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OneDrive gehört einer Person. Nicht einem Team.
Verwirrung ist das, was am meisten kostet, und sie kommt erst am Tag der Abreise ans Licht.OneDrive for Business bietet jedem Mitarbeiter einen auf allen Geräten synchronisierten Arbeitsbereich mit Versionsverlauf und der Möglichkeit, gelöschte Dateien wiederherzustellen. Es ersetzt den USB-Stick und den persönlichen Ordner auf dem Dateiserver– es ersetzt jedoch nicht den freigegebenen Ordner einer Abteilung, und eine Verwechslung der beiden hat später Konsequenzen.
Was passiert, wenn sich jeder für sich allein organisiert
Keine dieser Handlungen ist böswillig. Es handelt sich um Lösungen, die von Menschen gefunden wurden, die arbeiten wollten, aber keinen dafür vorgesehenen Ort hatten.
Arbeitsdokumente werden auf einem USB-Stick gespeichert
Sie wandert von einem Computer zum anderen, geht in einer Jackentasche verloren, und niemand weiß, was darauf gespeichert war.
Auf dieselben Dateien kann von jedem Gerät der Person aus zugegriffen werden, ohne dass etwas mitgenommen werden muss.
Ein Mitarbeiter speichert Dateien auf einem privaten Server
Er möchte abends von zu Hause aus darauf zugreifen. Der Dienst, bei dem diese Dokumente gehostet werden, steht in keiner vertraglichen Beziehung zu Ihrem Unternehmen.
Ein professioneller Rahmen hebt den eigentlichen Grund für die Handlung auf, was viel besser funktioniert als ein Dienstvermerk.
An einem Freitag geht ein Laptop kaputt
Die Festplatte lässt sich nicht mehr starten, und die letzte bekannte Sicherung liegt schon so lange zurück, dass niemand zugeben will, wann genau das war.
Die Dateien werden bereits bei der ersten Verbindung auf den Ersatzrechner übertragen.
Ein Anhang kursiert in fünf verschiedenen Versionen
Jeder kommentiert seine eigene Version und schickt sie zurück. Niemand weiß, welche Version maßgeblich ist, und die Zusammenführung erfolgt manuell.
Ein Link ersetzt den Anhang: Alle öffnen dasselbe Dokument, und im Versionsverlauf werden frühere Versionen gespeichert.
Die Akten einer ganzen Abteilung befinden sich im Arbeitsbereich einer Person
Am Anfang war das praktisch. Diese Person verlässt das Unternehmen, ihr Konto muss geschlossen werden, und die Abteilung stellt fest, dass ihre Unterlagen von ihr abhängig waren.
Genau das verhindert die Trennlinie, und deshalb wird sie festgelegt, bevor überhaupt etwas verschoben wird.
Was kommt wo hin, und warum sollte man das vor der Migration entscheiden?
Das ist keine technische Frage: Beide Speicherorte werden auf die gleiche Weise synchronisiert und sehen im Datei-Explorer gleich aus. Die Frage ist vielmehr, wem das Dokument gehört, wenn die betreffende Person nicht mehr da ist.
Der persönliche Bereich
OneDrive — es gehört der Person
- Die noch in Arbeit befindliche Arbeit, solange sie noch nicht zum Referenzdokument für jemand anderen geworden ist.
- Die Unterlagen der Funktion: Notizen, Vorbereitungen, persönliche Übersichtstabellen.
- Der Desktop, die Dokumente und die Bilder auf dem Computer werden automatisch weitergeleitet.
- Etwas, das gelegentlich über einen Link mit zwei oder drei Personen geteilt wird.
Der Team-Bereich
SharePoint und Teams — es gehört zur Abteilung
- Die Unterlagen einer Abteilung: Angebote, Verträge, Kundenakten, Verfahren.
- Alles, was einen Abschied überstehen muss, ohne dass man beim Abschied daran denken muss.
- Das, was mehrere Personen regelmäßig ändern, wobei die jeweils aktuelle Version maßgeblich ist.
- Das, wofür eine vom Unternehmen festgelegte oder vertraglich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist gilt.
Beide Bereiche sind im selben Datei-Explorer vereint: Für den Nutzer macht sich der Unterschied nicht bemerkbar. Er wird erst an dem Tag sichtbar, an dem das Konto geschlossen wird.
Was die Nutzer feststellen
Sechs Unterschiede, die schon in den ersten Wochen erkennbar sind – und zwei, die erst im Falle eines Zwischenfalls zutage treten.
Der Arbeitsbereich und die Dokumente folgen dem Benutzer
Die Windows werden in den persönlichen Bereich umgeleitet. Niemand muss seine Gewohnheiten ändern, und nichts bleibt auf der Festplatte des Rechners zurück.
Die Dateien nehmen so viel Platz ein, wie sie wollen
Sie werden alle im Explorer angezeigt, werden aber erst beim Öffnen auf die Festplatte geschrieben. Ein Computer mit einer kleinen Festplatte sieht trotzdem alles.
Frühere Versionen werden beibehalten
Ein versehentlich überschriebenes Dokument wird in den Zustand vom Vortag zurückversetzt, ohne dass eine Wiederherstellung angefordert werden muss.
Eine gelöschte Datei lässt sich von selbst wiederherstellen
Der Papierkorb ist für den Benutzer zugänglich, wodurch die überwiegende Mehrheit der Anfragen, die bisher beim Support eingingen, geklärt wird.
Die Weitergabe an Dritte lässt sich nun nachverfolgen
Ein Link kann nach einer bestimmten Zeit ablaufen, eine Authentifizierung erfordern oder nur Lesezugriff gewähren – und Sie wissen, was geteilt wurde und mit wem.
Ein gestohlener Computer liefert die Dateien nicht mehr aus
Der Zugriff hängt vom Konto ab, nicht von der Festplatte. Die Festplatte kann unabhängig vom Gerät selbst aus der Ferne entfernt werden.
Die Synchronisierung ist keine Datensicherung
Das ist das häufigste Missverständnis, und wir möchten es gleich zu Beginn klarstellen: Auch gelöschte Dateien werden synchronisiert. Der Versionsverlauf und der Papierkorb decken den üblichen Fehler ab – bei Massenlöschungen, Ransomware und absichtlichem Löschen ist jedoch ein separates Backup erforderlich.
Wir stellen daher die Frage nach der Datensicherung bereits zum Zeitpunkt der „ migration “, und nicht als separates Projekt, das erst später geplant werden muss.
So gehen wir vor
Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge. Der zweite Schritt ist entscheidend für den Wert des Ergebnisses: Ohne ihn verlagert man das Problem nur, anstatt es zu lösen.
Den Inhalt des Dateiservers anzeigen
Der Umfang, das tatsächliche Alter der Dokumente, die Akten, die niemand mehr öffnet, und die seit Jahren angesammelten Zugriffsrechte. Vieles davon muss gar nicht weggeräumt werden.
Die Trennlinie festlegen, Abteilung für Abteilung
Was einer Person gehört, kommt in ihren Bereich; was einer Abteilung gehört, kommt in den Team-Bereich. Diese Entscheidung wird gemeinsam mit den zuständigen Verantwortlichen getroffen, nicht von der IT-Abteilung aus, denn nur sie wissen, was nach einem Ausscheiden erhalten bleiben soll.
Zugriffsrechte übernehmen, anstatt sie neu einzugeben
Das Kopieren der Rechte eines Dateiservers spiegelt zwanzig Jahre voller Ausnahmen wider. Es ist an der Zeit, bei den tatsächlichen Gruppen neu anzufangen – und dies ist der einzige Zeitpunkt, zu dem dies fast nichts kostet.
Schrittweise Migration, Dienst für Dienst
Jeder Dienst wird zum Zeitpunkt der Umstellung begleitet. Die Dokumente bleiben am bisherigen Speicherort zugänglich, bis die Umstellungsphase abgeschlossen ist.
Beschreiben, was bei der Ankunft und bei der Abreise einer Person geschieht
Wer übernimmt den Arbeitsplatz eines ausscheidenden Mitarbeiters, wie lange wird er freigehalten, und wer entscheidet darüber? Ohne dieses Verfahren wird die gesamte Frage beim ersten Ausscheiden erneut aufgerollt.
Was Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden
Vier Fragen, die bei jedem „ migration “ immer wieder aufkommen – und die letzte davon möchten wir am liebsten gleich zu Beginn klären.
Was wird aus dem Platz eines Menschen, der geht?
Es wird für einen von Ihnen festgelegten Zeitraum aufbewahrt, und der zuständige Mitarbeiter kann darauf zugreifen, um die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Dies ist eine Einstellung: Die Standardeinstellung entspricht fast nie den Erwartungen des Unternehmens.
Soll der Dateiserver beibehalten werden?
Oft nur vorübergehend, manchmal aber auch dauerhaft: eine Fachanwendung, die in einen Netzwerkordner schreibt, ein Produktionsplan, eine SPS. Diese Fälle sollten separat behandelt werden, anstatt die gesamte „ migration “ zu verzögern.
Und was ist mit sehr großen oder sehr vielen Dateien?
Entwurfsunterlagen, Fotoarchive und Datenbanken verhalten sich nicht wie normale Bürodokumente. Sie werden bei der Erfassung zunächst katalogisiert und anschließend mit der jeweils geeigneten Lösung bearbeitet.
Was wir nicht tun
Wir verschieben einen Dateiserver nicht einfach so, Ordner für Ordner, ohne den Pfad und die Zugriffsrechte zu übernehmen. Das wäre zwar schneller abzurechnen, aber Sie würden uns zwei Jahre später wegen desselben Problems erneut anrufen.
Weiterführende Informationen
Der persönliche Bereich besteht nur aus einem Raum. Teamdokumente, Zugriffsrechte und die Frage, was nach außen gelangen darf, werden daneben geregelt.
Dokumente, die zu einer Abteilung gehören
SharePoint : Teamunterlagen ordnen und wiederfinden.Die „ migration “ in Richtung Microsoft 365
Das gesamte Projekt: E-Mail-System, Dokumente, Datenübernahme und Betreuung.Verhindern, dass ein Dokument versendet wird
Was ein geteilter Link mit sich bringen kann und wie man ihn erkennt, bevor er verschwindet.Festlegen, wer diese Dateien öffnen darf
Zugangsbeschränkung: Von welchem Gerät aus, von wo und unter welchen Bedingungen.Die Computer auf die Umstellung vorbereiten
Die Ordnerweiterleitung und die Synchronisierung werden über die Geräteverwaltung eingerichtet.Fachbegriffe erklärt
Synchronisierung, Versionsverlauf, Freigabelink: Fachbegriffe ohne Fachjargon.Beschreiben Sie uns Ihre Unterlagen, dann sagen wir Ihnen, was wohin gehört.
Der erste Austausch dient dazu, einen Überblick über den Inhalt Ihres Dateiservers zu gewinnen und gemeinsam mit Ihnen die Abgrenzung festzulegen. Dabei lernen Sie die Personen kennen, die die migration leiten werden.
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