Die Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit umfassen Diskussionen, Notizen und Dateifreigaben, wobei Unternehmen zusätzliche Technologien wie Microsoft Planner (die Projektplanungsanwendung) und GitHub (die Hosting- und Revisionsplattform für die Codeentwicklung) einbinden können.
Microsoft Teams hat das Potenzial, die Teamarbeit in jeder Organisation zu verändern, und wir haben im Folgenden unsere 10 besten Tipps zusammengestellt, wie Unternehmen das Beste aus Teams herausholen können:
1. Vermeiden Sie Doppelarbeit im Team
Microsoft Teams prüft nicht auf Duplizierung, daher ist unser Rat, zu prüfen, ob es nicht bereits ein anderes Team/Channel mit demselben Ziel gibt, bevor Sie eine neue Teams einrichten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die Self-Service-Erstellung für die Gruppen Teams und Office 365 verwenden.
2. Kanäle vorsichtig einrichten
Kanäle helfen bei der Organisation von Teamgesprächen und sind definierten Themen, Projekten - was auch immer - gewidmet. Der Rat ist, nicht von Anfang an zu viele Kanäle zu erstellen, sondern sie erst mit der Entwicklung des Projekts hinzuzufügen, da jeder Kanal einen eigenen Reiter Dateien in der Dokumentenbibliothek des Teams hat und das Erstellen leerer Kanäle redundante Reiter schafft. nach Dokumenten suchen
3. Erstellen Sie ein Team für jedes Projekt
Indem jedes Projekt ein eigenes Team erhält, ist es für die Teammitglieder einfacher, sich auf dieses bestimmte Projekt zu konzentrieren und relevante Dokumente leichter zu finden und zu organisieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter an vielen Projekten arbeiten - und wird noch wichtiger werden, wenn Microsoft Teams aktualisiert wird, damit auch externe Benutzer einem Team beitreten können.
4. Denken Sie daran, dass ein Team auch eine Gruppe ist (Office 365).
Office 365 Groups ist eine weitere Anwendung, die erstellt wurde, um die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu verbessern. Mithilfe der Tools Office 365 können Mitarbeiter bei der Erstellung von Dokumenten, Projektplänen oder Besprechungen enger zusammenarbeiten.
Gruppen können von verschiedenen Tools aus eingerichtet werden, darunter Outlook, SharePoint oder Planner - und Teams, da beim Erstellen eines neuen Teams automatisch eine Gruppe generiert wird.
Wenn Besitzer einer bestehenden Gruppe ein Team hinzufügen möchten, verbinden Sie die Gruppe mit dem Team. Andernfalls wird eine andere Gruppe mit demselben Namen, aber einer anderen Identifikationsnummer erstellt.
5. Festlegen von Namenskonventionen (Naming Conventions)
Manchmal ist es schwierig, dies umzusetzen, wenn ein Selbstbedienungsteam eingerichtet werden soll, da eine gute Kommunikationsethik im gesamten Unternehmen etabliert werden muss, und es ist ratsam, Namenskonventionen für Teams und Gruppen festzulegen. Dies kann bis zu einem gewissen Grad durch das Verwaltungszentrum unterstützt werden und - z. B. - die Verwendung bestimmter Wörter blockieren oder bestimmte Suffixe oder Präfixe festlegen, die angewendet werden sollen.
6. Passen Sie die Bibliotheken für gemeinsam genutzte Dokumente nicht an.
Es wird empfohlen, die Anpassung der Standard-Dokumentenbibliothek zu vermeiden. Dies kann für die allgemeine gemeinsame Nutzung verwendet werden, indem der Zugang für alle, die diese gemeinsam genutzten Dokumente benötigen, erleichtert wird. Für teambezogene Dateien können auf der Teamseite benutzerdefinierte Dokumentbibliotheken eingerichtet werden.
7. Bilden Sie die Teammitglieder in der Verwendung von 'Akten' aus.
Teammitglieder, die von SharePoint zu Teams wechseln, müssen ihre Art der Interaktion mit Dateien ändern und insbesondere lernen, mit Ordnern zu arbeiten, die ein integraler Bestandteil der Microsoft-Plattform Teams sind.
8. Schaffen Sie ein einheitliches Nutzerdatei-Erlebnis
Die Verbindung zu Dateien in Teams erfolgt über die Chat-Funktion Teams oder über die Team-Website in SharePoint. Durch das Erstellen von Tabs mithilfe von SharePoint für alle Dokumentbibliotheken auf der Teamseite und eines Tabs mit dem Webseiten-Tab-Connector auf der Teamseite können alle Teammitglieder neue Dateien unabhängig von ihrem Speicherort sehen.
9. Stellen Sie sicher, dass die Verbindungen bidirektional sind
Bidirektionale Verbindungen zwischen Teams und SharePoint werden hergestellt, indem man einen Link zum Team Teams auf SharePoint erstellt, die URL des Teams Teams kopiert und zu den Quick Launch-Links hinzufügt. Dieser Link wird das Team beim Zugriff auf Microsoft Teams öffnen.
10. Teilen Sie die Erfahrung von Teams!
Tauschen Sie Tipps, Ideen und Probleme mit der Microsoft Tech Community aus. Als Selbsthilfeforum kann es wertvoll sein, und Microsoft nimmt Feedback und Rückmeldungen sehr ernst. Je mehr Organisationen Microsoft Teams erreicht, desto größer ist das Potenzial für Feedback, und desto mehr können Unternehmen davon profitieren.