Intelligence artificielle / Cas d’usage / Traitement des documents
Factures, contrats et formulaires traités sans ressaisie
Extraire les champs, les contrôler contre vos systèmes, transmettre à l’ERP ou à Dynamics 365 — et garder un humain là où la décision compte.Chaque jour, des documents arrivent — par courriel, par la poste, par un portail — et quelqu’un recopie ce qu’ils contiennent dans un logiciel. Le traitement intelligent des documents lit le document, en extrait les données, les vérifie contre ce que vos systèmes savent déjà, et ne demande un humain que pour ce qui ne concorde pas. Il fonctionne dans Microsoft 365 et Azure ; quand les documents sont réglementés, la lecture peut s’exécuter dans vos locaux.
Trois situations que connaissent la comptabilité, les achats et le back-office
Le document est arrivé. Tout ce qui se passe entre son arrivée et son écriture dans un système est du temps perdu et des erreurs possibles.
La facture arrive en PDF, et quelqu’un la recopie
Trois cents factures par mois, chacune ouverte, lue, saisie dans l’ERP, rapprochée du bon de commande à la main. Une erreur de montant sur cinquante, découverte au rapprochement bancaire. Et la personne qui sait faire est aussi celle qui clôture le mois.
La saisie est le travail que personne n’a choisi.
Le contrat est signé, et ses dates ne sont nulle part
La date de renouvellement, le préavis, l’indexation, la clause de sortie : tout est dans le PDF, rien n’est dans un système qui prévient. Le contrat se renouvelle tacitement, et on le découvre à la facture suivante.
Un contrat qu’on ne relit pas se renouvelle tout seul.
Le formulaire est rempli à la main, puis ressaisi
Une demande d’adhésion, un sinistre, un bon de livraison signé sur le quai, un formulaire de collecte : rempli par un humain, photographié ou scanné, puis retapé par un autre. Deux fois le travail, et l’écriture manuscrite n’est jamais complètement lue.
Le papier ne disparaît pas ; la ressaisie, si.
Ce que fait la solution, dit en langage courant
Six gestes, dans l’ordre où ils se produisent. Le quatrième est celui qui fait la différence entre un outil de lecture et un processus qui tient.
Le système prend le document là où il arrive
Une messagerie, un dossier SharePoint, un scanner, un portail, une photo prise sur le quai. Chaque canal alimente le même traitement.
Le système lit le document, quelle que soit sa forme
Facture, contrat, formulaire, bon de livraison : les services de lecture reconnaissent le type de document et en extraient les champs — montants, dates, parties, lignes, cases cochées, signatures présentes.
Le système transforme l’image en données
Un fournisseur, un numéro, un montant, une échéance, des lignes : des champs nommés, avec pour chacun un degré de confiance. Ce degré décide de la suite.
La solution vérifie contre ce que vos systèmes savent déjà
Le fournisseur existe-t-il ? Le bon de commande correspond-il ? Le total des lignes fait-il le total de la facture ? La date est-elle plausible ? Chaque écart est noté, et c’est lui qui appelle un humain.
Le système ne sollicite une personne que pour ce qui ne concorde pas
Le document conforme passe. Le document douteux s’affiche à une personne, avec l’écart surligné et le document à côté. Elle corrige ou refuse, en quelques secondes plutôt qu’en le ressaisissant.
La solution écrit dans vos systèmes, et garde la trace
L’écriture comptable, la fiche contrat avec ses échéances, le dossier client, le bon de livraison rapproché. Avec le document d’origine attaché et le journal de ce qui a été lu, contrôlé et validé, par qui.
Un exemple concret, étape par étape
Une facture fournisseur arrive dans l’adresse factures@ d’une PME industrielle qui tient sa comptabilité dans un ERP et ses achats dans Dynamics 365.
Ce qui reste humain
Le but n’est pas de supprimer la validation : c’est de ne la demander que là où elle sert. Cinq décisions restent à des personnes nommées.
Les décisions qui ne se délèguent pas
Elles sont écrites dans les règles du traitement avant la mise en service, et relues à chaque revue. Un traitement qui écrit sans contrôle dans un ERP est plus dangereux que la ressaisie qu’il remplace.
- Tout écart entre le document et ce que les systèmes savent — fournisseur inconnu, total qui ne concorde pas, commande absente — est arbitré par une personne.
- Tout document au-dessus d’un seuil de montant, ou d’un type sensible — un contrat, un avenant — est validé avant écriture, quoi que dise le contrôle.
- Les seuils de confiance en dessous desquels un champ lu est présenté à un humain se décident par le métier, et se resserrent ou se relâchent selon les erreurs constatées.
- Le refus d’un document, et le message au fournisseur ou au client, restent des gestes humains.
- La revue mensuelle des erreurs passées et des écarts fréquents : c’est elle qui améliore le traitement, pas le modèle tout seul.
Les données utilisées, et ce qu’elles exigent
Ici, deux familles de données se rencontrent : les documents qui arrivent, et les référentiels qui permettent de les contrôler. La qualité des seconds décide de l’utilité du traitement.
Les sources
- Les documents entrants : PDF natifs, scans, photos, courriels, formulaires papier numérisés.
- Les canaux : boîtes de réception partagées Exchange, dossiers SharePoint, scanners, portails, applications mobiles de terrain.
- Les référentiels : fournisseurs et clients dans l’ERP ou Dynamics 365, bons de commande, contrats, conditions de paiement.
- Les règles métier : seuils, circuits d’approbation, délégations — souvent dans la tête des gens, à écrire.
Ce qu’elles doivent avoir
- Des référentiels propres : un fournisseur en trois orthographes rend le contrôle impossible. Le rapprochement commence par le référentiel.
- Des documents lisibles : une photo floue, un scan à 100 points par pouce, une écriture manuscrite serrée se lisent mal. Le seuil de qualité se fixe au prototype, avec vos vrais documents.
- Un échantillon représentatif pour le prototype : les cent derniers documents reçus, pas les dix plus propres.
- Un propriétaire du processus, qui décide des seuils et relit les erreurs chaque mois.
- La rétention : combien de temps le document d’origine est conservé, et où — c’est une question légale avant d’être technique.
Où la solution fonctionne, et laquelle nous étudierions d’abord
Un cas d’usage qui accepte trois architectures. La sensibilité des documents et leur volume décident, et la même chaîne de traitement se déplace sans se réécrire.
Chez Microsoft
RecommandéeLes services Azure de lecture de documents, Power Automate pour orchestrer, Dataverse ou l’ERP pour écrire. Facturé à la page, sans matériel, en service en quelques semaines.
Dans vos locaux
PossibleLes mêmes services de lecture s’exécutent en conteneurs sur Azure Local, dans votre datacenter, quand les documents sont réglementés ou que les volumes rendent la lecture à la page trop chère.
Une partie chez Microsoft, une partie dans vos locaux
PossibleL’orchestration et la validation dans Power Platform ; la lecture des documents sensibles dans vos locaux. La frontière passe au type de document.
À côté de la machine
Possible, au quaiLire des bons de livraison et des étiquettes sur le quai d’un entrepôt, sur place, quand la liaison ne permet pas d’attendre le centre.
Pourquoi en ligne, et ce qui fait basculer vers vos locaux
Trois critères décident pour ce cas d’usage. Le troisième est celui qui surprend : il tient au volume, pas à la confidentialité.
| Critère | Ce qui fait pencher | Vers quoi |
|---|---|---|
| Où sont les systèmes qui reçoivent l’écriture | L’ERP, Dynamics 365, SharePoint, la boîte de réception partagée : si tout vit dans Microsoft 365 et Azure, l’orchestration y est native, et la lecture à la page est la plus simple à mettre en service. | En ligne |
| La sensibilité des documents | Dossiers de patients, données bancaires, documents sous contrat : quand un texte interdit qu’ils soient lus par un service en ligne, la lecture s’exécute en conteneurs dans vos locaux — l’orchestration peut rester chez Microsoft. | Hybride ou on-premises |
| Le volume mensuel de pages | À quelques milliers de pages par mois, la lecture à la page est la moins chère. Au-delà de centaines de milliers — un assureur, un service de numérisation, une administration — le calcul local le devient. Le seuil se calcule sur trois ans. | On-premises au-delà du seuil |
Microsoft liste ses services de lecture de documents, de langue et de vision parmi ceux qui s’exécutent sur Azure Local, y compris en opérations déconnectées. Nous le vérifions charge par charge avant chaque proposition : la liste évolue d’un trimestre à l’autre.
Ce à quoi la solution se raccorde
Un document lu qui n’est écrit nulle part n’a servi à rien. La valeur est dans le raccordement — et c’est notre métier depuis longtemps, bien avant l’intelligence artificielle.
L’infrastructure, quand elle est nécessaire
Pour la plupart des entreprises, aucune : la lecture se paie à la page chez Microsoft. Quand le volume, la latence ou la confidentialité rendent une exécution locale préférable, nous dimensionnons aussi l’infrastructure de calcul nécessaire.
Des centaines de milliers de pages par mois
Un assureur, un service de numérisation, une administration, une entreprise sous contrat de confidentialité : les services de lecture s’exécutent en conteneurs sur Azure Local, sur des nœuds Dell validés, avec des processeurs graphiques quand le volume le demande. Le stockage Dell reçoit les documents d’origine et leur rétention. C’est une variante de ce cas d’usage, pas un autre cas : la même chaîne, un autre lieu d’exécution.
Comment nous réalisons le projet
Cinq temps. Le prototype se fait sur vos cent derniers documents, pas sur les dix plus propres — c’est la seule façon de connaître le vrai taux de passage sans intervention.
Le cadrage : le processus tel qu’il est
Qui reçoit quoi, par quel canal, qui ressaisit où, qui valide, quels écarts reviennent. Et l’état des référentiels : un fournisseur en trois orthographes se voit ici.
L’architecture et les règles
En ligne, hybride ou local, décidé sur la sensibilité et le volume. Les seuils de confiance, les contrôles, les circuits de validation, écrits avec le métier.
Le prototype, sur vos cent derniers documents
La chaîne complète, sur les documents réels du dernier mois. On mesure le taux de champs lus juste, le taux de documents passés sans intervention, et le temps de validation des autres.
Un taux de passage réaliste se situe rarement au-dessus de ce que le prototype montre : c’est le chiffre à retenir, pas celui d’une plaquette.
Le raccordement et la mise en service
L’ERP, Dynamics 365, SharePoint, la boîte de réception partagée, l’écran de validation dans Teams. Un type de document d’abord, en parallèle de la saisie manuelle, puis seul.
Le maintien
Les erreurs relues chaque mois, les seuils ajustés, les nouveaux types de documents ajoutés, la consommation suivie.
Hypothèse de durée : huit à douze semaines du premier assessment à la mise en service pour un premier type de document — les factures fournisseurs, le plus souvent — et un canal. C’est un ordre de grandeur, pas un engagement : la mesure fait partie du travail. Le deuxième type de document coûte une fraction du premier : la chaîne et les raccordements existent déjà.
Périmètre et limites
Ce que le traitement ne fait pas, et ce que nous ne promettons pas. Aucun document n’est lu juste à cent pour cent, et le processus est conçu pour cela.
Un champ est parfois lu faux, avec un bon degré de confiance
Un 3 pris pour un 8, une date au format inattendu, une devise absente. Le contrôle contre vos systèmes attrape la plupart de ces erreurs — c’est son rôle — mais pas toutes. Les seuils et les contrôles se resserrent sur les champs qui comptent, montants et échéances en tête.
Le taux de passage sans intervention n’est pas celui de la plaquette
Il dépend de la qualité de vos documents, de vos référentiels et de la variété de vos fournisseurs. Nous le mesurons au prototype sur vos documents réels, et c’est ce chiffre qui figure dans la proposition.
Les référentiels sales rendent le contrôle aveugle
Si le fournisseur existe trois fois, le rapprochement échoue trois fois sur quatre, et tout passe en validation humaine. Le nettoyage des référentiels précède la mise en service — et il garde sa valeur pour tout le reste.
L’écriture manuscrite et les documents dégradés ont une limite
Les services lisent l’écriture manuscrite, avec un taux d’erreur plus élevé que l’imprimé. Un formulaire mal photographié ou un scan de mauvaise qualité se lisent mal. Le seuil de qualité acceptable se fixe au prototype, avec vos vrais documents.
Le coût se consomme à la page
En ligne, chaque page lue coûte quelque chose, et une facture de dix pages coûte dix fois une facture d’une page. Nous chiffrons sur votre volume réel, et nous calculons le seuil au-delà duquel le local devient moins cher.
L’automatisation ne remplace pas la décision
Il lit, contrôle et écrit ce qui concorde. Payer une facture, accepter un sinistre, renouveler un contrat restent des décisions humaines, avec les droits et les délégations que vous avez déjà.
Les cas voisins, et les pages qui vont avec
Quand un autre cas d’usage est le bon, et les technologies derrière celui-ci.
Traitement automatique des courriels
Quand le document n’est pas le sujet, mais la demande écrite qui l’accompagne : trier, préparer la réponse, ouvrir le dossier.
Voir le cas Cas voisinRAG privé
Quand il ne s’agit pas d’extraire des champs mais d’interroger un corpus confidentiel en langage courant.
Voir le cas TechnologiePower Apps : l’écran de validation, et l’application autour
Quand le processus mérite une application, pas seulement un flux : le tableur qui devient une application tenue.
Voir la page TechnologieDataverse : les données extraites, avec leurs droits
La base des applications métier, où les champs lus vivent avec leur statut et leur historique.
Voir la page DépartementBusiness Solutions : ce qui doit épouser votre métier
Dynamics 365, Power Platform et le développement autour — le département qui porte les processus.
Voir le département ArticleOù l’intelligence artificielle supprime réellement de la dépense
Les postes où le gain se mesure — et ceux où il ne se mesure pas.
Lire l’articleParlons de ce cas d’usage
Envoyez-nous vos cent derniers documents
Le type de document qui coûte le plus de temps, le canal par lequel il arrive, le système dans lequel il finit, et un ordre de grandeur mensuel. Nous revenons avec l’architecture que nous étudierions, le seuil de coût, et ce qu’un prototype sur vos documents réels permettrait de mesurer — le taux de passage sans intervention en premier.
Ce que nous offrons, c’est la rencontre des ingénieurs qui feront le travail. Assessment, prototype et raccordement font partie du projet. La discussion qui les précède, elle, ne coûte rien.
Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis
Microsoft Solutions Partner et Dell Technologies Gold Partner. La lecture, les règles, le raccordement à l’ERP et — quand le volume l’exige — l’infrastructure, avec le même interlocuteur.
Renens VD +41 21 806 37 15
Sion VS +41 27 552 00 22
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