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Microsoft 365 : vous payez déjà pour tout. La question : quelles fonctionnalités avez-vous activées ?
L’abonnement contient la messagerie, les documents, la visioconférence, la téléphonie, la protection des données et la gestion des ordinateurs. Beaucoup d’entreprises en utilisent trois.Les services que vous n’avez pas activés sont payés au même prix que ceux que vous utilisez tous les jours. Et ceux que vous avez activés fonctionnent presque toujours avec la configuration d’origine, celle que Microsoft livre pour tout le monde. Un environnement Microsoft 365 se configure, se surveille et se reprend en main — il ne s’installe pas une fois pour toutes.
Trois choses que l’abonnement ne fait pas tout seul
Aucune des trois n’est une panne, et c’est pour cela que personne ne les signale. Elles se voient le jour d’un contrôle, d’un départ, ou d’une demande d’assurance.
Les services sont payés, la moitié n’a jamais été activée
La protection des documents, la gestion des ordinateurs, la téléphonie, l’analyse des courriels frauduleux : tout cela est compris dans des abonnements que beaucoup d’entreprises paient déjà sans les avoir mis en service. Le coût est engagé, le bénéfice non.
Le premier travail est de savoir ce que vous avez déjà.
La configuration d’origine est la même pour toutes les entreprises
Microsoft livre un environnement qui doit fonctionner pour une association de trois personnes comme pour un groupe de cent mille. Il est donc ouvert par construction : accessible depuis n’importe quel appareil, depuis n’importe quel pays, et sans distinction entre un document interne et un document qui peut sortir.
Ce qui protège une entreprise est ce qu’on ajoute ensuite.
Les documents ont suivi les personnes, pas l’organisation
Chacun a rangé ses fichiers là où c’était le plus simple : son espace personnel, une conversation, un partage improvisé. Rien n’est perdu, et rien n’est retrouvable par quelqu’un d’autre. Le jour d’un départ, l’entreprise découvre ce qui vivait dans un seul compte.
Un document appartient à une équipe, pas à une personne.
Microsoft modifie le service en continu, et ne vous demande pas votre avis.
Un serveur installé dans vos locaux reste tel que vous l’avez laissé jusqu’au jour où vous décidez d’y toucher. Un abonnement Microsoft 365, non : des fonctions apparaissent, des réglages par défaut changent, des services sont renommés ou retirés, et les annonces arrivent dans une console d’administration que personne n’ouvre.
Conséquence pratique : ce que vous avez configuré il y a deux ans n’est pas ce qui fonctionne aujourd’hui. C’est la raison pour laquelle un environnement Microsoft 365 demande une exploitation régulière et pas seulement une mise en place — et c’est aussi ce qui distingue un prestataire qui a ouvert votre abonnement d’un prestataire qui le suit.
Ce que contient votre abonnement, service par service
Chacun de ces services a sa page, avec ce qu’il fait, ce qu’il demande et ce qu’il ne fait pas. Commencez par celui qui vous a amené ici : aucun ne se met en place indépendamment des autres, mais un seul décide de l’ordre.
La messagerie de l’entreprise
Courriels, calendriers partagés, listes de diffusion et boîtes communes. Sur un serveur dans vos locaux, en ligne, ou les deux ensemble.
Voir la page → SharePointLes documents de l’entreprise
L’endroit où vivent les dossiers d’équipe, avec l’historique des versions et des droits d’accès qui suivent l’organisation.
Voir la page → OneDrive for BusinessLes fichiers de chaque collaborateur
L’espace personnel, synchronisé sur l’ordinateur et récupérable par l’entreprise le jour d’un départ.
Voir la page →Le travail en équipe et la visioconférence
Les conversations, les réunions et le partage d’écran. C’est la porte d’entrée quotidienne de la suite : elle affiche les documents, le calendrier et le téléphone au même endroit.
La téléphonie de l’entreprise
Vos numéros suisses, l’accueil téléphonique et les groupes d’appel dans l’application que vos collaborateurs ouvrent déjà.
Voir la page → Microsoft Entra IDLes identités et les accès
L’annuaire des comptes de vos collaborateurs. C’est lui qui décide de ce que chacun voit, et c’est la première chose à arrêter.
Voir la page → Microsoft IntuneLa gestion des ordinateurs et des téléphones
Préparer un appareil à distance, y installer ce qu’il faut, et l’effacer s’il disparaît — sans que personne passe le chercher.
Voir la page → Accès conditionnelQui entre, depuis où, et sur quel appareil
La condition posée avant l’ouverture d’une session : un appareil connu, une vérification supplémentaire, ou rien du tout depuis l’étranger.
Voir la page → Data Loss PreventionEmpêcher l’envoi d’un document vers l’extérieur
L’analyse du contenu avant l’envoi : un numéro de carte, un contrat, un fichier de salaires qui part vers une adresse privée.
Voir la page → Copilot pour Microsoft 365L’assistant qui travaille dans vos documents
Il rédige, résume et retrouve — à partir de ce que la personne a déjà le droit de voir. C’est pourquoi les droits d’accès se règlent avant.
Voir la page → Microsoft Copilot StudioLes assistants que vous construisez vous-même
Un assistant branché sur vos propres données pour répondre aux questions internes ou à celles de vos clients.
Voir la page → MigrationMicrosoft 365 : cinq migrations, dans le bon ordre
Cinq migrations et un seul calendrier. La première décide de toutes les autres, et elle ne se rattrape pas.
Voir la page →Dans vos locaux ou chez Microsoft : les deux réponses sont justes
Une partie de ce que contient Microsoft 365 existe aussi en version installée sur vos propres serveurs, et cette version reste maintenue par Microsoft. Le bon choix dépend de vos obligations et de vos objectifs, pas de la mode.
Ce que nous installons et maintenons encore aujourd’hui
Des entreprises gardent tout ou partie de leur informatique sur leurs serveurs, pour des raisons de confidentialité, de contrainte sectorielle, de latence ou d’applications qui ne savent pas fonctionner autrement. Ces raisons sont légitimes, et elles ne disparaissent pas parce qu’un service en ligne existe.
- Exchange Server — la messagerie sur votre serveur, y compris la version d’abonnement maintenue par Microsoft.
- SharePoint Server — les documents et les sites d’équipe, installés dans vos locaux.
- Skype for Business Server — la téléphonie et les réunions, sur votre infrastructure, dans la version d’abonnement maintenue par Microsoft.
- Les serveurs de fichiers, les contrôleurs de domaine et l’annuaire interne dont tout le reste dépend.
Ce que l’abonnement fournit sans matériel de votre côté
Plus de serveur à remplacer tous les cinq ans, plus de mise à jour à planifier un dimanche, et un service accessible depuis n’importe où. En échange, vous acceptez que le rythme des évolutions ne soit plus le vôtre, et que la disponibilité dépende de votre lien vers Internet.
- Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive et Microsoft Teams.
- La protection des documents et la gestion des appareils, comprises dans les abonnements les plus complets.
- L’assistant Copilot, qui n’existe que dans la version en ligne.
- Le choix du pays d’hébergement des données, arrêté à l’ouverture de votre compte — la Suisse en fait partie.
Un prestataire qui ne sait faire qu’une des deux réponses vous proposera toujours celle-là.
Les mêmes ingénieurs installent un serveur Exchange dans vos locaux et migrent une messagerie vers Microsoft 365. C’est cela qui permet de vous conseiller sur vos enjeux et vos objectifs plutôt que sur ce qui se trouve dans notre catalogue — et c’est vérifiable : demandez des références des deux côtés.
Dans la pratique, la réponse est rarement l’une ou l’autre. La plupart des entreprises que nous suivons fonctionnent avec les deux en même temps, et pendant des années : c’est un état durable, pas une étape de transition.
L’environnement mixte est un choix, pas un chantier inachevé
Faire fonctionner ensemble un serveur dans vos locaux et les services en ligne demande un annuaire unique, une messagerie cohérente et des règles d’accès communes. C’est un sujet à part entière, et il a sa page.
Un abonnement laissé dans sa configuration d’origine accorde sa confiance à toute personne qui présente un mot de passe valable. Y compris à quelqu’un qui a obtenu celui d’un de vos collaborateurs.
Ce n’est pas un défaut du produit : Microsoft livre un environnement qui doit fonctionner partout, pour tout le monde, dès la première heure. Ce qui distingue une entreprise protégée d’une entreprise exposée, ce sont les décisions prises après — et elles se prennent en une journée de travail, pas en six mois.
Le mot de passe seul ne protège plus rien
Un mot de passe se devine, se réutilise sur un autre site, ou se donne à quelqu’un qui imite un courriel de votre direction. La vérification en deux étapes ferme cette porte, et l’accès conditionnel décide ensuite depuis quels appareils et quels pays une session peut s’ouvrir.
Un document part plus facilement qu’il n’entre
Un fichier de salaires expédié vers une adresse privée, un contrat transféré à un ancien collègue : rien de tout cela n’est un piratage, et rien ne l’empêche par défaut. La protection des documents analyse le contenu avant l’envoi.
Un appareil perdu emporte tout ce qui était dessus
Un ordinateur portable oublié dans un train contient la messagerie, les documents synchronisés et les sessions ouvertes. Tant que l’appareil n’est pas géré, il n’y a rien à effacer à distance et rien à prouver à votre assurance.
Trois façons de nous confier le travail
Elles ne s’excluent pas, et la plupart des entreprises que nous suivons sont passées de la première à la troisième. Aucune ne demande de changer de fournisseur pour le reste de votre informatique.
L’administration de votre environnement actuel
Votre abonnement fonctionne déjà, ouvert il y a des années par quelqu’un qui n’est plus là. Nous lisons la configuration réelle : les comptes qui existent encore, ceux qui ont des droits d’administration, les services payés et jamais activés, les vérifications d’identité absentes, les partages ouverts vers l’extérieur. Puis nous vous disons ce que nous ferions, dans quel ordre, et ce que nous laisserions tel quel.
Le projet : activer un service qui ne l’est pas encore
La vérification en deux étapes pour tout le monde, la gestion des ordinateurs, la protection des documents, la téléphonie dans Microsoft Teams, l’arrivée de Copilot. Chacun est un travail délimité, avec une date de fin et un retour arrière prévu. Les mêmes ingénieurs vont jusqu’au bout, et la formation des personnes qui répondront aux questions fait partie du travail, pas d’une option.
L’exploitation au quotidien
C’est la réponse au fait que le service change sans vous prévenir. Nous lisons les annonces de Microsoft à votre place, nous vous disons celles qui vous concernent, nous appliquons ce qui doit l’être et nous répondons à vos collaborateurs. Un incident qui dépasse ce que la console montre part en dossier chez Microsoft, ouvert par nous. Le détail des heures de couverture et de la façon dont un appel est pris est sur la page Infogérance.
Les questions qu’on nous pose avant de commencer
Six réponses courtes. Les sujets qui demandent davantage ont leur page, et le lien est dans la réponse.
Office 365 ou Microsoft 365, est-ce la même chose ?
Oui. Microsoft a renommé la suite en Microsoft 365 en avril 2020, et le nom Office 365 ne désigne plus d’abonnement en vente. Vos anciens documents, vos factures et une bonne partie d’internet portent encore l’ancien nom : c’est bien le même produit.
Le mot Office continue d’exister pour les logiciels eux-mêmes — Word, Excel, Outlook, PowerPoint — qui font partie de l’abonnement. Les autres noms qui ont changé sont dans le glossaire.
Nos données restent-elles en Suisse ?
C’est possible, et cela se décide à l’ouverture de votre compte. Microsoft propose un hébergement des données en Suisse pour les services principaux — la messagerie, les documents et Microsoft Teams. Le pays est enregistré au moment de la création et n’est pas un réglage qu’on change ensuite d’un clic.
Ce qui se fait : on vérifie où se trouve votre compte actuel avant toute autre chose, parce que la réponse change ce qui est possible par la suite. Si votre secteur vous impose davantage, une partie de votre informatique peut rester sur vos propres serveurs.
Faut-il tout migrer d’un coup ?
Non, et c’est même rarement une bonne idée. Une arrivée sur Microsoft 365 est en réalité cinq migrations : les comptes de vos collaborateurs, la messagerie, les documents, les ordinateurs et la façon de travailler. Leur ordre est la seule partie qui ne se négocie pas.
Le détail de cet ordre, et ce qu’il coûte de le prendre à l’envers, est sur la page Migration Microsoft 365.
Exchange : notre messagerie fonctionne encore sur un serveur dans nos locaux. Faut-il l’arrêter ?
Pas nécessairement. Exchange Server existe toujours en version maintenue par Microsoft, et rester sur un serveur dans vos locaux est une réponse défendable : ce qui compte, c’est d’être sur une version qui reçoit encore des correctifs.
Les versions, les dates de fin de support et les six trajets possibles sont sur la page Exchange, sur vos serveurs et en ligne. Nous faisons les deux, et c’est de là que vient le conseil.
Peut-on garder notre prestataire actuel pour le reste ?
Oui, et cela se passe bien quand le partage est écrit au début : qui touche à quoi, qui est appelé pour quel type de panne, et ce que chacun a le droit de modifier. Nous travaillons régulièrement à côté du prestataire qui tient le réseau, les serveurs ou le logiciel métier de nos interlocuteurs.
Ce qui ne fonctionne pas, c’est deux prestataires qui administrent le même environnement sans se le dire. Le partage des droits d’administration fait partie de la première étape.
Ce que nous ne faisons pas
Nous ne formons pas vos collaborateurs à l’usage quotidien des logiciels : apprendre Excel ou construire une présentation n’est pas notre métier, et des organismes le font mieux que nous en Suisse romande.
En revanche, la formation des personnes qui répondront aux questions en interne fait partie du travail, et elle n’est pas une option facturée à part. Ce sont elles qui absorbent les questions de la première semaine, et c’est ce qui fait la différence entre un service adopté et un service subi.
Les pages voisines
Ce qui touche à Microsoft 365 sans être un service de l’abonnement.
Infogérance
Les heures de couverture, la façon dont un appel est pris, ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. C’est la page qui décrit l’exploitation régulière.
Lire la page Fusion, acquisition, séparationMigration d’un compte Microsoft 365 à un autre
Deux entreprises se rapprochent, ou une activité se sépare : deux comptes ne se fusionnent jamais, et c’est cette contrainte qui dessine le projet.
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Microsoft 365 traite la messagerie, les documents et les ordinateurs. Les applications métier qui fonctionnent sur vos serveurs, elles, se déplacent vers Azure.
Lire la page Les deux ensembleEnvironnement hybride
Un annuaire unique, une messagerie cohérente et des accès communs entre vos serveurs et les services en ligne. L’état durable de la plupart des entreprises.
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Les serveurs, les ordinateurs, la téléphonie et les identités. Microsoft 365 est une partie de cet ensemble, et l’ensemble a sa page.
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Ce que veut dire tenant, Entra ID, hybride, ou n’importe lequel des noms que Microsoft a changés depuis 2020. Sans jargon, une entrée par terme.
Lire la pageLe premier rendez-vous est avec les ingénieurs
Une heure sur votre environnement tel qu’il est : ce que vous payez déjà, ce qui est activé, ce qui protège vos données aujourd’hui, et ce qui fonctionne encore sur vos propres serveurs. Vous repartez avec la liste de ce qui est déjà à votre disposition et de ce qui manque, par ordre de gravité.
Ce que nous offrons, c’est la rencontre des ingénieurs qui feront le travail. Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis — +41 21 806 37 15