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Microsoft 365 : Sie zahlen bereits für alles. Die Frage lautet: Welche Funktionen haben Sie aktiviert?
Das Abonnement umfasst E-Mail, Dokumente, Videokonferenzen, Telefonie, Datenschutz und die Verwaltung von Computern. Viele Unternehmen nutzen drei dieser Dienste.Die Dienste, die Sie nicht aktiviert haben, werden zum gleichen Preis abgerechnet wie diejenigen, die Sie täglich nutzen. Und die von Ihnen aktivierten Dienste laufen fast immer mit der Standardkonfiguration, die Microsoft für alle Nutzer bereitstellt. Eine „ Microsoft 365 “-Umgebung lässt sich konfigurieren, überwachen und anpassen – sie wird nicht ein für alle Mal installiert.
Drei Dinge, die das Abonnement nicht von selbst erledigt
Keines dieser drei Probleme ist eine Störung, und deshalb meldet sie auch niemand. Sie kommen erst bei einer Kontrolle, bei der Abfahrt oder bei einem Versicherungsantrag ans Licht.
Die Dienste sind bezahlt, die Hälfte davon wurde nie freigeschaltet
Dokumentensicherheit, Computerverwaltung, Telefonie, Analyse betrügerischer E-Mails: All dies ist in Abonnements enthalten, für die viele Unternehmen bereits bezahlen, ohne sie in Anspruch zu nehmen. Die Kosten fallen an, der Nutzen bleibt aus.
Zunächst einmal muss man herausfinden, was man bereits hat.
Die Standardkonfiguration ist für alle Unternehmen identisch.
Microsoft stellt eine Umgebung bereit, die sowohl für einen Verein mit drei Mitgliedern als auch für eine Gruppe von hunderttausend Personen funktionieren soll. Sie ist daher von Grund auf offen gestaltet: von jedem Gerät und aus jedem Land zugänglich, ohne Unterscheidung zwischen internen Dokumenten und Dokumenten, die nach außen gelangen dürfen.
Was ein Unternehmen schützt, ist das, was man anschließend hinzufügt.
Die Dokumente folgten den Personen, nicht der Organisation
Jeder hat seine Dateien dort abgelegt, wo es am einfachsten war: in seinem persönlichen Bereich, in einem Chat, in einem spontan eingerichteten Ordner. Nichts geht verloren, und nichts ist für andere auffindbar. Erst am Tag des Ausscheidens entdeckt das Unternehmen, was sich in einem einzigen Konto befand.
Ein Dokument gehört einem Team, nicht einer einzelnen Person.
Microsoft nimmt ständig Änderungen am Dienst vor, ohne Sie nach Ihrer Meinung zu fragen.
Ein Server, der in Ihren Räumlichkeiten installiert ist, bleibt so, wie Sie ihn zurückgelassen haben – bis zu dem Tag, an dem Sie beschließen, daran etwas zu ändern. Ein Abonnement Microsoft 365 hingegen nicht: Es kommen neue Funktionen hinzu, Standardeinstellungen ändern sich, Dienste werden umbenannt oder entfernt, und Meldungen erscheinen in einer Verwaltungskonsole, die niemand öffnet.
Praktische Konsequenz: Was Sie vor zwei Jahren eingerichtet haben, funktioniert heute nicht mehr. Aus diesem Grund erfordert eine Umgebung Microsoft 365 regelmäßige Wartung erfordert und nicht nur die Einrichtung – und genau das unterscheidet einen Anbieter, der Ihr Abonnement eingerichtet hat, von einem Anbieter, der es betreut.
Was Ihr Abonnement beinhaltet – Dienst für Dienst
Jeder dieser Dienste hat eine eigene Seite, auf der beschrieben ist, was er tut, was er benötigt und was er nicht tut. Beginnen Sie mit dem Dienst, der Sie hierher geführt hat: Keiner dieser Dienste lässt sich unabhängig von den anderen einrichten, aber nur einer bestimmt die Reihenfolge.
Das E-Mail-System des Unternehmens
E-Mails, gemeinsame Kalender, Mailinglisten und gemeinsame Postfächer. Auf einem Server in Ihren Räumlichkeiten, online oder beides zusammen.
Zur Seite → SharePointDie Unternehmensunterlagen
Der Ort, an dem die Teamordner gespeichert sind, einschließlich des Versionsverlaufs und der Zugriffsrechte, die der Organisationsstruktur entsprechen.
Zur Seite → OneDrive for BusinessDie Dateien der einzelnen Mitarbeiter
Der persönliche Bereich, der mit dem Computer synchronisiert ist und vom Unternehmen am Tag des Ausscheidens abgerufen werden kann.
Zur Seite →Teamarbeit und Videokonferenzen
Chats, Besprechungen und Bildschirmfreigabe. Das ist der tägliche Einstieg in die Suite: Hier werden Dokumente, Kalender und Telefon an einem Ort angezeigt.
Die Telefonie im Unternehmen
Ihre Schweizer Rufnummern, die Telefonannahme und die Anrufgruppen in der App, die Ihre Mitarbeiter ohnehin bereits nutzen.
Zur Seite → Microsoft Entra IDIdentitäten und Zugriffe
Das Verzeichnis der Konten Ihrer Mitarbeiter. Es bestimmt, was jeder sehen kann, und es ist das Erste, was Sie deaktivieren sollten.
Zur Seite → Microsoft IntuneDie Verwaltung von Computern und Telefonen
Ein Gerät aus der Ferne vorbereiten, die erforderlichen Daten darauf installieren und es löschen, falls es verloren geht – ohne dass jemand es abholen muss.
Zur Seite → ZugangsbeschränkungWer loggt sich ein, von wo aus und mit welchem Gerät?
Die Voraussetzung vor dem Einloggen: ein bekanntes Gerät, eine zusätzliche Überprüfung oder gar nichts, wenn man sich aus dem Ausland einloggt.
Zur Seite → Data Loss PreventionDas Versenden eines Dokuments nach außen verhindern
Inhaltsprüfung vor dem Versand: eine Kartennummer, ein Vertrag, eine Gehaltsabrechnung, die an eine private Adresse versendet wird.
Zur Seite → Copilot für Microsoft 365Der Assistent, der in Ihren Dokumenten arbeitet
Er verfasst, fasst zusammen und sucht Informationen – auf der Grundlage dessen, was die Person bereits einsehen darf. Deshalb müssen die Zugriffsrechte vorher festgelegt werden.
Zur Seite → Microsoft Copilot StudioDie Assistenten, die Sie selbst erstellen
Ein Assistent, der auf Ihre eigenen Daten zugreift, um interne Fragen oder die Fragen Ihrer Kunden zu beantworten.
Zur Seite → MigrationMicrosoft 365 : fünf Migrationen, in der richtigen Reihenfolge
Fünf Migrationen und ein einziger Zeitplan. Die erste bestimmt alle anderen, und sie lässt sich nicht nachholen.
Zur Seite →In Ihren Räumlichkeiten oder bei Microsoft: Beide Antworten sind richtig
Ein Teil des Inhalts Microsoft 365 gibt es auch als auf Ihren eigenen Servern installierte Version, die weiterhin von Microsoft gepflegt wird. Die richtige Wahl hängt von Ihren Anforderungen und Zielen ab, nicht von Trends.
Was wir auch heute noch installieren und warten
Manche Unternehmen betreiben ihre IT ganz oder teilweise auf ihren eigenen Servern – sei es aus Gründen des Datenschutzes, aufgrund branchenspezifischer Auflagen, wegen der Latenz oder weil bestimmte Anwendungen nur so funktionieren. Diese Gründe sind berechtigt und verschwinden nicht einfach, nur weil es einen Online-Dienst gibt.
- Exchange Server — das E-Mail-System auf Ihrem Server, einschließlich der von Microsoft gepflegten Abonnementversion.
- SharePoint Server — die Dokumente und Team-Websites, die in Ihren Räumlichkeiten eingerichtet sind.
- Skype for Business Server — Telefonie und Besprechungen auf Ihrer Infrastruktur in der von Microsoft verwalteten Abonnementversion.
- Die Dateiserver, die Domänencontroller und das interne Verzeichnis, von dem alles andere abhängt.
Was das Abonnement beinhaltet, ohne dass Sie dafür Hardware anschaffen müssen
Keine Server mehr, die alle fünf Jahre ausgetauscht werden müssen, keine Updates mehr, die an einem Sonntag geplant werden müssen, und ein Dienst, auf den von überall aus zugegriffen werden kann. Im Gegenzug akzeptieren Sie, dass das Tempo der Weiterentwicklungen nicht mehr von Ihnen bestimmt wird und dass die Verfügbarkeit von Ihrer Internetverbindung abhängt.
- Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive und Microsoft Teams.
- Der Schutz von Dokumenten und die Geräteverwaltung sind in den umfassendsten Abonnements enthalten.
- Der Copilot-Assistent, der nur in der Online-Version verfügbar ist.
- Die Wahl des Landes, in dem die Daten gespeichert werden, wird bei der Eröffnung Ihres Kontos festgelegt – die Schweiz gehört dazu.
Ein Dienstleister, der nur eine der beiden Lösungen beherrscht, wird Ihnen immer diese vorschlagen.
Dieselben Techniker installieren einen Server Exchange in Ihren Räumlichkeiten und migrieren ein E-Mail-System dorthin Microsoft 365. Genau das ermöglicht es uns, Sie hinsichtlich Ihrer Herausforderungen und Ziele zu beraten, anstatt uns auf das zu beschränken, was in unserem Katalog steht – und das lässt sich überprüfen: Fragen Sie nach Referenzen von beiden Seiten.
In der Praxis ist die Antwort selten nur das eine oder das andere. Die meisten Unternehmen, die wir begleiten, arbeiten seit Jahren mit beidem gleichzeitig: Das ist ein dauerhafter Zustand, keine Übergangsphase.
Ein gemischtes Umfeld ist eine Entscheidung, kein unvollendetes Projekt
Um einen Server in Ihren Räumlichkeiten und die Online-Dienste gemeinsam betreiben zu können, sind ein einheitliches Verzeichnis, ein einheitliches E-Mail-System und gemeinsame Zugriffsregeln erforderlich. Dies ist ein eigenständiges Thema, dem eine eigene Seite gewidmet ist.
Ein Abonnement, das in seiner ursprünglichen Konfiguration belassen wird, gewährt jedem, der ein gültiges Passwort vorlegt, Zugriff. Dazu gehört auch jemand, der das Passwort eines Ihrer Mitarbeiter in die Hände bekommen hat.
Das ist kein Produktfehler: Microsoft liefert eine Umgebung, die von Anfang an überall und für jeden funktionieren soll. Was ein geschütztes Unternehmen von einem ungeschützten unterscheidet, sind die Entscheidungen, die danach getroffen werden – und diese werden innerhalb eines Arbeitstages getroffen, nicht erst nach sechs Monaten.
Ein Passwort allein bietet keinen Schutz mehr
Ein Passwort lässt sich erraten, auf einer anderen Website wiederverwenden oder an jemanden weitergeben, der eine E-Mail Ihrer Geschäftsleitung vortäuscht. Die zweistufige Authentifizierung schließt diese Lücke, unddie bedingte Zugriffskontrolle legt anschließend fest, von welchen Geräten und aus welchen Ländern eine Sitzung eröffnet werden darf.
Ein Dokument verlässt das Unternehmen leichter, als es dort ankommt
Eine Gehaltsdatei, die an eine private Adresse gesendet wird, ein Vertrag, der an einen ehemaligen Kollegen weitergeleitet wird: Nichts davon ist ein Hackerangriff, und standardmäßig gibt es keine Maßnahmen, die dies verhindern. Der Dokumentenschutz analysiert den Inhalt vor dem Versand.
Ein verlorenes Gerät nimmt alles mit, was darauf war
Ein im Zug vergessener Laptop enthält E-Mails, synchronisierte Dokumente und geöffnete Sitzungen. Solange das Gerät nicht verwaltet wird, gibt es nichts, was aus der Ferne gelöscht werden könnte, und nichts, was Sie Ihrer Versicherung nachweisen müssten.
Drei Möglichkeiten, uns den Auftrag zu erteilen
Das eine schließt das andere nicht aus, und die meisten Unternehmen, die wir betreuen, sind vom ersten zum dritten Modell übergegangen. Keines verlangt, dass Sie für den Rest Ihrer IT-Infrastruktur den Anbieter wechseln.
Die Verwaltung Ihrer aktuellen Umgebung
Ihr Abonnement ist bereits aktiv – es wurde vor Jahren von jemandem abgeschlossen, der nicht mehr da ist. Wir analysieren die aktuelle Konfiguration: die noch bestehenden Konten, diejenigen mit Administratorrechten, die bezahlten, aber nie aktivierten Dienste, fehlende Identitätsprüfungen sowie nach außen offene Freigaben. Anschließend sagen wir Ihnen, was wir tun würden, in welcher Reihenfolge und was wir unverändert lassen würden.
Das Projekt: einen Dienst aktivieren, der noch nicht aktiv ist
Die zweistufige Authentifizierung für alle, die Verwaltung von Computern, der Schutz von Dokumenten, die Telefonie in Microsoft Teams sowie die Einführung von Copilot. Jede dieser Aufgaben ist klar abgegrenzt, hat ein Enddatum und einen festgelegten Rückblickzeitpunkt. Dieselben Ingenieure begleiten die Projekte bis zum Abschluss, und die Schulung der Mitarbeiter, die die Fragen beantworten werden, ist Teil der Arbeit und keine Option.
Der tägliche Betrieb
Dies ist die Antwort auf die Tatsache, dass sich der Dienst ohne Vorankündigung ändert. Wir lesen die Ankündigungen von Microsoft für Sie, weisen Sie auf die für Sie relevanten hin, setzen die erforderlichen Maßnahmen um und beantworten die Fragen Ihrer Mitarbeiter. Ein Vorfall, der über das hinausgeht, was die Konsole anzeigt, wird von uns bei Microsoft als Fall erfasst. Einzelheiten zu den Supportzeiten und zur Abwicklung von Anrufen finden Sie auf der Seite „IT-Outsourcing“.
Fragen, die uns vor Beginn gestellt werden
Sechs kurze Antworten. Themen, die mehr Erläuterung erfordern, haben eine eigene Seite; den Link dazu findest du in der Antwort.
Office 365 oder Microsoft 365, ist das dasselbe?
Ja. Microsoft hat die Suite im Microsoft 365 im April 2020 umbenannt, und der Name Office 365 bezieht sich nicht mehr auf ein im Verkauf befindliches Abonnement. Ihre alten Dokumente, Ihre Rechnungen und ein Großteil des Internets tragen noch den alten Namen: Es handelt sich jedoch um dasselbe Produkt.
Der Begriff „Office“ wird weiterhin für die Programme selbst verwendet – Word, Excel, Outlook, PowerPoint –, die Teil des Abonnements sind. Die anderen Namen, die sich geändert haben, sind im Glossar aufgeführt.
Bleiben unsere Daten in der Schweiz?
Das ist möglich, und die Entscheidung darüber fällt bei der Kontoeröffnung. Microsoft bietet für die wichtigsten Dienste – E-Mail, Dokumente und Microsoft Teams – eine Datenspeicherung in der Schweiz an. Das Land wird bei der Kontoeröffnung festgelegt und kann nicht einfach später mit einem Klick geändert werden.
So läuft es ab: Zunächst wird überprüft, wo sich Ihr aktuelles Konto befindet, denn davon hängt ab, welche Möglichkeiten sich anschließend ergeben. Falls Ihre Branche strengere Auflagen hat, kann ein Teil Ihrer IT-Infrastruktur auf Ihren eigenen Servern verbleiben.
Muss alles auf einmal migriert werden?
Nein, und das ist sogar selten eine gute Idee. Ein Umstieg auf Microsoft 365 besteht in Wirklichkeit aus fünf Migrationsschritten: die Konten Ihrer Mitarbeiter, die E-Mail-Systeme, die Dokumente, die Computer und die Arbeitsweise. Nur die Reihenfolge dieser Schritte ist nicht verhandelbar.
Die Einzelheiten zu dieser Reihenfolge und was es kostet, sie in umgekehrter Reihenfolge auszuführen, finden Sie auf der Seite Migration Microsoft 365zu finden.
Exchange : Unser E-Mail-System läuft noch auf einem Server in unseren Räumlichkeiten. Sollten wir es abschalten?
Nicht unbedingt. Exchange Server Es gibt nach wie vor eine von Microsoft gepflegte Version, und der Betrieb auf einem Server in Ihren eigenen Räumlichkeiten ist eine vertretbare Lösung: Entscheidend ist, dass Sie eine Version nutzen, für die weiterhin Patches bereitgestellt werden.
Die Versionen, die Termine für das Ende des Supports und die sechs möglichen Wege finden Sie auf der Seite Exchange, auf Ihren Servern und online. Wir nutzen beide Möglichkeiten, und daher rührt dieser Ratschlag.
Können wir unseren derzeitigen Dienstleister für den Rest beibehalten?
Ja, und das funktioniert gut, wenn die Aufgabenteilung von Anfang an klar festgelegt ist: Wer ist für was zuständig, wer wird bei welcher Art von Störung hinzugezogen und was darf jeder ändern? Wir arbeiten regelmäßig mit dem Dienstleister zusammen, der das Netzwerk, die Server oder die Fachanwendung unserer Ansprechpartner betreut.
Was nicht funktioniert, ist, dass zwei Dienstleister dieselbe Umgebung verwalten, ohne sich darüber abzusprechen. Die gemeinsame Nutzung der Administratorrechte ist Teil des ersten Schritts.
Was wir nicht tun
Wir schulen Ihre Mitarbeiter nicht im täglichen Umgang mit Software: Excel zu lernen oder eine Präsentation zu erstellen gehört nicht zu unserem Aufgabenbereich, und in der Westschweiz gibt es Einrichtungen, die dies besser können als wir.
Die Schulung der Mitarbeiter, die die Fragen intern beantworten, ist hingegen Teil der Arbeit und wird nicht separat in Rechnung gestellt. Sie sind es, die die Fragen der ersten Woche auffangen, und genau das macht den Unterschied zwischen einem Service, der gerne angenommen wird, und einem Service, der eher als Last empfunden wird.
Die benachbarten Seiten
Was damit zu tun hat Microsoft 365 ohne dass es sich um eine Abonnementleistung handelt.
Outsourcing
Die Dienstzeiten, die Art und Weise, wie ein Anruf entgegengenommen wird, was im Leistungsumfang enthalten ist und was nicht. Auf dieser Seite wird der reguläre Betrieb beschrieben.
Seite lesen Fusion, Übernahme, TrennungMigration von einem Konto Microsoft 365 auf ein anderes
Zwei Unternehmen schließen sich zusammen oder ein Geschäftsbereich wird ausgegliedert: Zwei Konten werden niemals zusammengeführt, und genau diese Vorgabe prägt das Projekt.
Seite lesen Die ServerMigration zu Microsoft Azure
Microsoft 365 umfasst E-Mail, Dokumente und Computer. Die auf Ihren Servern laufenden Geschäftsanwendungen werden hingegen auf Azure.
Seite lesen Beides zusammenHybride Umgebung
Ein einheitliches Adressbuch, ein einheitliches E-Mail-System und gemeinsame Zugriffsmöglichkeiten zwischen Ihren Servern und den Online-Diensten. Der dauerhafte Zustand der meisten Unternehmen.
Seite lesen Das DepartementInfrastruktur und externes Hosting
Server, Computer, Telefonie und Identitäten. Microsoft 365 ist ein Teil dieses Ganzen, und das Ganze hat seine eigene Seite.
Seite lesen Die NamenGlossar
Was bedeutet „Tenant“, „ Entra ID “, „Hybrid“ oder irgendeine der Bezeichnungen, die Microsoft seit 2020 geändert hat? Ohne Fachjargon, ein Eintrag pro Begriff.
Seite lesenMicrosoft 365 ist bereits das erste Anwendungsgebiet der künstlichen Intelligenz. Copilot in Ihren Lizenzen, ein Assistent für Ihre Dokumente in Teams und SharePointsowie in den Fällen, in denen die Ausführung bei Microsoft die richtige Lösung ist – ganz ohne Infrastrukturprojekt.
Der erste Termin ist mit den Ingenieuren
Eine Stunde, um Ihre aktuelle Umgebung zu analysieren: Was Sie bereits bezahlen, was aktiviert ist, was Ihre Daten derzeit schützt und was noch auf Ihren eigenen Servern läuft. Am Ende erhalten Sie eine Liste der bereits vorhandenen und der fehlenden Elemente, geordnet nach Schweregrad.
Was wir anbieten, ist ein Treffen mit den Ingenieuren, die die Arbeit übernehmen werden. Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis — +41 21 806 37 15