Intelligence artificielle / Cas d’usage / Assistant sur vos documents
Retrouver la bonne réponse dans vos documents, avec la source
Un assistant sur vos documents dans SharePoint et Teams : la procédure à jour, le contrat signé, le compte rendu qui compte.L’entreprise sait beaucoup de choses, et elles sont écrites — dans dix versions, à trois endroits, et dans la tête de celui qui part à la retraite. L’assistant sur vos documents retrouve la bonne réponse dans les documents que vos équipes ont déjà, la cite, et respecte les droits de chacun. Il fonctionne dans Microsoft 365, avec ce que vos licences contiennent souvent déjà, à une condition : que le ménage des droits soit fait avant.
Trois situations vécues, dans la plupart des entreprises
Le savoir de l’entreprise existe. Ce qui manque, c’est le chemin pour y arriver — et il se ferme un peu plus à chaque départ.
La procédure existe en trois versions, et personne ne sait laquelle fait foi
Celle du site d’équipe, celle envoyée par courriel en mars, celle que le responsable garde sur son bureau. Chacune est « la bonne » pour quelqu’un. Un nouvel employé qui cherche trouve la mauvaise, ou les trois, et demande au voisin.
Ce ne sont pas les documents qui manquent : c’est la réponse.
Les mêmes questions reviennent, et ce sont toujours les mêmes qui répondent
Comment remplir la demande de congé, où est le modèle d’offre, quel est le délai de livraison pour ce client : des questions dont la réponse est écrite, posées chaque semaine par téléphone ou dans Teams aux quelques personnes qui savent.
Ceux qui savent passent leur temps à redire ce qui est écrit.
La personne qui sait s’en va
Vingt ans de connaissance d’un client, d’une machine ou d’un dossier partent avec une personne. Ce qu’elle a écrit reste — mais personne ne sait plus où, ni ce qui est encore vrai. Trois mois plus tard, on refait ce qu’elle avait déjà résolu.
La mémoire de l’entreprise est dans ses documents, pas dans un organigramme.
Ce que fait l’assistant sur vos documents, dit en langage courant
Il ne remplace pas la recherche de SharePoint : il en fait une réponse, avec la source, dans la fenêtre que vos équipes ont déjà ouverte.
Une réponse, pas une liste de vingt fichiers
À « quel est le délai de livraison pour ce client ? », il répond avec le délai, le contrat d’où il vient, et l’article concerné. La liste de résultats reste disponible pour ceux qui la veulent.
La source, toujours, et la version
Le document, le passage, la date de modification. Quand deux versions se contredisent, il le dit, et il cite les deux plutôt que de choisir en silence.
Les droits de la personne, et rien d’autre
Il ne trouve que ce que la personne trouverait elle-même dans SharePoint. Les droits ne changent pas ; ils deviennent visibles. C’est pour cela qu’on les relit avant.
Dans Teams, dans SharePoint, dans Outlook
Copilot répond dans les applications de Microsoft 365. Un agent Copilot Studio répond dans un canal Teams, sur l’intranet, ou sur un site d’équipe précis.
Un périmètre par assistant
L’assistant des ressources humaines lit l’intranet RH ; celui du service technique lit la documentation technique. Deux périmètres, deux propriétaires, deux réponses justes plutôt qu’une réponse mélangée.
L’assistant dit quand la réponse manque
Pas de document, une question hors périmètre : il le dit et indique la personne ou le formulaire. Un assistant sur vos documents qui invente une procédure est un risque, pas un service.
Un exemple concret, étape par étape
Un nouvel employé demande dans Teams : « comment fait-on rembourser des frais de déplacement, et dans quel délai ? » Le corpus est l’intranet des ressources humaines, dans SharePoint.
Ce qui reste humain
L’assistant répond ; il ne décide pas de ce qui est vrai. Quatre décisions restent à des personnes nommées, et elles sont écrites avant la mise en service.
Les décisions qui ne se délèguent pas
Un assistant sur vos documents rend visible l’état de vos documents. Ce qu’il en fait ressortir — les doublons, les versions contradictoires, les partages trop larges — se corrige par des gens, pas par un réglage.
- Quelle version fait foi. Un propriétaire par corpus décide, archive l’ancienne, et répond quand l’assistant a cité la mauvaise.
- Ce que l’assistant a le droit de lire. Le périmètre — quels sites, quelles bibliothèques — se décide par les responsables des données.
- Ce qui part vers l’extérieur. Un brouillon de réponse au client est relu et envoyé par une personne.
- Ce qui manque. Les questions restées sans réponse disent ce que l’intranet devrait contenir. Quelqu’un l’écrit.
Les données utilisées, et ce qu’elles exigent
Pas de nouvelle base, pas de copie : l’assistant lit ce que vous avez déjà. C’est sa force, et c’est ce qui rend le rangement indispensable.
Les sources
- Les sites SharePoint : intranet, sites d’équipe, bibliothèques de procédures et de modèles.
- OneDrive : les documents personnels partagés, quand le périmètre les inclut — et souvent il ne devrait pas.
- Teams : les fichiers et, selon le réglage, les conversations des canaux.
- Exchange : les courriels de la personne, pour Copilot — jamais ceux des autres.
- Entra ID : les groupes et les droits, qui décident de tout le reste.
Ce qu’elles doivent avoir
- Des droits qui disent la vérité. Le relevé des partages, site par site, précède toute ouverture. C’est la moitié du projet.
- Une version qui fait foi, et l’archivage des autres — ou au moins une date de modification fiable.
- Un propriétaire par site, nommé, qui répond quand une réponse est fausse.
- Des documents lisibles : un scan de travers, un tableau collé en image, une procédure dans un courriel ne se lisent pas.
- Un périmètre qui commence petit : un intranet, un service, vingt personnes.
Où l’assistant fonctionne, et laquelle nous étudierions d’abord
Pour ce cas, la réponse est presque toujours la même : là où les documents sont déjà. Les autres architectures existent pour d’autres cas.
Chez Microsoft
RecommandéeLes documents sont dans SharePoint et Teams, les droits dans Entra ID. Copilot ou un agent Copilot Studio les lit sur place. Aucun matériel, un premier périmètre en quelques semaines.
Dans vos locaux
Pour un autre casSi le service en ligne est exclu par un texte, ce n’est plus un assistant sur vos documents : c’est un RAG privé, avec sa propre page.
Une partie chez Microsoft, une partie dans vos locaux
PossibleQuand une partie du corpus doit rester dans vos locaux et l’autre non. C’est alors l’assistant d’entreprise hébergé en privé qui décrit le mieux le projet.
À côté de la machine
À éviterUne recherche documentaire n’a besoin ni de millisecondes ni d’atelier.
Pourquoi en ligne, et quand nous dirons autre chose
Trois critères décident pour ce cas d’usage. Le troisième est celui qui fait basculer vers un autre cas.
| Critère | Ce qui fait pencher | Vers quoi |
|---|---|---|
| Où sont les documents | Dans SharePoint, OneDrive et Teams. Les déplacer pour les faire lire ailleurs ajoute une copie, une synchronisation et un risque, pour un résultat que Microsoft 365 donne sur place. | En ligne |
| Ce que les licences contiennent | Copilot pour Microsoft 365 est déjà un assistant sur vos documents, si la licence est là. Un agent Copilot Studio se consomme à l’usage et couvre un périmètre précis. Les deux évitent tout matériel. | En ligne, en commençant par ce qui est déjà payé |
| La sensibilité d’une partie du corpus | Si un contrat, une clause ou un texte interdit la lecture par le service en ligne d’une partie des documents, cette partie change de cas d’usage : assistant d’entreprise hébergé en privé pour un découpage, RAG privé pour un corpus entier. | Un autre cas, avec sa page |
Microsoft s’engage sur une résidence des données en Suisse pour plusieurs services de Microsoft 365, à condition que la région par défaut du tenant soit la Suisse — un point qui se vérifie. Le traitement par les modèles suit ses propres règles ; nous les relisons avec votre responsable de la protection des données avant d’ouvrir.
Ce à quoi l’assistant se raccorde
Ici, presque tout est déjà raccordé : c’est l’avantage d’un cas qui vit dans Microsoft 365. Ce qui reste à brancher, ce sont les systèmes métier.
L’infrastructure : aucune, pour ce cas
C’est la section la plus courte de la page, et c’est une bonne nouvelle. Un assistant sur vos documents dans Microsoft 365 ne demande ni serveur ni processeur graphique.
Le jour où une partie des documents ne peut plus être lue en ligne
Le cas change de nom. Pour un découpage — l’interface chez Microsoft, un corpus confidentiel dans vos locaux — c’est l’assistant d’entreprise hébergé en privé. Pour un corpus entier exclu du service en ligne, c’est le RAG privé. Dans les deux cas, nous dimensionnons aussi l’infrastructure de calcul nécessaire ; ici, il n’y en a pas.
Comment nous réalisons le projet
Cinq temps. Le premier vaut d’être fait même si vous renoncez à l’assistant : il réduit une exposition réelle, il facilite la recherche, il prépare l’arrivée des agents.
Le ménage des droits d’accès
Le relevé des partages, site par site : qui voit quoi, depuis quand, et ce qui ne devrait pas être visible. Les corrections, faites ou déconseillées, et le feu vert écrit : on peut ouvrir.
Le périmètre et les questions réelles
Un premier corpus, son propriétaire, et les vingt questions que les gens posent vraiment aujourd’hui — relevées auprès de ceux qui y répondent.
Le prototype, sur vos documents
Copilot sur le périmètre, ou un agent Copilot Studio, pour une vingtaine de personnes, deux à trois semaines. On mesure la justesse sur les questions relevées, et ce que les gens en font.
L’ouverture progressive et la formation par métier
Un service, puis un deuxième. La formation porte sur les questions du métier, pas sur l’outil. Les licences sont réattribuées à ceux qui s’en servent.
Le maintien
Les réponses signalées relues, les doublons retirés, les droits revus, les questions sans réponse transformées en documents. Chaque trimestre.
Hypothèse de durée : six à dix semaines du ménage des droits à la mise en service pour un premier périmètre et une centaine de personnes. C’est un ordre de grandeur : la mesure fait partie du travail. Et un test que vous pouvez faire sans nous : cherchez une de vos procédures comme le ferait un nouvel employé. Si vous trouvez deux versions différentes, ou aucune, vous venez de mesurer ce que votre premier assistant aurait répondu.
Périmètre et limites
Ce qu’un assistant sur vos documents ne fait pas, et ce que nous ne promettons pas.
L’assistant répond faux quand les documents se contredisent
Deux versions d’une procédure, deux réponses possibles. L’assistant est réglé pour citer les deux et le dire, mais il ne sait pas laquelle est vraie. Seul un propriétaire de corpus le sait, et seul l’archivage de l’ancienne règle le problème pour de bon.
L’assistant rend visibles les droits trop larges
Ce n’est pas une fuite qu’il crée : c’est une négligence qu’il révèle. Sans relevé des droits avant l’ouverture, nous n’ouvrons pas — et ce relevé se refait, parce que les partages bougent.
L’assistant ne lit pas ce qui n’est pas lisible
Un scan de travers, un tableau collé en image, une procédure enterrée dans une pièce jointe de courriel : l’assistant ne les voit pas, ou les lit mal. Rendre un document lisible fait partie du rangement.
Le coût se consomme à l’usage
Une licence Copilot par personne, ou des messages d’agent facturés à la consommation. Le coût réel se voit au troisième mois. Nous le chiffrons avant, et nous conseillons d’acheter peu de licences d’abord : on réattribue celles de ceux qui ne s’en servent pas.
Ce que nous ne ferons pas
Une démonstration comme argument de vente. Le jeu de documents y est propre, choisi et à jour, et votre intranet ne ressemble pas à cela. Nous mesurons sur vos documents, avec vos questions.
Les cas voisins, et les pages qui vont avec
Quand un autre cas d’usage est le bon, et les technologies derrière celui-ci.
Assistant d’entreprise hébergé en privé
Quand une partie du corpus doit rester dans vos locaux : Teams chez Microsoft, les documents sensibles et le modèle dans vos locaux.
Voir le cas Cas voisinRAG privé
Quand le service en ligne est exclu pour tout le corpus : la recherche, le modèle et les documents dans votre datacenter.
Voir le cas TechnologieSharePoint : la source que l’assistant lit
Les droits, la recherche restreinte, la résidence des données en Suisse : ce qui se règle dans SharePoint avant l’assistant.
Voir la page TechnologieMicrosoft Copilot
Le déployer sans incident : le ménage des droits d’abord, les cas d’usage réels ensuite, la mesure enfin.
Voir la page TechnologieCopilot Studio
Un agent par périmètre, avec une fiche de poste : ce qu’il sait, ce qu’il a le droit de faire, quand il passe la main.
Voir la page ArticleLimiter ce que Copilot voit dans SharePoint
La recherche restreinte, site par site : ce qu’elle retire, ce qu’elle ne change pas, et ses limites réelles.
Lire l’articleParlons de ce cas d’usage
Commençons par la carte des accès
Dites-nous où vivent vos documents, qui répond aujourd’hui aux questions qui reviennent, et si des licences Copilot sont arrivées ou vont arriver. Nous revenons avec le premier périmètre à ouvrir, ce qu’il faut fermer avant, et ce qu’un prototype de trois semaines permettrait de mesurer.
Ce que nous offrons, c’est la rencontre des ingénieurs qui feront le travail. Le relevé des droits et le cadrage font partie du projet. La discussion qui les précède, elle, ne coûte rien.
Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis
Microsoft Solutions Partner. SharePoint, Copilot et les agents, avec la même équipe qui tient votre tenant.
Renens VD +41 21 806 37 15
Sion VS +41 27 552 00 22
Châtel-Saint-Denis FR +41 26 322 59 05