Infrastruktur / Telefonie / Migration der Telefonzentrale
Ihre Telefonanlage funktioniert noch. Die Frage ist nur, wie lange noch.
Und vor allem: Wie kann man loslegen, ohne dass auch nur ein einziger Anruf unterwegs verloren geht?Eine Telefonzentrale – die PBX aus Ihren alten Wartungsverträgen – fällt nicht plötzlich aus, wenn sie in die Jahre kommt. Sie lässt sich nicht mehr weiterentwickeln, ihre Karten sind nicht mehr austauschbar, der Netzbetreiber kündigt das Ende der analogen Anschlüsse an, und der Wartungsvertrag wird von Jahr zu Jahr teurer. Wir migrieren Ihre Nutzer gruppenweise, wobei der alte und der neue Dienst gleichzeitig laufen– Ihre Rufnummern bleiben während der gesamten Zeit erreichbar.
Was die Entscheidung auslöst
Kaum jemand tauscht eine Telefonzentrale aus, nur weil sie alt ist. Man tauscht sie aus, weil äußere Umstände keine andere Wahl lassen – und diese Umstände treten selten zu einem günstigen Zeitpunkt ein.
Der Netzbetreiber kündigt die Abschaltung Ihrer analogen Anschlüsse an
Die alten analogen und digitalen Anschlüsse werden seit mehreren Jahren vom Schweizer Markt genommen. In dem Schreiben des Betreibers wird ein Termin festgelegt, und dieser Termin ist nicht verhandelbar.
Die Verbindung erfolgt dann über Voice-over-IP, wofür eine Ausrüstung erforderlich ist, die diese Technologie mit Ihren vorhandenen Telefonen kompatibel macht.
Eine Karte fällt aus und kann nicht mehr ersetzt werden
Der Hersteller hat die Produktreihe eingestellt, Ersatzteile sind nur noch gebraucht erhältlich, und die Lieferzeit beträgt mehrere Wochen. Eine ganze Abteilung kann während dieser Zeit ohne Telefon auskommen müssen.
Ein gehosteter Telefondienst beseitigt diese Abhängigkeit von der Hardware: Es müssen keine Karten mehr ausgetauscht werden.
Telearbeit war nie vorgesehen
Die geschäftliche Nummer klingelt auf einem Telefon, das in einem leeren Büro steht. Mitarbeiter, die unterwegs sind, geben ihre private Nummer an, und das Unternehmen verliert den Überblick über seine eigenen Anrufe.
Die Nummer folgt dem Nutzer auf seinem Computer und seinem Mobiltelefon, ohne dass jeden Morgen eine manuelle Weiterleitung aktiviert werden muss.
Die Wartung kostet mehr, als der Service einbringt
Die jährlichen Vertragskosten steigen, der Vertrag deckt längst abgeschriebene Hardware ab, und jede Konfigurationsänderung wird als Einsatz in Rechnung gestellt, weil niemand im Unternehmen mehr weiß, wie man sie vornimmt.
Ein fairer Vergleich erstreckt sich über drei Jahre und berücksichtigt die Anschlüsse und Lizenzen auf beiden Seiten.
Ihre Teams nutzen bereits ein anderes Tool, um miteinander zu kommunizieren
Besprechungen, Nachrichten und die Bildschirmfreigabe wurden auf eine Plattform für die Zusammenarbeit verlagert. Die Telefonie blieb ganz für sich allein, mit ihrem eigenen Adressbuch und ihrer eigenen Logik.
Wenn man beides kombiniert, entfällt sowohl die Führung eines Verzeichnisses als auch das Erlernen eines neuen Tools.
Eine Fusion oder ein Umzug wirft diese Frage auf
Zwei miteinander verbundene Unternehmen verfügen über zwei Vermittlungsstellen, zwei Telefonisten und zwei Nummerierungspläne. Ein Umzug erfordert hingegen eine Neuverkabelung oder den Transport von Geräten, die niemand mehr auseinanderbauen kann.
Das ist der Moment, in dem sich das Nebeneinander beider Systeme am meisten auszahlt: So muss nicht alles auf einmal entschieden werden.
Die drei möglichen Antworten
Keine der drei ist absolut gesehen die beste: Sie setzen unterschiedliche Voraussetzungen für Ihr Unternehmen voraus. Wir sind in der Lage, alle drei umzusetzen, und genau das ermöglicht es uns, Sie hinsichtlich Ihrer Herausforderungen zu beraten – und nicht danach, was wir verkaufen könnten. Ein Dienstleister, der nur eine davon beherrscht, wird immer der Meinung sein, dass genau diese die richtige für Sie ist.
Microsoft Teams -Phone
Wenn Ihre Teams bereits in Teams
Die Telefonie wird zu einer Funktion des Tools, das Ihre Mitarbeiter morgens öffnen. Ein einziges Telefonbuch, ein einziges Adressbuch, ein einziger Ort für den Kommunikationsverlauf.
Angenommen, es gäbe Lizenzen Microsoft 365 und eine tatsächliche Akzeptanz von „ Teams “. Ohne diese Akzeptanz wird die Telefonie nicht das sein, was sie schaffen wird.
3CX
Wenn Sie eine umfassende und unabhängige Telefonzentrale wünschen
Ein vollwertiges Telefonsystem: Anrufannahme, Anrufwarteschleifen, Sammelklingeln, Aufzeichnung, Anwendungen für Computer und Mobiltelefone. Es wird in Ihren Räumlichkeiten oder in einem Hosting-Umfeld installiert.
Nehmen wir einmal an, Sie würden neben Ihrer Kollaborationsplattform ein zweites Tool einführen, um im Gegenzug eine genauere Kontrolle über die Anrufabläufe zu erhalten.
Ein Kommunikationsserver in Ihren Räumlichkeiten
Wenn Ihre Kommunikationsdaten intern bleiben sollen
Der Dienst bleibt auf Ihren Servern installiert, unter Ihrer Verantwortung und gemäß Ihren Aufbewahrungsvorschriften. Dies ist die richtige Lösung, wenn eine vertragliche oder gesetzliche Verpflichtung dies vorschreibt.
Man gehe davon aus, dass ein Team in der Lage ist, einen kritischen Dienst aufrechtzuerhalten, und dass ein langfristiger Aktualisierungsplan vorliegt.
Der Anschluss an den Netzbetreiber und die Einbindung Ihrer bestehenden Telefone erfolgen in allen drei Fällen auf dieselbe Weise, und zwar über eine Anschlussvorrichtung, die zwischen Ihrer Anlage und dem öffentlichen Netz installiert wird.
Was der neue Dienst übernehmen soll
Der neue Dienst ersetzt nicht nur Telefone. Er übernimmt bereits bestehende Verpflichtungen und Gewohnheiten, und wenn man diese außer Acht lässt, stellt man am Tag der Umstellung fest, dass das Projekt unvollständig ist.
Notrufe
Ein Anruf bei einer Notrufnummer muss an die richtige Leitstelle weitergeleitet werden und eine genaue Adresse übermitteln. Dies ist eine Verpflichtung, die Standort für Standort vor der Umstellung überprüft wird – nicht danach.
Ihre Rufnummern und Ihr Nummerierungsplan
Durchwahlnummern, interne Kurznummern und Servicenummern bleiben erhalten. Der Nummernplan wird unverändert übernommen oder auf Ihren Wunsch hin vereinfacht.
Die Anrufannahme und die Warteschlangen
Das Startmenü, die Öffnungszeiten, die Warteschleifenansagen, der Sammelruf für eine Abteilung und die Regeln für die Weiterleitung von Anrufen werden zunächst originalgetreu wiederhergestellt und anschließend optimiert.
Die gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnung von Gesprächen
Wenn es die Art der Tätigkeit erfordert, sind die Aufzeichnung und deren Aufbewahrungsdauer von Anfang an Teil des Projekts: Dies bestimmt die Lösung ebenso wie den Nutzungskomfort.
Geräte, die keine Telefone sind
Türsprechanlage, Aufzug, Alarmanlage, Faxgerät, Werkstatttelefon: Sie nutzen die Telefonie, ohne dass es auffällt, und für jedes Gerät gibt es eine eigene Ausfallsicherung.
Die Anbindung an Ihre Kundenbeziehungssoftware
Die Anzeige der Kundendaten bereits beim Klingeln sowie die Erfassung des Anrufs im Anrufverlauf sollten bereits während der „ migration “ berücksichtigt werden – und nicht erst sechs Monate später als separates Projekt.
Wie wir die migration
Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge. Der dritte Schritt ist derjenige, der alles andere erst möglich macht: Solange beide Systeme zusammenarbeiten, ist keine Entscheidung unumkehrbar.
Das erfassen, was wirklich existiert
Die aktiven Nummern, die Anschlüsse des Betreibers, die an die Vermittlungsstelle angeschlossenen Geräte, die im Laufe der Jahre konfigurierten Weiterleitungen und die Nutzungsmuster, die niemand dokumentiert hat. Diese Bestandsaufnahme ist die einzige Möglichkeit, um festzustellen, was bei der Umstellung übernommen werden muss.
Die Antwort festlegen und aufschreiben
Wir stellen Ihnen die drei auf Ihre Situation zugeschnittenen Lösungen vor, einschließlich der jeweiligen Voraussetzungen und der Kosten über einen Zeitraum von drei Jahren. Der festgelegte Umfang wird vor Beginn der Arbeiten schriftlich festgehalten.
Beide Systeme zusammen betreiben
Der neue Dienst wird angeschlossen, während die alte Telefonzentrale weiterhin in Betrieb bleibt. Ein Mitarbeiter, der bereits auf das neue System umgestellt wurde, ruft einen Kollegen an, der noch auf dem alten System arbeitet, und die externe Verbindung verbindet beide miteinander. Dadurch entfällt die Umstellungsnacht, und es ist möglich, auf das alte System zurückzugreifen, falls etwas nicht funktioniert.
In Gruppen migrieren und gleichzeitig schulen
Ein Dienst nach dem anderen, beginnend mit dem, der die wenigsten Einschränkungen mit sich bringt. Jede Gruppe wird beim Wechsel des Arbeitsmittels begleitet, was deutlich weniger kostet als eine allgemeine Schulung, die drei Wochen zuvor stattfindet.
Die Nummern eingeben und dann den Stecker ziehen
Die Rufnummern werden auf den neuen Anschluss übertragen, sobald alle Teilnehmer umgestellt sind. Die alte Vermittlungsstelle wird erst danach abgeschaltet, und der Wartungsvertrag endet erst zu diesem Zeitpunkt.
Was Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden
Vier Fragen, die bei jedem Projekt immer wieder auftauchen, und die letzte davon möchten wir am liebsten schon frühzeitig klären.
Müssen alle Telefone ausgetauscht werden?
Nicht unbedingt. Ein Teil der neueren Festnetztelefone lässt sich direkt an den neuen Dienst anschließen. Ältere Modelle werden über eine Anschlussvorrichtung nachgerüstet oder schrittweise statt auf einmal ausgetauscht.
Was passiert, wenn die Internetverbindung unterbrochen wird?
Das ist die eigentliche Frage, und sie muss bereits bei der Konzeption geklärt werden: zweite Verbindung, automatische Weiterleitung von Anrufen auf Mobiltelefone oder Aufrechterhaltung einer Notverbindung. Eine gehostete Telefonie ohne Notverbindung stellt ein Risiko dar, und darauf weisen wir bereits im Voraus hin.
Kann man den derzeitigen Anbieter behalten?
Oftmals ja. Die Wahl des Anbieters und die Wahl der Lösung sind zwei getrennte Entscheidungen, und wenn man sie getrennt behandelt, vermeidet man, alles gleichzeitig neu verhandeln zu müssen.
Was wir nicht tun
Wir übernehmen keine Wartung einer Anlage einer uns unbekannten Marke, um deren Lebensdauer um einige Jahre zu verlängern: Wir könnten die Kosten zwar in Rechnung stellen, wären aber nicht in der Lage, die Wartung durchzuführen. In diesem Fall teilen wir Ihnen dies mit und verweisen Sie an den Hersteller der Anlage.
Weitere Informationen zu den einzelnen Antworten
Jede Antwort hat eine eigene Seite mit detaillierten Informationen zu den Funktionen, Lizenzen und den damit verbundenen Anforderungen.
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Das erste Gespräch dient dazu, Ihre derzeitige Anlage und Ihre Rahmenbedingungen zu verstehen. Dabei treffen Sie direkt auf die Ingenieure, die die Arbeit ausführen werden – und nicht auf einen Vertriebsmitarbeiter, der diese nur beschreibt.
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