Künstliche Intelligenz / Anwendungsfälle / Dokumentenverarbeitung
Rechnungen, Verträge und Formulare werden ohne erneute Eingabe bearbeitet
Die Felder extrahieren, mit Ihren Systemen abgleichen, anERP oder an Dynamics 365 — und einen Menschen dort einsetzen, wo es auf die Entscheidung ankommt.Jeden Tag gehen Dokumente ein – per E-Mail, per Post oder über ein Portal – und jemand gibt deren Inhalt manuell in eine Software ein. Die intelligente Dokumentenverarbeitung liest das Dokument, extrahiert die Daten, gleicht sie mit den bereits in Ihren Systemen vorhandenen Informationen ab und greift nur dann auf einen Menschen zurück, wenn Unstimmigkeiten auftreten. Sie funktioniert in Microsoft 365 und Azure ; wenn die Dokumente reguliert sind, kann das Einlesen in Ihren Räumlichkeiten erfolgen.
Drei Situationen, die in der Buchhaltung, im Einkauf und im Backoffice vorkommen
Das Dokument ist eingegangen. Alles, was zwischen dem Eingang und der Erfassung in einem System geschieht, ist Zeitverschwendung und birgt die Gefahr von Fehlern.
Die Rechnung kommt als PDF, und jemand tippt sie ab.
Dreihundert Rechnungen pro Monat, jede einzelne wird geöffnet, gelesen, in das „ERP “ eingegeben und manuell mit der Bestellung abgeglichen. Bei jeder fünfzigsten Rechnung wird beim Bankabgleich ein Fehler im Betrag entdeckt. Und die Person, die sich damit auskennt, ist auch diejenige, die den Monatsabschluss erstellt.
Die Dateneingabe ist eine Arbeit, für die sich niemand freiwillig entschieden hat.
Der Vertrag ist unterzeichnet, und die Daten sind nirgendwo vermerkt
Das Verlängerungsdatum, die Kündigungsfrist, die Indexierung, die Ausstiegsklausel: Alles steht im PDF, nichts ist in einem System hinterlegt, das darauf hinweist. Der Vertrag verlängert sich stillschweigend, und man erfährt davon erst bei der nächsten Rechnung.
Ein Vertrag, den man nicht noch einmal durchliest, verlängert sich von selbst.
Das Formular wird von Hand ausgefüllt und anschließend erneut eingegeben
Ein Beitrittsantrag, ein Schadensfall, ein am Laderampenbereich unterzeichneter Lieferschein, ein Abholformular: von einem Mitarbeiter ausgefüllt, fotografiert oder gescannt und anschließend von einem anderen Mitarbeiter abgetippt. Doppelte Arbeit, und die Handschrift wird nie vollständig entziffert.
Papier verschwindet nicht; die erneute Eingabe hingegen schon.
Was die Lösung leistet, in einfacher Sprache ausgedrückt
Sechs Schritte, in der Reihenfolge, in der sie ablaufen. Der vierte Schritt ist entscheidend dafür, ob es sich um ein Lesehilfemittel oder um einen nachhaltigen Prozess handelt.
Das System übernimmt das Dokument an der Stelle, an der es eintrifft
Ein E-Mail-Postfach, ein Ordner SharePoint, ein Scanner, ein Portal, ein Foto, das auf dem Bahnsteig aufgenommen wurde. Jeder Kanal speist denselben Verarbeitungsprozess.
Das System liest das Dokument, unabhängig von seinem Format
Rechnung, Vertrag, Formular, Lieferschein: Die Erkennungsdienste erkennen den Dokumenttyp und extrahieren die entsprechenden Felder – Beträge, Daten, Parteien, Zeilen, angekreuzte Kästchen, vorhandene Unterschriften.
Das System wandelt das Bild in Daten um
Ein Lieferant, eine Nummer, ein Betrag, ein Fälligkeitsdatum, Positionen: benannte Felder, für die jeweils ein Vertrauensgrad festgelegt ist. Dieser Vertrauensgrad entscheidet über das weitere Vorgehen.
Die Lösung gleicht die Daten mit den bereits in Ihren Systemen vorhandenen Informationen ab
Gibt es den Lieferanten? Stimmt die Bestellung überein? Entspricht die Summe der Einzelposten der Rechnungssumme? Ist das Datum plausibel? Jede Abweichung wird vermerkt, und das System alarmiert daraufhin einen Mitarbeiter.
Das System fragt eine Person nur dann an, wenn etwas nicht übereinstimmt.
Das konforme Dokument wird freigegeben. Das fragwürdige Dokument wird einer Person angezeigt, wobei die Abweichung hervorgehoben und das Dokument daneben dargestellt wird. Diese Person korrigiert es oder lehnt es ab – und das innerhalb weniger Sekunden, anstatt es erneut eingeben zu müssen.
Die Lösung lässt sich in Ihre Systeme integrieren und führt Protokoll
Der Buchungseintrag, die Vertragsübersicht mit den Fälligkeitsterminen, die Kundenakte, der abgeglichene Lieferschein. Mit dem angehängten Originaldokument und dem Protokoll darüber, was von wem gelesen, geprüft und freigegeben wurde.
Ein konkretes Beispiel, Schritt für Schritt
Eine Lieferantenrechnung geht bei der „factures@“- Adresse eines industriellen KMU ein, das seine Buchhaltung in einem ERP führt und seine Einkäufe in Dynamics 365.
Was menschlich bleibt
Das Ziel ist nicht, die Validierung abzuschaffen, sondern sie nur dort zu verlangen, wo sie sinnvoll ist. Fünf Entscheidungen liegen weiterhin bei den benannten Personen.
Entscheidungen, die nicht delegiert werden können
Sie werden vor der Inbetriebnahme gemäß den Verarbeitungsvorschriften festgehalten und bei jeder Überprüfung erneut durchgesehen. Eine Verarbeitung, bei der Daten ohne Kontrolle in eine Datenbank ( ERP ) geschrieben werden, ist gefährlicher als die manuelle Dateneingabe, die sie ersetzt.
- Jede Abweichung zwischen dem Dokument und den Systemdaten – unbekannter Lieferant, nicht übereinstimmende Gesamtsumme, fehlende Bestellung – wird von einer Person geklärt.
- Jedes Dokument, das einen bestimmten Schwellenwert überschreitet oder als sensibel eingestuft wird – etwa ein Vertrag oder ein Nachtrag –, wird vor der Verbuchung freigegeben, unabhängig davon, was die Kontrolle besagt.
- Die Konfidenzschwellen, unterhalb derer ein ausgelesenes Feld einem Menschen präsentiert wird, werden fachlich festgelegt und je nach den festgestellten Fehlern verschärft oder gelockert.
- Die Ablehnung eines Dokuments und die Benachrichtigung des Lieferanten oder Kunden sind nach wie vor menschliche Handlungen.
- Die monatliche Überprüfung vergangener Fehler und häufiger Abweichungen: Sie ist es, die die Bearbeitung verbessert, nicht das Modell allein.
Die verwendeten Daten und ihre Anforderungen
Hier treffen zwei Datengruppen aufeinander: die eingehenden Dokumente und die Referenzsysteme, mit denen diese überprüft werden können. Die Qualität der Referenzsysteme entscheidet darüber, wie sinnvoll die Verarbeitung ist.
Die Quellen
- Eingehende Dokumente: native PDF-Dateien, Scans, Fotos, E-Mails, gescannte Papierformulare.
- Kanäle: Gemeinsame Posteingänge Exchange, Ordner SharePoint, Scanner, Portale, mobile Außendienst-Apps.
- Referenzdokumente: Lieferanten und Kunden im „ERP “ oder „ Dynamics 365 “, Bestellungen, Verträge, Zahlungsbedingungen.
- Geschäftliche Regeln: Schwellenwerte, Genehmigungswege, Befugnisübertragungen – oft nur im Kopf der Mitarbeiter vorhanden, müssen noch schriftlich festgehalten werden.
Was sie mitbringen müssen
- Eindeutige Referenzsysteme: Ein Lieferant, dessen Name auf drei verschiedene Arten geschrieben wird, macht eine Überprüfung unmöglich. Der Abgleich beginnt beim Referenzsystem.
- Lesbare Dokumente: Ein unscharfes Foto, ein Scan mit 100 dpi oder eine dicht geschriebene Handschrift sind schwer zu lesen. Die Qualitätsanforderungen werden anhand des Prototyps mit Ihren echten Dokumenten festgelegt.
- Eine repräsentative Stichprobe für den Prototyp: die letzten hundert eingegangenen Dokumente, nicht die zehn saubersten.
- Ein Prozessverantwortlicher, der die Schwellenwerte festlegt und die Fehler jeden Monat überprüft.
- Aufbewahrungsfristen: Wie lange und wo wird das Originaldokument aufbewahrt? – Das ist in erster Linie eine rechtliche und erst in zweiter Linie eine technische Frage.
Wo die Lösung funktioniert und welche wir als Erstes prüfen würden
Ein Anwendungsfall, der drei Architekturen zulässt. Ausschlaggebend sind die Sensibilität und der Umfang der Dokumente, und dieselbe Verarbeitungskette lässt sich ohne Neuprogrammierung übertragen.
Bei Microsoft
EmpfohlenDie Dienste Azure zum Lesen von Dokumenten, Power Automate zur Koordination, Dataverse oderERP zum Schreiben. Abrechnung pro Seite, ohne Hardware, in wenigen Wochen einsatzbereit.
In Ihren Räumlichkeiten
MöglichDie gleichen Lesedienste werden in Containern auf Azure Local, in Ihrem datacenter, ausgeführt, wenn die Dokumente reguliert sind oder das Lesevolumen das seitenweise Lesen zu kostspielig macht.
Ein Teil bei Microsoft, ein Teil in Ihren Räumlichkeiten
MöglichDie Koordination und Freigabe erfolgt über Power Platform ; das Einsehen vertraulicher Dokumente erfolgt in Ihren Räumlichkeiten. Die Abgrenzung richtet sich nach der Art des Dokuments.
Neben der Maschine
Möglich, am KaiLieferscheine und Etiketten direkt am Laderampenbereich eines Lagers vor Ort einlesen, wenn die Verbindung es nicht zulässt, auf die Zentrale zu warten.
Warum online – und was den Ausschlag für den Besuch in Ihren Räumlichkeiten gibt
Für diesen Anwendungsfall sind drei Kriterien ausschlaggebend. Das dritte Kriterium ist das überraschendste: Es hängt vom Umfang ab, nicht von der Vertraulichkeit.
| Kriterium | Was den Ausschlag gibt | Wohin? |
|---|---|---|
| Wo befinden sich die Systeme, in die die Daten eingegeben werden? | „L’ERP “, Dynamics 365, SharePoint, der gemeinsame Posteingang: Wenn alles in Microsoft 365 und Azure, ist die Orchestrierung dort nativ integriert, und die Seitenanzeige lässt sich am einfachsten in Betrieb nehmen. | Online |
| Die Vertraulichkeit der Dokumente | Patientenakten, Bankdaten, vertragsrelevante Dokumente: Wenn ein Text vorschreibt, dass diese nicht von einem Online-Dienst gelesen werden dürfen, erfolgt das Lesen in Containern in Ihren Räumlichkeiten – die Orchestrierung kann bei Microsoft verbleiben. | Hybrid oder on-premises |
| Das monatliche Seitenvolumen | Bei einigen Tausend Seiten pro Monat ist das Lesen pro Seite am günstigsten. Ab Hunderttausenden – beispielsweise bei einem Versicherer, einem Digitalisierungsdienstleister oder einer Behörde – wird die lokale Berechnung günstiger. Die Schwelle wird über einen Zeitraum von drei Jahren berechnet. | On-premises über der Schwelle hinaus |
Microsoft führt seine Dienste für Dokumentenverarbeitung, Sprachverarbeitung und Bildverarbeitung als solche auf, die lokal ausgeführt werden Azure Local ausgeführt werden, auch im Offline-Betrieb. Wir überprüfen dies vor jedem Angebot für jeden einzelnen Auftrag: Die Liste ändert sich von Quartal zu Quartal.
Womit die Lösung verbunden ist
Ein Dokument, das gelesen, aber nirgendwo niedergeschrieben wurde, hat nichts gebracht. Der Wert liegt in der Vernetzung – und das ist schon seit langem unser Metier, lange vor der künstlichen Intelligenz.
Infrastruktur – wenn sie notwendig ist
Für die meisten Unternehmen keine: Bei Microsoft wird das Lesen pro Seite abgerechnet. Wenn aufgrund von Datenvolumen, Latenz oder Datenschutzgründen eine lokale Ausführung vorzuziehen ist, dimensionieren wir auch die erforderliche Recheninfrastruktur.
Hunderttausende Seiten pro Monat
Ein Versicherer, ein Digitalisierungsdienst, eine Behörde, ein Unternehmen mit Vertraulichkeitsvereinbarung: Die Lesedienste werden in Containern lokal Azure lokal auf validierten Dell-Knoten ausgeführt, bei Bedarf mit Grafikkarten, je nach Datenvolumen. Der Dell-Speicher nimmt die Originaldokumente entgegen und sorgt für deren Aufbewahrung. Es handelt sich um eine Variante dieses Anwendungsfalls, nicht um einen anderen: dieselbe Kette, ein anderer Ausführungsort.
Wie wir das Projekt umsetzen
Fünf Schritte. Der Prototyp wird anhand Ihrer letzten hundert Dokumente erstellt, nicht anhand der zehn fehlerfreiesten – nur so lässt sich die tatsächliche Durchlaufquote ohne manuelles Eingreifen ermitteln.
Der Rahmen: Der Prozess, wie er ist
Wer erhält was, über welchen Kanal, wer erfasst was wo, wer bestätigt es, welche Abweichungen treten auf? Und der Stand der Referenzdaten: Ein Lieferant mit drei verschiedenen Schreibweisen ist hier zu sehen.
Die Architektur und die Regeln
Online, hybrid oder lokal – je nach Sensibilität und Umfang. Die Vertrauensschwellen, Kontrollen und Freigabeprozesse werden gemeinsam mit den Fachabteilungen festgelegt.
Der Prototyp, basierend auf Ihren letzten hundert Dokumenten
Die gesamte Kette, basierend auf den tatsächlichen Belegen des letzten Monats. Dabei werden die Quote der korrekt gelesenen Felder, die Quote der ohne Eingriff durchgelaufenen Belege sowie die Validierungszeit der übrigen Belege ermittelt.
Eine realistische Durchlaufrate liegt selten über dem Wert, den der Prototyp liefert: Das ist der Wert, den man im Auge behalten sollte, nicht der aus einer Broschüre.
Anschluss und Inbetriebnahme
„ERP “, Dynamics 365, SharePoint, der gemeinsame Posteingang, der Bestätigungsbildschirm unter Teams. Zunächst parallel zur manuellen Eingabe, später dann ausschließlich als Dokumenttyp.
Der Erhalt
Die Fehler werden monatlich überprüft, die Schwellenwerte angepasst, neue Dokumenttypen hinzugefügt und der Verbrauch überwacht.
Geschätzte Dauer: acht bis zwölf Wochen vom ersten „ assessment “ bis zur Inbetriebnahme für eine erste Dokumentart – meist Lieferantenrechnungen – und einen Kanal. Dies ist eine Größenordnung, keine feste Zusage: Die genaue Ermittlung ist Teil der Arbeit. Die zweite Dokumentart kostet nur einen Bruchteil der ersten: Die Infrastruktur und die Anbindungen sind bereits vorhanden.
Geltungsbereich und Grenzen
Was die Verarbeitung nicht leistet und was wir nicht versprechen. Kein Dokument wird zu hundert Prozent korrekt gelesen, und der Prozess ist genau darauf ausgelegt.
Ein Feld wird manchmal mit einem hohen Konfidenzgrad falsch gelesen
Eine 3, die als 8 gelesen wird, ein Datum in einem unerwarteten Format, ein fehlendes Währungssymbol. Die Überprüfung Ihrer Systeme erfasst die meisten dieser Fehler – das ist ihre Aufgabe –, aber nicht alle. Die Schwellenwerte und Kontrollen werden bei den wichtigen Feldern verschärft, allen voran Beträge und Fälligkeitstermine.
Die Durchlaufquote ohne Eingriffe entspricht nicht der in der Broschüre angegebenen
Das hängt von der Qualität Ihrer Dokumente, Ihren Referenzsystemen und der Vielfalt Ihrer Lieferanten ab. Wir ermitteln dies anhand eines Prototyps auf der Grundlage Ihrer tatsächlichen Dokumente, und genau dieser Wert ist im Angebot angegeben.
Unzureichende Referenzrahmen führen zu einer unvollständigen Überprüfung
Wenn der Lieferant dreimal vorkommt, schlägt der Abgleich in drei von vier Fällen fehl, und alles wird zur manuellen Überprüfung weitergeleitet. Die Bereinigung der Datenbestände erfolgt vor der Inbetriebnahme – und behält ihren Wert auch für alle weiteren Schritte.
Handschriftliche Texte und beschädigte Dokumente haben ihre Grenzen
Die Dienste erkennen Handschrift, wobei die Fehlerquote höher ist als bei gedruckten Texten. Ein schlecht fotografiertes Formular oder ein Scan von minderer Qualität lassen sich nur schwer erkennen. Der akzeptable Qualitätsstandard wird anhand des Prototyps mit Ihren echten Dokumenten festgelegt.
Die Kosten werden pro Seite berechnet
Online kostet jede gelesene Seite etwas, und eine zehnseitige Rechnung kostet das Zehnfache einer einseitigen Rechnung. Wir berechnen den Preis auf der Grundlage Ihres tatsächlichen Volumens und ermitteln den Schwellenwert, ab dem die Kosten pro Seite sinken.
Automatisierung ersetzt keine Entscheidung
Es liest, prüft und schreibt das, was übereinstimmt. Das Bezahlen einer Rechnung, die Anerkennung eines Schadensfalls und die Verlängerung eines Vertrags bleiben menschliche Entscheidungen, wobei Ihre bisherigen Rechte und Befugnisse erhalten bleiben.
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Senden Sie uns Ihre letzten hundert Dokumente
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Was wir anbieten, ist ein Treffen mit den Ingenieuren, die die Arbeit ausführen werden. Assessment – Prototyp und Anschluss sind Teil des Projekts. Die vorherige Beratung ist kostenlos.
Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis
Microsoft Solutions Partner und Dell Technologies Gold Partner. Ablesung, Vorschriften, Anschluss an das „ERP “ und – bei entsprechendem Volumen – die Infrastruktur, alles aus einer Hand.
Renens VD +41 21 806 37 15
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