Infrastruktur / Migration / Von einem Host zum anderen
Zwei Behälter werden nicht miteinander verbunden. Man gießt den Inhalt des einen in den anderen.
Und während dieser ganzen Zeit müssen die beiden Unternehmen weiterhin zusammenarbeiten.Eine Fusion, eine Übernahme, die Ausgliederung eines Geschäftsbereichs, ein Konzern, der seine Tochtergesellschaften wieder unter einem Dach vereint: In allen vier Fällen müssen zwei Umgebungen Microsoft 365 müssen zu einer Einheit verschmelzen. Der technische Teil lässt sich planen. Entscheidend für den Erfolg ist jedoch die Zeit dazwischen – die Zeit, in der Ihre Mitarbeiter noch auf beiden Seiten stehen und sich dennoch sehen, schreiben und treffen müssen.
Drei Fragen entscheiden über den Zeitplan
Diese Fragen stellen sich, noch bevor man sich auch nur ein einziges Tool ansieht. Keine davon ist technischer Natur: Sie beziehen sich darauf, was Ihre Organisation verkraften kann, und darauf, welchen Zeitrahmen der Vorgang Ihnen vorgibt.
Wie lange müssen die beiden Seiten miteinander reden?
Ein paar Tage, wenn das übernommene Unternehmen klein ist und alles am selben Wochenende übergeht. Mehrere Monate, wenn die beiden Teams bereits ab der Unterzeichnung zusammenarbeiten. Diese Zeitspanne entscheidet über alles Weitere: Je länger sie ist, desto mehr muss die Zusammenarbeit wirklich aufgebaut werden.
Man ermittelt die Dauer, bevor man sich für die Methode entscheidet.
Was weg muss und was bleiben soll
Bei einer Fusion geht fast alles verloren. Bei einer Ausgliederung muss man hingegen einen Geschäftsbereich herauslösen, ohne den Rest mitzunehmen – und anschließend nachweisen, dass der Rest nicht mehr zugänglich ist. Das sind zwei unterschiedliche Vorhaben, und das zweite ist das schwierigere von beiden.
Sich zu trennen dauert länger als sich wieder zu vereinen.
Wenn der Inhaber der Domain wechselt
Das ist der einzige Termin, den man nicht beliebig verschieben kann, und die einzige Einschränkung des Projekts, die sich nicht umgehen lässt. Er legt das Übergangswochenende fest, und der gesamte Plan wird von dort aus rückwärts ausgearbeitet.
Das Datum gibt den Ton an, nicht umgekehrt.
Ein Domainname kann jeweils nur an einer einzigen Stelle existieren.
Das ist eine Vorgabe von Microsoft, keine methodische Entscheidung. Solange „societe.ch“ im Ursprung-Tenant verifiziert ist, kann es nicht im Ziel-Tenant verifiziert werden. Das Entfernen auf der einen Seite und das Hinzufügen auf der anderen Seite dauert zwar nur kurz, ist aber mit einem echten Zeitaufwand verbunden, und während dieser Zeit funktioniert der E-Mail-Verkehr dieser Domain nirgendwo.
Praktische Konsequenz: Die Umstellung des E-Mail-Systems erfolgt im Handumdrehen, es handelt sich nicht um einen schrittweisen Übergang. Sie findet an einem Samstag statt, wird über Wochen hinweg vorbereitet und zuvor in einem Testlauf durchgespielt. Alles, was vorher migriert werden kann, wird migriert; was nicht migriert werden kann, muss bis zu diesem Zeitpunkt warten.
Was zwischen beiden Seiten funktioniert, bevor es zum Umschwung kommt
Das ist der Teil, den die Pläne von „ migration “ außer Acht lassen, und genau diesen Teil erleben Ihre Nutzer wochenlang jeden Tag. Ein Teil lässt sich aufbauen, ein Teil nicht – das sollte man besser wissen, bevor man Versprechungen macht.
| Was Ihre Mitarbeiter tun möchten | Ist das vor der Umstellung möglich? | Was man tun muss, um es zu erreichen |
|---|---|---|
| Sich von einer Seite zur anderen schreiben | Ja, schon vom ersten Tag an. | Nichts Besonderes: Beide Bereiche existieren, die Post wird wie bei jedem externen Korrespondenten zugestellt. |
| Verfügbarkeit im Kalender anzeigen | Ja, und genau das verändert den Alltag am meisten. | Eine Beziehung zwischen den beiden Organisationen, die von beiden Seiten festgelegt wurde. Es handelt sich um eine Anpassung, nicht um eine Weiterentwicklung. |
| Sich austauschen und treffen in Teams | Ja, Gespräche und Besprechungen. | Die Berechtigung zum Datenaustausch mit der anderen Organisation muss in beiden Tenants aktiviert sein. Dies sollte frühzeitig beantragt werden, da diese Funktion standardmäßig oft gesperrt ist. |
| Einen Kollegen im Verzeichnis finden | Zum Teil. Die Personen werden zwar angezeigt, aber es handelt sich nicht um dasselbe Verzeichnis. | Eine Synchronisierung der Adressbücher auf beiden Seiten, sofern es die Zeit erlaubt. Andernfalls verzichten wir darauf. |
| An denselben Dateien arbeiten | Ja, auf persönliche Einladung. | Die Öffnung der externen Freigabe für die andere Domäne – und nicht darüber hinaus. |
| Den Gesprächsverlauf einsehen | Nein. Es bleibt dort, wo es geschrieben wurde. | Das lässt sich durch keine Einstellung beheben. Diese Einschränkung muss den Teams im Voraus mitgeteilt werden und darf nicht erst im Nachhinein festgestellt werden. |
Diese Mechanismen werden von Microsoft dokumentiert, und wir überprüfen sie vor jedem Vorschlag erneut: Die Einstellungen für die Zusammenarbeit zwischen Organisationen ändern sich am häufigsten in Microsoft 365.
Was migriert wird und was nicht
Die zweite Spalte ist entscheidend. Alles, was dort nicht aufgeführt ist, muss im Zielbericht von Hand nachgetragen werden, und diese Arbeit wird genauso berechnet wie die „ migration “ selbst.
| Was Ihre Leute haben | Was auf der anderen Seite passiert | Was noch zu tun ist |
|---|---|---|
| Briefkästenund Archive | Alles: Nachrichten, Ordner, Kalender, Kontakte, Online-Archiv. | Nichts, wenn die Vorbereitung abgeschlossen ist. Das ist der zuverlässigste Teil des Projekts. |
| OneDrive | Der gesamte Inhalt einschließlich der Verzeichnisstruktur. | Die früher versendeten Links zum Teilen funktionieren nicht: Sie verweisen auf die alte Adresse. |
| Standorte SharePoint | Dokumente, Bibliotheken, Listen und die wichtigsten Berechtigungen. | Die auf einer Website eingerichteten Anpassungen und Automatisierungen werden nacheinander überprüft. |
| Teams Teams | Die Struktur und die Dateien: Kanäle, Dokumente, Mitglieder. | Die Anordnung der Registerkarten und die in den Kanälen hinzugefügten Anwendungen werden zurückgesetzt. |
| Gespräche Teams | Sehr wenig. Das liegt nicht an den Tools, sondern an der Art der Daten. | Den Teams mitteilen, dass sie für die vereinbarte Zeit weiterhin Lesezugriff haben und dass dieser danach endet. |
| Konten und Passwörter | Nichts. Die Konten werden im Ziel-Tenant neu angelegt. | Jede Person erhält ein neues Passwort und richtet ihre Zwei-Faktor-Authentifizierung erneut ein. Das ist der arbeitsreichste Tag für Ihren Support. |
| Automatisierungen und BerichtePower Automate, Power BI | Nichts bewegt sich so, wie es ist. | Im Abschlussbericht nachtragen. Frühzeitig erfassen: Dies ist der Posten im Budget, der am häufigsten vergessen wird. |
| An die Mandantenumgebung angebundene Anwendungen von Drittanbietern | Nichts. Jede hat ihren eigenen Anschluss. | Jeder Verlag hat seine eigenen Abläufe. Die Anträge werden nacheinander bearbeitet, und bei manchen ist ein neuer Vertrag erforderlich. |
| Arbeitsplätze | Nichts geschieht automatisch: Ein an einen Tenant gebundener Rechner wechselt nicht von selbst den Tenant. | Neuvergabe der Stellen. Genau hier machen die Vorbereitung der neuen Maschinen und die Verwaltung des Maschinenparks den entscheidenden Unterschied aus. |
Was für Sie zählt, ist das Ergebnis auf der anderen Seite, nicht, womit wir es bewegt haben. Die beschriebenen Leistungsdaten entsprechen den Werten, die wir in der Produktion erzielen, nicht denen aus einem Produktdatenblatt.
Die Posten werden neu eingetragen: Das ist ein eigenständiges Projekt, das parallel dazu vorbereitet wird.
Ein Gerät, das dem ursprünglichen Besitzer zugeordnet war, muss dem neuen zugeordnet werden. Je nach Ihrer Geräteflotte reicht dies von einer automatischen Neuregistrierung bis hin zu einer vollständigen Neu migration . Dies fällt in den Aufgabenbereich der Arbeitsplatzverwaltung, die den Arbeitsaufwand am Tag der Umstellung weitaus stärker bestimmt als die Neu der Postfächer.
Wie läuft ein Auftrag ab?
Fünf Etappen, wobei die vierte die einzige ist, die an einem festen Termin stattfindet. Die ersten drei werden in aller Ruhe vorbereitet; deshalb ist die vierte so kurz.
Wir erstellen eine Bestandsaufnahme beider Seiten
Konten, Postfächer und deren Speicherplatz, Standorte, Teams, Automatisierungen, für jeden Mandanten angeschlossene Anwendungen sowie die Arbeitsplätze. Die Bestandsaufnahme der Automatisierungen und Anwendungen wird oft übersprungen – dabei ist sie genau der Punkt, an dem die Budgets aus dem Ruder laufen.
Am Ende hat man eine Liste davon, was migriert und was neu erstellt wird.
Wir richten die Koexistenz ein
Verfügbarkeit von Kalendern, Austausch über Teams, Dateifreigabe zwischen den beiden Domänen. Das lässt sich innerhalb weniger Tage einrichten und verändert den Arbeitsalltag beider Teams sofort – schon Monate vor der Umstellung.
Das ist auch der Grund, warum das Projekt intern Akzeptanz findet: Die Mitarbeiter sehen einen Vorteil, bevor sie Einschränkungen in Kauf nehmen müssen.
Die Migration erfolgt in Wellen, vorzeitig
Die Daten werden vor der Umstellung gruppenweise übertragen, bei Bedarf auch mehrmals: zunächst eine vollständige Kopie, anschließend Nachholübertragungen, bei denen nur die seitdem erfolgten Änderungen berücksichtigt werden. Ihre Benutzer arbeiten währenddessen wie gewohnt weiter.
Zunächst eine Pilotphase, die gemeinsam mit Ihnen festgelegt wird, und erst nach der Auswertung dieser Phase geht es weiter.
Wir stellen die Domain um
Der vereinbarte Samstag. Die Domain wird vom ursprünglichen Host entfernt, auf den neuen Host übertragen, die letzte Synchronisierung wird durchgeführt, und die E-Mails kommen am neuen Ort an. Dies ist der einzige unumkehrbare Schritt des Projekts, und er wurde zuvor in einer Testumgebung durchgeführt.
Wir sind während des gesamten Zeitraums da, auch am Montagmorgen.
Den alten Tenant wird ordnungsgemäß geschlossen
Was nicht migriert wurde, wird überprüft; was aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden muss, wird herausgenommen und an einem anderen Ort gelagert; Abonnements werden zum richtigen Zeitpunkt gekündigt. Ein Tenant, den man vergisst, wird weiterhin in Rechnung gestellt und bleibt eine offene Tür.
Dieser Schritt wird zu Beginn geplant, nicht am Ende.
Weitere Migrationsprojekte, die wir durchführen
Das Prinzip ist immer dasselbe – eine Bestandsaufnahme, eine Phase, in der beide Welten nebeneinander bestehen, Wellen, ein Umschwung. Was sich ändert, ist das, was dabei verloren geht, und das hängt ganz vom Ausgangspunkt ab.
Von Google Workspace an Microsoft 365
E-Mails, Kalender, Kontakte und das gesamte Drive, einschließlich der freigegebenen Ordner. Der heikle Punkt ist die Konvertierung von Dokumenten: Eine Google-Datei wird in eine Office-Datei umgewandelt, wobei nicht alle Formeln, Skripte und Verknüpfungen zwischen den Dokumenten erhalten bleiben.
migration ist der Ort, an dem die Sammlung selbst erstellter Dokumente am umfangreichsten ist.
Von Microsoft 365 bis Google Workspace
Der Rückweg – den machen wir auch. Briefkästen, Terminkalender, OneDrive und Bibliotheken SharePoint auf Drive.
Da wir beides beherrschen, können wir Sie hinsichtlich Ihrer Herausforderungen beraten – und nicht nur in Bezug auf das, was wir verkaufen können. Ein Dienstleister, der nur eine Richtung kennt, wird immer meinen, dass dies Ihre Richtung sei.
Von einem alten E-Mail-Dienst zu Microsoft 365
Ein bei einem Anbieter gehosteter E-Mail-Dienst, ein E-Mail-Server, der nicht von Microsoft stammt, eine alte interne Plattform. Ausschlaggebend für den Schwierigkeitsgrad sind das Format der Archive und die Art und Weise , wie die freigegebenen Ordner genutzt wurden.
Der Kalender und die Kontakte erfordern fast immer mehr Arbeit als die E-Mails.
Netzwerkfreigaben für SharePoint
Das Netzlaufwerk, das jeder „S:“ nennt. Die technische „ migration “ ist der einfache Teil: Die eigentliche Arbeit besteht darin, zu entscheiden, was eingebunden werden soll, und die Ordnerberechtigungen in Website-Berechtigungen zu übertragen.
Wenn man zwanzig Jahre des Austauschs einfach so wiedergibt, verschiebt man damit nur das Chaos.
Von einem externen Speicherort zu OneDrive und SharePoint
Ein Online-Dateifreigabedienst zusätzlich zu dem, der bereits in Ihren Abonnements enthalten ist. Der Vorteil ist sowohl vertraglicher als auch technischer Natur: ein Dienst weniger, für den Sie bezahlen müssen, und ein einziger Ort, an dem Sie Ihre Regeln anwenden können.
Bei den nach außen versendeten Links zum Teilen ist besondere Vorsicht geboten.
Von SharePoint auf Ihren Servern zu SharePoint online
Websites, Bibliotheken, Listen und Validierungs-Feeds. Die im Laufe der Jahre auf der alten Plattform entwickelten Funktionen können nicht mehr weitergeführt werden: Entweder werden sie mit den aktuellen Tools neu geschrieben oder sie werden aufgegeben.
Das ist die Gelegenheit, zu entscheiden, was wirklich nützlich war.
migration s beurteilt man am Montagmorgen, nicht am Samstagabend.
Am Samstag schauen wir nach, ob die Daten eingegangen sind. Am Montag entdecken wir dann, was niemand erfasst hatte: den automatisierten Rechnungsversand, die Buchhaltungsanwendung, die mit dem alten Server verbunden war, und die Person, die sich nicht mehr einloggen kann, weil ihre Zwei-Faktor-Authentifizierung an ein altes Handy gebunden war.
Der Bestand bestimmt das Budget
Postfächer und Dateien werden nach ihrem Umfang berechnet, und das überrascht niemanden. Was jedoch überrascht, ist die Anzahl der Automatisierungen und Anwendungen, die mit dem Tenant verbunden sind – diese ist stets höher, als die IT-Abteilung angenommen hatte.
Durch die Koexistenz wird vermieden, dass die Teams unter Druck gesetzt werden
Wenn sich die beiden Teams bereits im ersten Monat im Kalender begegnen, wird die Umstellung zu einer rein administrativen Angelegenheit. Wenn sie sich nicht begegnen, rächt sich jede Woche Verzögerung in Form von versäumten Besprechungen und Umgehungslösungen, die später niemand wieder rückgängig machen wird.
Der Umschaltvorgang wird in einer Testumgebung wiederholt
Der Inhaber der Domain wechselt nur einmal. Dieser Vorgang wird zunächst in einer Testumgebung mit demselben Ablauf und denselben Beteiligten simuliert, bevor er tatsächlich durchgeführt wird.
Was Sie wissen sollten, bevor Sie sich festlegen
Vier Punkte, die wir selbst beim ersten Treffen ansprechen. Jeder muss sich darauf einstellen; keiner davon ist ein Grund, aufzugeben, aber keiner lässt sich im Laufe der Zeit ohne hohe Kosten klären.
Der Chatverlauf wird nicht übertragen
Das ist die am meisten gefürchtete Einschränkung, weil sie jeden betrifft und man sie erst am Montag bemerkt. Die im alten Tenant verfassten Nachrichten bleiben dort erhalten.
So wird vorgegangen: Wir behalten den Lesezugriff auf die alte Umgebung für einen mit Ihnen vereinbarten Zeitraum bei und informieren die Teams im Voraus – nicht erst im Nachhinein. Was aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden muss, wird herausgenommen und separat gelagert.
Jeder muss seine Zwei-Faktor-Authentifizierung neu einrichten
Die Konten sind im neuen Tenant neu angelegt: Das Passwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung werden nicht übernommen. Bei einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitern bedeutet das 200 Arbeitsschritte am selben Morgen.
So wird es gemacht: Man erstellt eine einseitige Anleitung, verschickt sie im Voraus und verstärkt die Betreuung an den ersten beiden Tagen. Das ist von Anfang an im Budget vorgesehen und wird nicht nachträglich hinzugefügt.
Eine Veräußerung dauert länger als eine Fusion
Bei der Ausgliederung eines Geschäftsbereichs muss Fall für Fall entschieden werden, was wegfällt und was bleibt – und dies muss anschließend nachgewiesen werden. Diese Einordnung obliegt Ihrem Unternehmen, nicht einem Dienstleister.
So läuft es ab: Wir stellen das Inventar und die Werkzeuge bereit, um schnell eine Entscheidung zu treffen, und führen die Sortierung gemeinsam mit Ihren Fachverantwortlichen durch. Das kostet Sie Zeit, und das sollten Sie besser gleich zu Beginn wissen.
Die an den Tenant angeschlossenen Anwendungen werden nacheinander verarbeitet
Jede Software, die in Ihre Systemumgebung eingebunden ist – Buchhaltung, Personalwesen, elektronische Signatur, Datensicherung – hat ihre eigenen Verfahren, und manche Anbieter berechnen für die Umstellung zusätzliche Kosten.
So wird es gemacht: Sie werden in Schritt 01 erfasst, und die Akten werden bei den Verlagen angelegt, während die Daten migriert werden. Keine dieser Fristen liegt auf dem kritischen Pfad, wenn der Prozess früh genug eingeleitet wird.
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Eine Stunde mit den Ingenieuren, die die Arbeit durchführen werden – in Ihren beiden Umgebungen, so wie sie derzeit sind: die Volumes, die angeschlossenen Anwendungen, der Termin, den der Vorgang vorschreibt. Am Ende wissen Sie, was migriert wird, was neu eingerichtet wird und welchen Samstag Sie anvisieren sollten.
Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis. +41 21 806 37 15 — [email protected]