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Microsoft 365 : cinq migrations, pas une. La première décide de toutes les autres.
Les comptes de vos collaborateurs d’abord. La messagerie, les documents, les ordinateurs et la façon de travailler viennent ensuite, dans cet ordre.Vous avez déjà des abonnements Microsoft 365, et une partie de votre informatique fonctionne encore sur vos serveurs. La question n’est pas de savoir si les données peuvent être déplacées : elles le peuvent toutes. La question est de savoir dans quel ordre, et ce que vous choisissez de ne pas emporter.
Trois erreurs de calendrier, et ce qu’elles coûtent
Aucune des trois n’est une erreur technique. Elles viennent toutes du même endroit : on a commencé par ce qui était facile à déplacer au lieu de commencer par ce dont tout le reste dépend.
La messagerie migre avant que l’annuaire des comptes soit décidé
L’annuaire, c’est la liste de vos collaborateurs et de ce à quoi chacun a accès. Tant qu’elle n’est pas arrêtée, chaque personne finit par exister deux fois : un compte ouvert dans l’urgence pour la messagerie, un autre ouvert ensuite pour le reste. Les deux ne se rejoignent pas tout seuls, et il faut choisir lequel abandonner, personne par personne.
L’annuaire des comptes se décide une fois, avant tout le reste.
Les documents sont migrés avant d’avoir été triés
Vingt ans de dossiers partagés arrivent tels quels dans le nouvel environnement. Rien n’est perdu, et rien n’est retrouvable : la recherche remonte quinze versions du même fichier, et les droits d’accès reproduisent un organigramme qui n’existe plus.
Trier coûte moins cher que migrer deux fois.
Les ordinateurs sont raccordés en dernier
Les données sont en ligne, mais chaque ordinateur est encore géré comme avant. Chacun travaille alors dans deux mondes : le fichier est dans le nouvel environnement, et l’ordinateur qui l’ouvre dépend toujours de l’ancien serveur.
Un ordinateur se prépare pendant la migration, pas après.
Deux comptes ne se fusionnent jamais.
Microsoft 365 sait renommer un compte, lui donner une autre adresse, lui transférer une boîte aux lettres. Il ne sait pas réunir deux comptes en un seul. Quand une même personne se retrouve avec deux identités — l’une ouverte pour le courrier, l’autre pour les documents — il faut en abandonner une, et tout ce qui y était attaché part avec elle.
Conséquence pratique : l’annuaire se décide en premier, avant qu’une seule donnée soit déplacée. C’est la seule décision de la migration qui touche tout le monde en même temps, et c’est aussi la seule qui ne se rattrape pas discrètement.
Les cinq migrations, et l’ordre dans lequel elles se mènent
Le contenu de chacune dépend de votre point de départ, et il change beaucoup d’une entreprise à l’autre. Leur ordre, lui, ne change pas — c’est la seule partie de la méthode qui ne se négocie pas.
Les comptes et l’annuaire
L’annuaire, c’est la liste de vos collaborateurs et de ce à quoi chacun a le droit d’accéder. On décide où cette liste vit : sur vos serveurs, dans Microsoft 365, ou dans les deux à la fois. On décide aussi comment chacun se connecte, et comment on vérifie que c’est bien lui.
Tout le reste s’y raccorde : c’est ce compte qui ouvrira le courrier, les documents et l’ordinateur. C’est aussi l’étape où l’on retire les comptes de personnes parties depuis des années — ils sont toujours là, et vous les payez tous les mois.
La messagerie et les calendriers
Boîtes aux lettres, archives, calendriers, contacts, et les adresses partagées par tout un service. C’est la partie la plus mécanique du projet, et celle qui réserve le moins de surprises.
Le vrai travail n’est pas le transfert. C’est de recenser tout ce qui envoie des messages sans être une personne : le logiciel de gestion qui expédie vos factures, le photocopieur qui envoie les documents numérisés, l’alarme informatique qui prévient quand une sauvegarde a échoué. Chacun est à reprendre un par un, et c’est ce qu’on oublie de compter.
Les documents
Les dossiers du serveur de fichiers, les documents personnels de chacun, les sites internes existants. Trois destinations différentes, et le choix se fait ensemble de dossiers par ensemble de dossiers.
C’est la seule étape dont le travail principal vous revient : décider ce qui monte, ce qui va aux archives, et ce qui n’a plus de raison d’exister. Nous fournissons l’inventaire, les volumes et la date à laquelle chaque dossier a été ouvert pour la dernière fois ; la décision se prend avec vos responsables.
Les ordinateurs de travail
Chaque ordinateur doit reconnaître le nouveau compte de la personne qui l’utilise, recevoir ses logiciels et ses réglages de sécurité, et fonctionner normalement le lendemain matin.
Deux façons de faire : reprendre un par un les ordinateurs existants, ou profiter du renouvellement pour que les machines neuves arrivent déjà prêtes. Le choix dépend de l’âge de vos machines, et il est traité pour lui-même sur la gestion des ordinateurs avec Microsoft Intune.
La façon de travailler
Les réunions, les conversations, le partage des documents, et souvent la téléphonie dans Microsoft Teams. C’est l’étape que les plans techniques traitent en une ligne, et c’est celle dont tout le monde se souvient.
Elle se prépare pendant les quatre autres. Les personnes qui répondront aux questions du matin sont désignées et formées avant le changement, pas après. Une migration techniquement parfaite dont personne ne change ses habitudes ne produit rien.
Exchange : votre messagerie fonctionne encore sur un serveur dans vos locaux
Alors la deuxième étape a ses propres contraintes : la version que vous utilisez, la date à laquelle Microsoft cessera de la corriger, et la période pendant laquelle les deux côtés doivent fonctionner ensemble. Le déroulé change, l’ordre des cinq migrations ne change pas.
Tous les spécialistes ne se valent pas
Six questions à poser à qui que ce soit, nous compris. Aucune ne demande une référence : toutes demandent un fait que vous pouvez vérifier pendant l’entretien, sans être informaticien.
| La question | Ce qu’une réponse solide contient | La nôtre |
|---|---|---|
| Qui fera le travail ?et pourrai-je le rencontrer | Le nom et le métier des personnes, pas celui d’une équipe. Et la possibilité de les voir avant de signer, pas seulement pendant la vente. | Les ingénieurs qui viennent au premier rendez-vous sont ceux qui mènent le projet. Nous menons les migrations Microsoft 365 en Suisse romande depuis nos trois agences, pas depuis un centre de services à distance. |
| Dans quel ordre menez-vous les migrations ?et pourquoi | Un ordre, une raison par étape, et ce qui arrive si on l’inverse. Une réponse qui commence par la messagerie mérite une deuxième question. | Les comptes des collaborateurs, la messagerie, les documents, les ordinateurs, la façon de travailler. Les comptes en premier, parce que deux comptes ne se fusionnent jamais. |
| Qu’est-ce qui ne se migre pas ? | Une liste, tout de suite, sans avoir à la chercher. Quelqu’un qui répond « tout se migre » ne l’a pas encore fait. | Les liens de partage envoyés autrefois, les automatisations posées sur vos serveurs de fichiers, les modèles de documents qui pointaient sur un dossier du serveur, et une partie de ce qui a été personnalisé dans vos sites internes. Nous les listons avant de commencer. |
| Dans quel pays seront stockées nos données ? | Un pays nommé, pas une zone commerciale. Et la différence entre vos documents et les informations techniques du service, qui ne sont pas forcément au même endroit. | Microsoft propose la Suisse comme pays de stockage pour ses principaux services. Cela dépend du pays déclaré à l’ouverture de votre environnement : nous le vérifions sur le vôtre avant de promettre quoi que ce soit. |
| Que devient ce qui ne part pas ? | Un sort pour chaque chose qui reste : maintenue, remplacée, ou arrêtée à une date écrite. « On verra ensuite » est une réponse qui se paie deux ans. | Ce qui reste dans vos locaux entre dans le même plan que ce qui part. Nous exploitons les deux mondes, donc nous n’avons pas besoin que tout parte pour que le projet ait un sens. |
| Qu’est-ce que vous ne faites pas ? | Une réponse courte et précise. Un prestataire qui sait tout faire ne sait pas ce qu’il ne sait pas. | Nous ne reprenons pas une migration en cours sans refaire l’inventaire nous-mêmes, et c’est parfois une mauvaise nouvelle pour le calendrier. Et nous ne décidons pas à votre place ce qui mérite de monter : ce choix se fait avec vos responsables, et ce temps-là est le vôtre. |
Aucune de ces six questions ne porte sur un outil, et c’est un choix : les outils de migration changent de nom et de possibilités tous les deux ans, la façon de conduire un projet non.
Ce qui coûte plus cher que prévu
Quatre sujets que nous chiffrons dès la proposition, parce qu’ils apparaissent à chaque fois. Aucun n’est un motif de renoncer ; aucun ne se découvre en cours de route sans faire glisser la date.
Les logiciels branchés sur votre messagerie
Le logiciel de gestion qui expédie vos factures, le photocopieur qui envoie les documents numérisés, l’alarme informatique qui prévient quand une sauvegarde a échoué, le site internet qui accuse réception d’un formulaire. Chacun a sa propre façon de prouver son identité, et les plus anciens ne savent pas faire ce que Microsoft 365 exige aujourd’hui.
Ce qui se fait : on les recense à la première étape, on ouvre les dossiers chez les fournisseurs de ces logiciels pendant que le reste avance, et on garde une solution d’envoi de secours jusqu’à ce que le dernier soit traité. Aucun de ces délais ne retarde le projet s’il est lancé assez tôt.
La première synchronisation des documents
Le jour où plusieurs centaines d’ordinateurs téléchargent leurs dossiers en même temps, c’est votre liaison internet qui décide de la journée. Dans un bâtiment desservi par une ligne modeste, cela se voit dans l’heure.
Ce qui se fait : on mesure la liaison avant, on étale la mise en route par groupes, et on prépare à l’avance les ordinateurs des lieux les moins bien desservis. C’est aussi la raison pour laquelle l’étape des documents ne se lance jamais un lundi.
Les deux abonnements qui se chevauchent
Pendant la transition, vous payez ce qui part et ce qui arrive. La durée de ce recouvrement dépend directement de la durée du projet, et c’est la ligne budgétaire qui grandit le plus quand un projet prend du retard.
Ce qui se fait : la durée de recouvrement est annoncée dans la proposition, avec la date à laquelle chaque ancien contrat peut être résilié. Les contrats à échéance annuelle se repèrent au début, pas au moment de vouloir les arrêter.
Ce qui disparaît sans être une donnée
Les liens de partage envoyés il y a trois ans pointent vers d’anciennes adresses. Les modèles de documents qui allaient chercher un dossier du serveur ne s’ouvrent plus. Les tableaux de calcul qui allaient chercher leurs chiffres sur le serveur cessent de se mettre à jour. Rien n’est perdu, et pourtant quelque chose ne fonctionne plus.
Ce qui se fait : on cherche ces liens avant le changement, on prévient nommément les personnes concernées, et on garde l’ancien emplacement accessible en lecture pendant une durée convenue avec vous.
On ne migre pas des données. On déplace la journée de travail de tout le monde.
Les données arrivent toujours. C’est ce qu’il y avait autour qui manque : le raccourci sur le bureau, le lien envoyé il y a trois ans, l’adresse à laquelle le photocopieur expédiait ses documents numérisés, le classeur que la comptabilité ouvrait chaque matin sans y penser.
Ce sont les personnes qui imposent l’ordre des étapes, pas la technologie
Techniquement, on peut commencer par n’importe quelle étape. Ce qui impose l’ordre, c’est qu’une même personne ne peut pas exister deux fois dans un annuaire, et qu’un ordinateur ne peut pas dépendre de deux annuaires à la fois.
Ce qui reste sur place se décide au début
Le choix de ce qui monte ne se fait pas pendant la migration : à ce moment-là, chaque service a une bonne raison de tout garder. Il se fait au début, sur des volumes et des dates de dernière utilisation, avec vos responsables.
Les personnes qui répondront aux questions sont formées avant
Dans chaque service, quelqu’un doit savoir répondre à la question du matin. Ces personnes sont formées pendant la migration, pas le jour du changement — c’est ce qui divise par deux les appels au support la première semaine.
Votre situation de départ
L’ordre des cinq migrations est le même pour tout le monde. Le contenu de chacune dépend de ce que vous avez aujourd’hui, et chaque point de départ est traité pour lui-même :
Microsoft Entra ID
La liste de vos collaborateurs vit encore sur un serveur dans vos locaux : comment elle rejoint Microsoft 365, et comment chacun se connectera ensuite.
Lire la page MessagerieExchange, sur vos serveurs et en ligne
Votre messagerie fonctionne encore sur un serveur Exchange dans vos locaux : les versions, les dates de fin de correctifs, et la période pendant laquelle les deux côtés fonctionnent ensemble.
Lire la page Deux environnementsMigration de tenant à tenant
Une fusion, une acquisition, une activité qui se sépare : deux environnements Microsoft 365 — deux tenants — doivent n’en faire qu’un, sans arrêter le travail entre-temps.
Lire la page Documents partagésMicrosoft SharePoint
Les dossiers du serveur de fichiers et les sites internes : où ils arrivent, comment les droits d’accès se transposent, et ce qu’on décide de ne pas monter.
Lire la page Documents personnelsOneDrive for Business
Le bureau, les documents et les téléchargements de chaque ordinateur : ce qui se sauvegarde tout seul, ce qui va ailleurs, et ce qui n’a rien à y faire.
Lire la page OrdinateursMicrosoft Intune
Relier les ordinateurs au nouveau compte de chacun, leur poser les logiciels et les réglages de sécurité : la quatrième étape, avec ses deux façons de la mener.
Lire la page TéléphonieMicrosoft Teams Phone
Vos numéros passent encore par un standard installé dans un local technique : comment ils rejoignent Microsoft Teams, ce qu’il faut garder pour les appels d’urgence, et ce que devient l’équipement en place.
Lire la page ServeursMigration vers Microsoft Azure
Les serveurs qui ne deviendront jamais un service en ligne : ce qui sort de la salle machine, par vagues, et ce qui reste là où il est.
Lire la pageLe premier rendez-vous est avec les ingénieurs
Une heure sur votre situation telle qu’elle est : ce que vous avez, ce qui est déjà en ligne, ce que Microsoft cessera bientôt de corriger, et la date que vous vous êtes fixée. Vous repartez avec l’ordre des cinq migrations dans votre cas, et la liste de ce qui devra être refait plutôt que déplacé.
Ce que nous offrons, c’est la rencontre des ingénieurs qui feront le travail. Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis — +41 21 806 37 15