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OneDrive appartient à une personne. Pas à une équipe.
C’est la confusion qui coûte le plus cher, et elle se découvre le jour d’un départ.OneDrive for Business donne à chaque collaborateur un espace de travail synchronisé sur ses appareils, avec l’historique des versions et la récupération des fichiers supprimés. Il remplace la clé USB et le dossier personnel du serveur de fichiers — il ne remplace pas le dossier partagé d’un service, et confondre les deux se paie plus tard.
Ce qui se passe quand chacun s’organise seul
Aucun de ces gestes n’est malveillant. Ce sont des solutions trouvées par des gens qui voulaient travailler, faute d’un endroit prévu pour le faire.
Des documents de travail vivent sur une clé USB
Elle passe d’un ordinateur à l’autre, se perd dans une poche de veste, et personne ne sait ce qu’elle contenait.
Les mêmes fichiers deviennent accessibles depuis n’importe quel appareil de la personne, sans rien transporter.
Un collaborateur dépose des fichiers sur un service personnel
Il veut y accéder de chez lui le soir. Le service qui héberge ces documents n’est lié à votre entreprise par aucun contrat.
Un espace professionnel supprime la raison même du geste, ce qui marche bien mieux qu’une note de service.
Un ordinateur portable tombe en panne un vendredi
Le disque ne redémarre pas, et la dernière sauvegarde connue date d’un moment que personne ne veut avouer.
Les fichiers redescendent sur la machine de remplacement dès la première connexion.
Une pièce jointe circule en cinq versions différentes
Chacun annote la sienne et la renvoie. Personne ne sait laquelle fait foi, et la fusion se fait à la main.
Un lien remplace la pièce jointe : tout le monde ouvre le même document, et l’historique des versions garde les états précédents.
Les dossiers d’un service entier sont dans l’espace d’une personne
C’était pratique au début. Cette personne part, son compte doit être fermé, et le service découvre que ses documents dépendaient d’elle.
C’est exactement ce que la ligne de partage évite, et c’est pour cela qu’elle se décide avant de déplacer quoi que ce soit.
Où va quoi, et pourquoi le décider avant de migrer
La question n’est pas technique : les deux espaces se synchronisent de la même façon et se ressemblent dans l’explorateur de fichiers. La question est de savoir à qui appartient le document quand la personne n’est plus là.
L’espace personnel
OneDrive — il appartient à la personne
- Le travail en cours, tant qu’il n’est pas devenu le document de référence de quelqu’un d’autre.
- Les documents de la fonction : notes, préparations, tableaux de suivi personnels.
- Le Bureau, les Documents et les Images de l’ordinateur, redirigés automatiquement.
- Ce qui se partage ponctuellement avec deux ou trois personnes, par un lien.
L’espace d’équipe
SharePoint et Teams — il appartient au service
- Les dossiers d’un service : offres, contrats, dossiers clients, procédures.
- Tout ce qui doit survivre à un départ, sans qu’on ait à y penser au moment du départ.
- Ce que plusieurs personnes modifient régulièrement, et dont la dernière version fait foi.
- Ce qui porte une durée de conservation décidée par l’entreprise ou imposée par un contrat.
Les deux espaces se rejoignent dans le même explorateur de fichiers : pour la personne qui travaille, la différence ne se voit pas. Elle se voit le jour où le compte est fermé.
Ce que les utilisateurs constatent
Six différences visibles dès les premières semaines — et deux qui n’apparaissent que le jour d’un incident.
Le Bureau et les Documents suivent l’utilisateur
Les dossiers Windows habituels sont redirigés vers l’espace personnel. Personne ne change ses habitudes, et rien ne reste sur le seul disque de la machine.
Les fichiers occupent la place qu’ils veulent
Ils apparaissent tous dans l’explorateur, mais ne descendent sur le disque qu’à l’ouverture. Un ordinateur avec un petit disque voit quand même tout.
Les versions précédentes sont conservées
Un document écrasé par erreur se remet dans son état de la veille, sans passer par une demande de restauration.
Un fichier supprimé se récupère seul
La corbeille est accessible à l’utilisateur, ce qui règle la grande majorité des demandes qui arrivaient jusque-là au support.
Le partage vers l’extérieur devient traçable
Un lien peut expirer, demander une authentification, ou n’autoriser que la lecture — et vous savez ce qui a été partagé, avec qui.
Un ordinateur volé ne donne plus les fichiers
L’accès dépend du compte, pas du disque. Il se retire à distance, indépendamment de l’appareil lui-même.
La synchronisation n’est pas une sauvegarde
C’est le malentendu le plus répandu, et nous préférons le dire tôt : ce qui est supprimé se synchronise aussi. L’historique des versions et la corbeille couvrent l’erreur ordinaire — la suppression massive, le rançongiciel et l’effacement volontaire demandent une sauvegarde distincte.
Nous posons donc la question de la sauvegarde au moment de la migration, pas comme un chantier séparé à prévoir plus tard.
Comment nous procédons
Cinq étapes, dans cet ordre. La deuxième est celle qui décide de la valeur du reste : sans elle, on déplace le désordre au lieu de le régler.
Regarder ce que contient le serveur de fichiers
Le volume, l’ancienneté réelle des documents, les dossiers que plus personne n’ouvre, et les droits d’accès accumulés depuis des années. Beaucoup de ce qui est là n’a pas besoin d’être déplacé.
Décider la ligne de partage, service par service
Ce qui appartient à une personne va dans son espace ; ce qui appartient à un service va dans l’espace d’équipe. Cette décision se prend avec les responsables concernés, pas depuis le service informatique, parce qu’eux seuls savent ce qui doit survivre à un départ.
Reprendre les droits d’accès au lieu de les recopier
Recopier les droits d’un serveur de fichiers reproduit vingt ans d’exceptions. C’est le moment de repartir des groupes réels, et le seul où cela ne coûte presque rien.
Migrer par vagues, un service à la fois
Chaque service est accompagné au moment où il bascule. Les documents restent accessibles à l’ancien endroit jusqu’à ce que la vague soit terminée.
Écrire ce qui se passe à l’arrivée et au départ d’une personne
Qui reprend l’espace d’un collaborateur qui part, combien de temps il est conservé, et qui décide. Sans cette procédure, le premier départ rouvre toute la question.
Ce qu’il faut savoir avant de vous décider
Quatre questions qui reviennent à chaque migration, et la dernière est celle que nous préférons traiter tôt.
Que devient l’espace d’une personne qui part ?
Il est conservé pendant une durée que vous définissez, et son responsable peut y accéder pour reprendre ce qui doit l’être. C’est un réglage : laissé par défaut, il ne correspond presque jamais à ce que l’entreprise attend.
Faut-il garder le serveur de fichiers ?
Souvent pour un temps, et parfois durablement : une application métier qui écrit dans un dossier réseau, un plan de production, un automate. Ces cas se traitent à part, plutôt que de retarder toute la migration.
Et les fichiers très volumineux ou très nombreux ?
Les dossiers de conception, les archives photo et les bases de données ne se comportent pas comme des documents de bureau. Ils se repèrent au relevé initial, et se traitent avec la solution qui leur convient.
Ce que nous ne faisons pas
Nous ne déplaçons pas un serveur de fichiers tel quel, dossier pour dossier, sans reprendre la ligne de partage ni les droits d’accès. Ce serait plus rapide à facturer, et vous rappelleriez deux ans plus tard pour le même problème.
Pour aller plus loin
L’espace personnel n’est qu’une pièce. Les documents d’équipe, les droits d’accès et ce qui a le droit de sortir se traitent à côté.
Les documents qui appartiennent à un service
SharePoint : ranger les documents d’équipe, et les retrouver.La migration vers Microsoft 365
Le chantier complet : messagerie, documents, reprise des données et accompagnement.Empêcher un document de partir
Ce qu’un lien de partage peut emporter, et comment le repérer avant qu’il parte.Décider qui peut ouvrir ces fichiers
L’accès conditionnel : depuis quel appareil, depuis où, et à quelles conditions.Préparer les ordinateurs à la bascule
La redirection des dossiers et la synchronisation se déploient depuis la gestion des appareils.Les termes du métier, expliqués
Synchronisation, historique des versions, lien de partage : le vocabulaire sans jargon.Décrivez-nous vos dossiers, nous vous dirons ce qui va où.
Le premier échange sert à regarder ce que contient votre serveur de fichiers et à tracer la ligne de partage avec vous. Vous y rencontrez les personnes qui conduiront la migration.
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