Microsoft SharePoint

Nein, und das ist selten eine gute Idee. In fast allen Parks, die wir prüfen, gibt es Dokumentensammlungen, deren Übernahme mehr kostet, als sie einbringt: Archive, die niemand öffnet, Ordner, deren Pfadlänge die zulässige Länge überschreitet, Bibliotheken, die an eine Software gebunden sind, die in zwei Jahren ersetzt wird.

Diese Bestände werden entweder gar nicht ausgelagert oder landen eher in einem Langzeitarchiv als in einer aktiven Bibliothek. Entscheidend ist, dass die Grenze auf der Grundlage von Zahlen festgelegt und schriftlich festgehalten wird, anstatt davon abzuhängen, was sich zunächst am einfachsten migrieren ließ.

Ja. Die Schweiz ist eines der Länder, in denen sich Microsoft für eine lokale Region engagiert, und für SharePoint, OneDrive, Exchange, Teams und Copilot erfolgt die Verpflichtung bezüglich der ruhenden Daten über die Produktbedingungen – vorausgesetzt, die Standardregion des Mandanten ist tatsächlich die Schweiz. Dies lässt sich überprüfen, da ein vor zehn Jahren erstellter Mandant diese Einstellung nicht unbedingt aufweist.

Darüber hinaus gibt es eine kostenpflichtige Option für „Advanced Residency“, die die Verpflichtung auf ein bestimmtes lokales Rechenzentrum und weitere Dienste ausweitet und dem Mieter eine Priorität von migration gewährt. Wir empfehlen diese Option, wenn die Anfrage von einem Prüfer mit einem konkreten Termin eingeht; sie ist jedoch nicht standardmäßig aktiviert.

Nein. Wir installieren, migrieren und betreiben Serverfarmen SharePoint vor Ort, und das ist ein Geschäftsfeld, das wir nicht aufgegeben haben. Die Abonnementversion wird weiterhin gepflegt, erhält regelmäßig Updates, und man kann seit 2016 direkt darauf aufsetzen, ebenso wie seit 2019. Die Dokumente bei sich zu behalten, ist eine durchaus vertretbare Entscheidung – sei es aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder einfach, weil Sie die Kontrolle über den Zeitplan der Updates behalten möchten.

Es ist nicht vertretbar, bei einer Version zu bleiben, für die es keinen Patch mehr gibt. Das sind zwei verschiedene Dinge, die oft verwechselt werden: „zu Hause bleiben“ und „bei der Version von 2019 bleiben“ sind nicht dasselbe.

Technisch gesehen, ja: Es hört nicht auf zu funktionieren. Aber es gibt keine Fristverlängerung, die man kaufen könnte. Für Exchange, Windows Server und für SQL Servergibt es ein kostenpflichtiges Programm für erweiterte Sicherheitsupdates; für SharePoint Server gibt es kein solches Programm . Seit dem 14. Juli 2026 erhalten die Versionen 2016 und 2019 überhaupt keine Updates mehr.

Und das Risiko ist nicht nur theoretischer Natur. Im Juli 2025 wurde eine Sicherheitslücke, die die Ausführung von Code aus der Ferne auf SharePoint vor Ort aktiv gegen Server ausgenutzt, die mit dem Internet verbunden waren: Microsoft nannte zwei staatlich gestützte Gruppen und einen dritten Akteur , der Ransomware installierte. Eine Schwachstelle dieser Art würde heute weder in der Version von 2016 noch in der von 2019 mehr behoben werden. Wenn Sie sich entscheiden zu warten, sollten Sie zumindest die Farm vom Internet trennen.

Die kostengünstigste Lösung ist nicht immer die „ migration  “: Wenn Sie denselben Farm-Aufbau in der Abonnement-Version einrichten, können Sie die Daten ohne Umstellung wiederverwenden. Wir berechnen die Kosten für beide Varianten.

Es wird niemals etwas anzeigen, was die Person nicht bereits öffnen konnte. Das ist kein Werbungsversprechen, sondern die Funktionsweise: Die Antworten respektieren die bestehenden Rechte. Das Problem liegt woanders: In den meisten Häusern ist das, was die Leute „bereits öffnen konnten“, viel umfangreicher, als sich die Geschäftsleitung vorstellt, denn zehn Jahre lang in Eile geteilte Inhalte werden nie noch einmal durchgesehen.

Was die KI beseitigt, ist die Reibung, die bisher Schutz bot: Ein falsch geteiltes Dokument war in der Praxis unauffindbar. Eine auf Französisch gestellte Frage macht es auffindbar. Die Lösung besteht also nicht darin, die KI einzuschränken – die beiden dafür vorgesehenen Maßnahmen sind als vorübergehend dokumentiert, und eine davon wird nicht mehr aktiviert –, sondern darin, die Zugriffsrechte wieder zu übernehmen.

Der technische Teil ist schnell erledigt: ein paar Tage, um die Zugangskarte zu erstellen und die Risikostandorte zu identifizieren. Was Zeit kostet, ist die Entscheidung, und die liegt nicht in unserer Hand: An jedem Standort muss eine Person bereit sein, festzulegen, wer das Recht hat, was zu sehen, und dies zu unterschreiben.

Bei einem Unternehmen mit zwei- bis dreihundert Mitarbeitern sollten Sie mit vier bis acht Wochen rechnen für die Bereiche, die ein echtes Risiko darstellen – Gehaltsabrechnungen, Verträge, Personalakten, laufende Angelegenheiten – und anschließend mit einem festgelegten Überprüfungsrhythmus. Wir stellen die Wartezeit auf Freigaben nicht in Rechnung; wir organisieren diese, was nicht dasselbe ist.

Man verliert sie teilweise, und das ist beabsichtigt. Das Kopieren einer elfstufigen Verzeichnisstruktur führt zu allen Nachteilen des Netzwerk-Readers, hinzu kommen die Beschränkung der Pfadlänge sowie ein Berechtigungsmodell, von dem die Plattform selbst abrät: Die allgemeine Empfehlung lautet, fünftausend eindeutige Berechtigungen pro Bibliothek zu verwenden, während eine Aufteilung Ordner für Ordner weitaus mehr davon erzeugt.

Anstelle von Ordnern kommen nun Merkmalezum Einsatz: der Kunde, die Art des Dokuments, das Jahr, der Fall. Ein und dieselbe Bibliothek lässt sich somit je nach Bedarf nach Kunde oder nach Jahr durchsuchen, ohne dass auch nur eine einzige Datei verschoben werden muss. Der Übergang erfordert Unterstützung – dies ist der Teil des Projekts, den man unserer Meinung nach keinesfalls unterschätzen sollte.

Beides ist möglich, und Sie haben die Wahl. Wir können den Dienstleistungsvertragbeibehalten: Support der Stufen 2 und 3, regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte, Bestandsüberwachung und Patches. Wir können aber auch die Dokumentation und die Berechtigungsvorlage an Ihre Teams oder an Ihren üblichen Dienstleister übertragen.

Was wir nicht tun, ist, eine Umgebung aufzubauen, die niemand außer uns selbst aufrechterhalten kann. Wir wollen nicht bleiben; wir wollen, dass Ihre Administratoren das Ziel auch nach uns weiterführen können.