Microsoft Copilot
Der Assistent ist nicht das Thema. Was Ihre Teams nicht mehr tun, schon.Sie wissen bereits, was Copilot leistet: Das hat Ihnen schon jeder erklärt. Was Ihnen jedoch niemand sagt, ist, warum die Hälfte der gekauften Lizenzen nie aktiviert wird – und was Sie nacheinander tun müssen, damit Ihre Lizenzen auch wirklich genutzt werden.
Drei Dinge, die nach dem Kauf der Lizenzen passieren
Sie haben nichts mit der Qualität des Tools zu tun. Sie treten auf, wenn man einen Assistenten kauft, ohne sich vorher zu überlegen, welche Aufgaben man nicht mehr selbst erledigen möchte.
Die Begeisterung hält drei Wochen an
Man probiert es aus, ist begeistert und zeigt es einem Kollegen. Dann nimmt die Arbeit wieder die Oberhand und das Symbol verschwindet aus der Symbolleiste.
Es fehlte keine Funktion. Es fehlte eine Gewohnheit.
Er antwortet zwar, aber daneben
Man bittet ihn um eine Zusammenfassung der Kundenakte: Er bringt eine veraltete Version mit, ein Dokument aus einem anderen Projekt oder einen Entwurf, den eigentlich niemand hätte sehen dürfen.
Er hat wirklich gründlich gesucht. Das war die Aufbewahrungsmöglichkeit, die es nicht gab.
Niemand kann sagen, was das gebracht hat
Auf die Frage des Vorstands – „Und konkret?“ – wird mit Anekdoten geantwortet. Keine davon ist falsch, keine davon überzeugt.
Die Verlängerung der Lizenzen entwickelt sich zu einer mühsamen Diskussion.
Dieselbe Arbeitsstunde, zweimal
Wir versprechen keine bestimmten Produktivitätsprozentsätze: Niemand kann das einhalten. Was wir aufzeigen, ist einfacher und zutreffender – die Zeit ändert sich nicht, sondern was man daraus macht, ändert sich.
Die Zeitangaben sind ein anschauliches Beispiel, keine Messung, die bei Ihnen vor Ort durchgeführt wurde. Was wir hingegen umsetzen, ist die tatsächliche Messung: Wer öffnet das Tool, für welche Aufgabe und wie lange hat diese Aufgabe zuvor gedauert?
Was sich ändert – Dienst für Dienst
Ein Anwendungsfall lässt sich nicht von der IT-Leitung einfach vorschreiben. Er wird gemeinsam mit denjenigen festgelegt, die die Arbeit erledigen, und er muss eine ganz bestimmte Funktion ersetzen.
Weniger Vorbereitung, mehr Entschlossenheit
- Das Sitzungsprotokoll, das während der Sitzung verfasst wurde
- Die fünfzig Seiten des Berichts, die vor dem Ausschuss zusammengefasst wurden
- Die laut gestellte Frage statt einer zu erstellenden Kreuztabelle
Was dadurch ersetzt wird: der halbtägige Vorbereitungstag vor jeder Ausschusssitzung.
Gut vorbereitet ankommen, ohne den ganzen Nachmittag damit zu verbringen
- Der Kundenverlauf – eine Zusammenfassung vor dem Termin
- Der Antwortentwurf, der bereits angezeigt wird, wenn man die Nachricht öffnet
- Die Zusammenfassung des Anrufs, die ohne erneute Eingabe in die Kundenkartei gespeichert wurde
Was es ersetzt: die drei Systeme, die man früher vor jedem Besuch öffnen musste.
Suchen, verfassen, überprüfen
- Das Verfahren in einer Frage zusammengefasst, statt in vier Akten
- Das an den jeweiligen Fall angepasste Standardschreiben
- Die zeilenweise Überprüfung einer Tabelle in einem Durchgang
Was es ersetzt: die Unterbrechungen – „Weißt du, wo … ist?“ –, die den Tagesablauf aller durcheinanderbringen.
Zuvor muss jedoch noch eine Frage geklärt werden: Wer hat Zugriff auf was?
Copilot sieht nur das, was die Person sieht, die ihm Fragen stellt. Das ist beruhigend – bis zu dem Tag, an dem man feststellt, dass die Gehaltsdaten, die Unterlagen zu einer Übernahme oder die jährlichen Beurteilungen seit vier Jahren für das gesamte Unternehmen einsehbar waren. Niemand hat sie gefunden; jetzt muss man nur noch danach fragen.
Was wir tun und in welcher Reihenfolge
Die Reihenfolge ist wichtiger als der Inhalt. Mit dem ersten Punkt zu beginnen, ist das, was eine reibungslose Einführung von einem Zwischenfall in der ersten Woche unterscheidet.
Die Rechte klären – bevor man irgendetwas öffnet
Wir weisen auf Inhalte hin, die zu weit verbreitet sind: Bereiche, die für das gesamte Unternehmen zugänglich sind, Links ohne Ablaufdatum, alte Projekte, die nie abgeschlossen wurden, sowie Konten von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben.
Dann korrigiert man, dokumentiert man, und erst danach spricht man über den Assistenten.
Praktische Anwendungsfälle, Abteilung für Abteilung
Ein Workshop pro Abteilung, gemeinsam mit denjenigen, die die Arbeit erledigen. Daraus ergeben sich drei Anwendungsfälle pro Abteilung – nicht zehn –, und jeder muss eine ganz bestimmte Aufgabe ersetzen, die wir benennen und zeitlich erfassen können.
Die schrittweise Öffnung und das Maß
Zunächst einmal ein Dienst, nicht das ganze System. Man schaut, welches Tool geöffnet wird, wozu und ob sich die beabsichtigte Aufgabe tatsächlich geändert hat – und öffnet dann das nächste.
Schulungen nach Berufsfeld, nicht nach Werkzeug
Niemand braucht eine „Copilot“-Schulung. Die Leute müssen sehen, wie ihre Aufgabe auf andere Weise erledigt wird – mit ihren Dokumenten und in ihrer eigenen Sprache.
Eine Stunde pro Schicht, in der drei konkrete Fälle behandelt werden, ist besser als ein allgemeiner Schulungstag.
Der Erhalt
Die Funktionen ändern sich jeden Monat, die Nutzungsgewohnheiten verschieben sich, neue Dienste drängen auf den Markt. Ohne Überprüfung lässt die Nutzung nach, und die Verlängerung der Lizenzen wird wieder zu einer mühsamen Diskussion.
Wie lange, ganz ehrlich?
Spannweiten, basierend auf einer sogenannten „offenen“ Annahme.
Die Ausgangslage: etwa hundert Personen, drei oder vier betroffene Abteilungen, eine bereits bestehende Infrastruktur Microsoft 365 , das bereits vorhanden ist, und ein Ansprechpartner, der einen Tag pro Woche zur Verfügung steht. Ein alter, nie geordneter Dokumentenbestand verlängert die Anfangsphase – das ist der häufigste Fall.
Wahrung der Rechte
Das Wetter, das am stärksten schwankt. Es bestimmt alles andere.
Workshops nach Abteilung
Drei Verwendungszwecke pro Dienstleistung und die Angabe dessen, was sie ersetzen.
Erster geöffneter Service
Einrichten, Öffnen, wöchentliche Messung.
Erweiterung
Die folgenden Dienste, je nach Ergebnis.
Neun bis sechzehn Wochen für etwa hundert Personen, die tatsächlich ausgestattet und vermessen wurden. Der erste Schritt kann eigenständig durchgeführt werden: Die Bereinigung der Berechtigungen ist sinnvoll, auch wenn Sie anschließend auf Copilot verzichten.
Copilot verursacht keine Undichtigkeiten. Es deckt diejenigen auf, die bereits vorhanden waren.
Offenes Teilen wird zu einer offenen Antwort
Ein Raum, der für das gesamte Unternehmen zugänglich ist, wurde noch nie von jemandem gefunden, weil man nicht wusste, dass es ihn gab. Jetzt muss man die Frage nur noch laut stellen.
Das stellt man in der Regel am ersten Tag fest.
Nicht einmal ein Jahr später. Der erste neugierige Mitarbeiter macht die Entdeckung, und die Angelegenheit wird noch vor Ende der Woche an die Geschäftsleitung weitergeleitet.
Das Putzen lohnt sich, auch ohne Copilot
Es verringert das tatsächliche Risiko, erleichtert die Suche und bereitet die Ankunft der Einsatzkräfte vor. Deshalb kann es eigenständig eingesetzt werden: Der Nutzen hängt nicht von den weiteren Ereignissen ab.
Was Sie vor der Unterzeichnung wissen sollten
Fünf Punkte, von denen zwei von den meisten Händlern nicht von sich aus angesprochen werden.
„Copilot“ bezeichnet mehrere Dinge
Unter diesem Namen werden der für alle zugängliche kostenlose Assistent, der in Office-Anwendungen integrierte Assistent sowie die in Dynamics 365. Sie haben weder den gleichen Funktionsumfang noch die gleiche Lizenz noch die gleichen Garantien hinsichtlich der Daten.
Die erste Frage, die es zu klären gilt, lautet daher: Um welchen Copiloten geht es? Wir stellen diese Frage bereits bei der Projektdefinition, und die Antwort hat oft Auswirkungen auf das Budget.
Was Copilot nicht kann
Er weiß nichts von dem, was nicht geschrieben steht. Er ersetzt keinen fehlenden Prozess, er trifft keine Entscheidungen und korrigiert keine falschen Angaben – er übernimmt sie selbstbewusst.
Ein Assistent, der in einer chaotischen Organisation arbeitet, erstellt chaotische Dokumente – und das noch schneller.
Wohin gelangen Ihre Daten?
Die Fragen, die an den in Ihre Anwendungen integrierten Assistenten gestellt werden, verbleiben in Ihrer Umgebung und werden nicht zum Trainieren eines öffentlichen Modells verwendet. Das ist die kurze Antwort, und sie ist beruhigend.
Die ausführliche Antwort – Speicherort, Aufbewahrungsfrist, Protokollierung – verdient eine halbe Stunde mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Wir bereiten sie vor.
Die Kluft zwischen der Vorführung und dem Montagmorgen
Eine Demonstration erfolgt anhand eines eigenen, ausgewählten und aktuellen Dokumentensatzes. Ihre Umgebung sieht nicht so aus – die von niemandem sieht so aus.
Deshalb lehnen wir es ab, eine Vorführung als Verkaufsargument zu nutzen: sie sagt nichts über Ihren konkreten Fall aus.
Kaufen Sie zunächst nur wenige Lizenzen
Der erste Impuls ist, alle damit auszustatten, damit niemand neidisch wird. Das ist der beste Weg, zwölf Monate ungenutzter Abonnements zu bezahlen.
Ein Dienst wird gemessen, dann der nächste. Die Lizenzen derjenigen, die sie nicht nutzen, werden neu vergeben – und schon dieser eine Satz spart oft mehr ein als unser Eingreifen.
Was daran angeschlossen wird
Drei natürliche Folgeschritte, sobald die Eigentumsrechte geklärt und die Nutzungsgewohnheiten etabliert sind.
Copilot Studio
Wenn eine Aufgabe so häufig anfällt, dass sie einen eigenen Agenten verdient: einen Zuständigkeitsbereich, Berechtigungen und einen Zeitpunkt, zu dem er die Verantwortung abgibt.
Die Seite Copilot Studio Im VerkaufDynamics 365 Umsatz
Die Zusammenfassung der Verkaufschance, die Terminvorbereitung, der Antwortentwurf – direkt in der Anwendung, mit der Ihre Vertriebsmitarbeiter arbeiten.
Die Seite „Vertrieb“ Das EnsembleDer Geschäftsbereich Business Solutions
Wie fügt sich der Assistent in die vier Phasen der Kundenbeziehung ein und auf welche Datenbasis stützt er sich?
Zum DepartementFangen Sie mit dem Putzen an
Teilen Sie uns mit, wie viele Mitarbeiter beteiligt sind, um welche Abteilungen es geht und wie lange es her ist, dass Ihre Dokumentenumgebung zuletzt überprüft wurde. Wir melden uns dann mit einem Projektumfang, einem Aufwandsplan, einem Zeitplan und konkret benannten Leistungen zurück.
Die Erstellung des Angebots ist kostenlos. Die Konzeptstudien und Audits sind Teil des Auftrags. Drei Niederlassungen: Renens, Sion und Châtel-Saint-Denis ; seit sechzehn Jahren in Folge Microsoft-Partner.
Eine Vorführung als Verkaufsargument
Sie sind spektakulär und beweisen nichts: Die Dokumentensammlung ist ordentlich, sorgfältig ausgewählt und auf dem neuesten Stand. Ihre Umgebung sieht nicht so aus, und die von niemandem sieht so aus.
Wir ziehen es vor, eine konkrete Aufgabe bei Ihnen vor Ort zu messen – vorher und nachher. Das ist zwar weniger beeindruckend, aber es ist die einzige Zahl, die im Vorstand wirklich zählt.