklusive Quellenangabe
Ein Assistent für Ihre Dokumente in SharePoint und Teams : das aktuelle Verfahren, der unterzeichnete Vertrag, das wichtige Protokoll.Das Unternehmen weiß eine Menge, und all das ist schriftlich festgehalten – in zehn Versionen, an drei Orten und im Kopf desjenigen, der in den Ruhestand geht. Der Assistent für Ihre Dokumente findet die richtige Antwort in den Unterlagen, über die Ihre Teams bereits verfügen, zitiert sie und wahrt dabei die Rechte aller Beteiligten. Er arbeitet Microsoft 365mit dem, was Ihre Lizenzen oft bereits enthalten, unter einer Bedingung: dass die Klärung der Rechte zuvor erfolgt ist.
Drei Situationen, die in den meisten Unternehmen vorkommen
Das Wissen des Unternehmens ist vorhanden. Was fehlt, ist der Weg dorthin – und dieser wird mit jedem Abgang ein Stückchen enger.
Das Verfahren gibt es in drei Fassungen, und niemand weiß, welche davon maßgeblich ist
Die auf der Team-Website, die im März per E-Mail verschickte, die, die der Verantwortliche auf seinem Schreibtisch aufbewahrt. Jede davon ist für jemanden „die richtige“. Ein neuer Mitarbeiter, der danach sucht, findet die falsche – oder alle drei – und fragt den Nachbarn.
Es mangelt nicht an Unterlagen: Es mangelt an einer Antwort.
Es tauchen immer wieder dieselben Fragen auf, und es sind immer dieselben, die darauf antworten
Wie füllt man den Urlaubsantrag aus, wo finde ich die Angebotsvorlage, wie lautet die Lieferfrist für diesen Kunden: Fragen, auf die es eine schriftliche Antwort gibt und die jede Woche telefonisch oder per E- Teams an die wenigen Personen gerichtet werden, die die Antwort kennen.
Diejenigen, die Bescheid wissen, verbringen ihre Zeit damit, das Geschriebene zu wiederholen.
Wer es weiß, geht
Zwanzig Jahre Erfahrung mit einem Kunden, einer Maschine oder einem Fall gehen mit einer Person verloren. Was sie aufgeschrieben hat, bleibt zwar erhalten – aber niemand weiß mehr, wo es zu finden ist und was davon noch zutrifft. Drei Monate später muss man das, was sie bereits geklärt hatte, noch einmal machen.
Das Gedächtnis eines Unternehmens liegt in seinen Unterlagen, nicht in einem Organigramm.
Was der Assistent mit Ihren Dokumenten macht – in einfacher Sprache erklärt
Es ersetzt nicht die Suche nach SharePoint : Es zeigt das Suchergebnis zusammen mit der Quelle in dem Fenster an, das Ihre Teams bereits geöffnet haben.
Eine Antwort, keine Liste mit zwanzig Dateien
Auf die Frage „Wie lang ist die Lieferfrist für diesen Kunden?“ antwortet er mit der Lieferfrist, dem Vertrag, aus dem sie stammt, und dem betreffenden Artikel. Die Ergebnisliste steht weiterhin für alle Interessierten zur Verfügung.
Immer die Quelle und die Fassung
Das Dokument, die Stelle, das Änderungsdatum. Wenn sich zwei Versionen widersprechen, weist er darauf hin und zitiert beide, anstatt sich stillschweigend für eine zu entscheiden.
Die Menschenrechte – und nichts anderes
Er findet nur das, was die Person selbst darin finden würde SharePoint. Die Rechte ändern sich nicht; sie werden sichtbar. Deshalb liest man sie vorher noch einmal durch.
In „ Teams “, in SharePoint, in Outlook
Copilot antwortet in den Anwendungen von Microsoft 365. Ein „ Copilot Studio “-Agent antwortet in einem „ Teams “-Kanal, im Intranet oder auf einer bestimmten Team-Website.
Ein Bereich pro Assistent
Der Personalassistent liest das HR-Intranet; der Assistent der technischen Abteilung liest die technische Dokumentation. Zwei Bereiche, zwei Verantwortliche, zwei richtige Antworten statt einer vermischten Antwort.
Der Assistent sagt Bescheid, wenn die Antwort fehlt
Kein Dokument, eine Frage, die außerhalb des Aufgabenbereichs liegt: Er sagt es und nennt die zuständige Person oder das Formular. Ein Mitarbeiter, der bei Ihren Dokumenten ein Verfahren erfindet, ist ein Risiko, kein Service.
Ein konkretes Beispiel, Schritt für Schritt
Ein neuer Mitarbeiter fragt unter „ Teams “: „Wie lassen sich Reisekosten erstatten, und innerhalb welcher Frist?“ Bei dem Korpus handelt es sich um das Intranet der Personalabteilung, in SharePoint.
Was menschlich bleibt
Der Assistent gibt Antworten; er entscheidet nicht darüber, was wahr ist. Vier Entscheidungen liegen bei benannten Personen, und sie werden vor der Inbetriebnahme festgehalten.
Entscheidungen, die nicht delegiert werden können
Ein Assistent für Ihre Dokumente macht den Status Ihrer Dokumente sichtbar. Was er dabei aufzeigt – Duplikate, widersprüchliche Versionen, zu weitreichende Freigaben – lässt sich nur von Menschen korrigieren, nicht durch eine Einstellung.
- Welche Version ist maßgeblich? Ein Eigentümer pro Korpus trifft die Entscheidung, archiviert die alte Version und reagiert, wenn der Assistent die falsche zitiert hat.
- Was der Assistent lesen darf. Der Umfang – welche Websites, welche Bibliotheken – wird von den Datenverantwortlichen festgelegt.
- Was nach außen geht. Ein Entwurf einer Antwort an den Kunden wird von einer Person Korrektur gelesen und versendet.
- Was fehlt. Die unbeantworteten Fragen zeigen, was das Intranet enthalten sollte. Jemand schreibt es auf.
Die verwendeten Daten und ihre Anforderungen
Keine neue Datenbank, keine Kopie: Der Assistent liest die Daten aus, die Sie bereits haben. Das ist seine Stärke, und genau das macht die Ordnung so unverzichtbar.
Die Quellen
- Die Websites unter SharePoint: Intranet, Team-Websites, Bibliotheken mit Anleitungen und Vorlagen.
- OneDrive : gemeinsam genutzte persönliche Dokumente, sofern diese im Umfang enthalten sind – was oft nicht der Fall sein sollte.
- Teams : die Dateien und – je nach Einstellung – die Unterhaltungen in den Kanälen.
- Exchange : die E-Mails der betreffenden Person für Copilot – niemals die anderer Personen.
- Entra ID : die Gruppen und die Rechte, die über alles andere entscheiden.
Was sie mitbringen müssen
- Rechte, die die Wahrheit widerspiegeln. Vor jeder Öffnung wird zunächst eine Aufstellung der Aufteilungen für jede einzelne Website erstellt. Das ist die Hälfte des Projekts.
- Eine verbindliche Version und die Archivierung der anderen – oder zumindest ein zuverlässiges Änderungsdatum.
- Pro Standort gibt es einen namentlich benannten Verantwortlichen, der eingreift, wenn eine Antwort falsch ist.
- Lesbare Dokumente: Ein schief eingescannter Scan, eine als Bild eingefügte Tabelle oder eine Anleitung in einer E-Mail sind nicht lesbar.
- Ein kleiner Anfang: ein Intranet, eine Abteilung, zwanzig Mitarbeiter.
Wo der Assistent funktioniert und welche Variante wir zuerst untersuchen würden
In diesem Fall lautet die Antwort fast immer: dort, wo sich die Dokumente bereits befinden. Die anderen Architekturen sind für andere Fälle gedacht.
Bei Microsoft
EmpfohlenDie Dokumente befinden sich unter SharePoint und Teams, die Rechte unter Entra ID. Copilot oder ein Agent Copilot Studio liest sie vor Ort aus. Keine Hardware, ein erster Anwendungsbereich in wenigen Wochen.
In Ihren Räumlichkeiten
Für einen anderen FallWenn der Online-Dienst durch einen Text ausgeschlossen ist, handelt es sich nicht mehr um einen Assistenten für Ihre Dokumente, sondern um einen privaten RAG mit eigener Seite.
Ein Teil bei Microsoft, ein Teil in Ihren Räumlichkeiten
MöglichWenn ein Teil des Datenbestands in Ihren Räumlichkeiten verbleiben soll und der andere Teil nicht. In diesem Fall passt der privat gehostete Unternehmensassistent am besten zum Projekt.
Neben der Maschine
Zu vermeidenFür eine Literaturrecherche braucht man weder Millisekunden noch einen Workshop.
Warum online – und wenn wir etwas anderes sagen
Für diesen Anwendungsfall sind drei Kriterien ausschlaggebend. Das dritte Kriterium führt dazu, dass auf einen anderen Fall umgeschaltet wird.
| Kriterium | Was den Ausschlag gibt | Wohin? |
|---|---|---|
| Wo sind die Unterlagen? | In SharePoint, OneDrive und Teams. Sie an einen anderen Ort zu verschieben, um sie dort lesen zu lassen, bedeutet eine Kopie, eine Synchronisierung und ein Risiko – für ein Ergebnis, das Microsoft 365 vor Ort bereits verfügbar ist. | Online |
| Was die Lizenzen beinhalten | Copilot für Microsoft 365 ist bereits ein Assistent für Ihre Dokumente, sofern die Lizenz vorhanden ist. Ein „ Copilot Studio “-Agent wird nach Nutzung abgerechnet und deckt einen bestimmten Bereich ab. Bei beiden entfällt jegliche Hardware. | Online, beginnend mit dem, was bereits bezahlt ist |
| Die Sensibilität eines Teils des Korpus | Wenn ein Vertrag, eine Klausel oder ein Text das Lesen eines Teils der Dokumente durch den Online-Dienst untersagt, ändert sich der Anwendungsfall für diesen Teil: privat gehosteter Unternehmensassistent für eine Teilmenge, privater RAG für einen gesamten Korpus. | Ein weiterer Fall mit seiner Seite |
Microsoft verpflichtet sich, die Daten für mehrere Dienste in der Schweiz zu speichern Microsoft 365, sofern die Standardregion des Mandanten die Schweiz ist – was sich bestätigt. Die Verarbeitung durch die Modelle folgt eigenen Regeln; wir prüfen diese gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor wir den Dienst freischalten.
Womit der Assistent verbunden ist
Hier ist fast schon alles angeschlossen: Das ist der Vorteil eines Anwendungsfalls, der in „ Microsoft 365 “ läuft. Was noch angeschlossen werden muss, sind die Fachsysteme.
Die Infrastruktur: in diesem Fall keine
Dies ist der kürzeste Abschnitt der Seite, und das ist eine gute Nachricht. Ein Assistent für Ihre Dokumente in „ Microsoft 365 “ benötigt weder einen Server noch einen Grafikprozessor.
An dem Tag, an dem ein Teil der Dokumente nicht mehr online gelesen werden kann
Der Fall erhält einen anderen Namen. Bei einer Teilmenge – sei es die Benutzeroberfläche bei Microsoft oder ein vertrauliches Korpus in Ihren Räumlichkeiten – handelt es sich um den privat gehosteten Unternehmensassistenten. Bei einem gesamten Korpus, das vom Online-Dienst ausgeschlossen ist, handelt es sich um den privaten RAG. In beiden Fällen dimensionieren wir auch die erforderliche Recheninfrastruktur; hier gibt es keine.
Wie wir das Projekt umsetzen
Fünf Schritte. Der erste lohnt sich auch dann, wenn Sie auf den Assistenten verzichten: Er reduziert den tatsächlichen Zeitaufwand, erleichtert die Suche und bereitet die Ankunft der Mitarbeiter vor.
Die Regelung der Zugangsrechte
Die Aufstellung der Freigaben, Seite für Seite: Wer sieht was, seit wann und was sollte nicht sichtbar sein? Die vorgenommenen oder nicht empfohlenen Korrekturen und die schriftliche Freigabe: Man kann die Seite öffnen.
Der Untersuchungsrahmen und die tatsächlichen Fragestellungen
Ein erster Datensatz, sein Eigentümer und die zwanzig Fragen, die die Menschen heute tatsächlich stellen – erhoben bei denjenigen, die sie beantworten.
Der Prototyp in Ihren Unterlagen
Ein „Copilot“ vor Ort oder ein Mitarbeiter von Copilot Studio für etwa zwanzig Personen, zwei bis drei Wochen. Dabei wird geprüft, inwieweit die identifizierten Fragen zutreffend sind und wie die Menschen damit umgehen.
Die schrittweise Öffnung und die Ausbildung nach Berufsfeldern
Ein Dienst, dann ein zweiter. Die Schulung befasst sich mit fachlichen Fragen, nicht mit dem Tool. Die Lizenzen werden an diejenigen neu vergeben, die sie tatsächlich nutzen.
Der Erhalt
Die gemeldeten Antworten wurden erneut geprüft, Duplikate entfernt, die Rechte überprüft und unbeantwortete Fragen in Dokumente umgewandelt. Jedes Quartal.
Annahme zur Dauer: sechs bis zehn Wochen von der Klärung der Berechtigungen bis zur Inbetriebnahme für einen ersten Bereich und etwa hundert Personen. Das ist eine Größenordnung: Die Messung ist Teil der Arbeit. Und ein Test, den Sie ohne uns durchführen können: Suchen Sie nach einem Ihrer Verfahren, so wie es ein neuer Mitarbeiter tun würde. Wenn Sie zwei verschiedene Versionen finden – oder gar keine –, haben Sie gerade gemessen, was Ihr erster Assistent geantwortet hätte.
Geltungsbereich und Grenzen
Was ein Assistent bei Ihren Dokumenten nicht leistet – und was wir nicht versprechen.
Der Assistent gibt eine falsche Antwort, wenn sich die Dokumente widersprechen
Zwei Varianten eines Verfahrens, zwei mögliche Antworten. Der Assistent ist so eingestellt, dass er beide nennt und darauf hinweist, weiß aber nicht, welche davon richtig ist. Das weiß nur der Eigentümer des Korpus, und nur die Archivierung der alten Regel löst das Problem endgültig.
Der Assistent macht zu weit gefasste Rechte sichtbar
Er verursacht kein Leck, sondern deckt eine Nachlässigkeit auf. Ohne eine Bestandsaufnahme der Rechte vor der Eröffnung machen wir nicht weiter – und diese Bestandsaufnahme wird erneut durchgeführt, da sich die Aufteilungen ändern.
Der Assistent liest nichts vor, was nicht lesbar ist
Ein schief eingescannter Scan, ein als Bild eingefügtes Gemälde, ein Vorgang, der in einem E-Mail-Anhang versteckt ist: Der Assistent sieht diese Dinge nicht oder kann sie nicht richtig lesen. Ein Dokument lesbar zu machen, gehört zum Ordnen dazu.
Die Kosten fallen bei der Nutzung an
Eine Copilot-Lizenz pro Person oder nach Verbrauch abgerechnete Agenten-Nachrichten. Die tatsächlichen Kosten werden erst im dritten Monat sichtbar. Wir berechnen diese im Voraus und empfehlen, zunächst nur wenige Lizenzen zu erwerben: Die Lizenzen derjenigen, die sie nicht nutzen, werden neu zugewiesen.
Was wir nicht tun werden
Eine Demo als Verkaufsargument. Die dort gezeigten Dokumente sind ordentlich, sorgfältig ausgewählt und auf dem neuesten Stand – und Ihr Intranet sieht ganz anders aus. Wir analysieren Ihre Dokumente anhand Ihrer Fragen.
Ähnliche Fälle und die dazugehörigen Seiten
Wann ein anderer Anwendungsfall der richtige ist – und welche Technologien dahinterstecken.
Unternehmensassistent in Privatunterkunft
Wenn ein Teil des Korpus in Ihren Räumlichkeiten verbleiben soll: Teams bei Microsoft, die sensiblen Dokumente und die Vorlage in Ihren Räumlichkeiten.
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Rechte, eingeschränkte Suche, Speicherung der Daten in der Schweiz: Was vor SharePoint im Assistenten.
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Die eingeschränkte Suche nach einzelnen Websites: Was sie wegfallen lässt, was sie unverändert lässt und wo ihre tatsächlichen Grenzen liegen.
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Beginnen wir mit der Karte der Zugänge
Teilen Sie uns bitte mit, wo sich Ihre Dokumente befinden, wer derzeit die häufig gestellten Fragen beantwortet und ob Copilot-Lizenzen bereits vorliegen oder in Kürze verfügbar sein werden. Wir melden uns dann mit Informationen darüber zurück, welcher Bereich als Erstes freigegeben werden soll, was zuvor geschlossen werden muss und was sich mit einem dreiwöchigen Prototyp messen ließe.
Was wir anbieten, ist ein Treffen mit den Ingenieuren, die die Arbeit ausführen werden. Die Erfassung der Rechte und die Projektplanung sind Teil des Projekts. Das vorhergehende Gespräch kostet hingegen nichts.
Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis
Microsoft Solutions Partner. SharePoint, Copilot und die Mitarbeiter – mit demselben Team, das Ihren Tenant betreut.
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