TOP 10 des conseils pour tirer le meilleur parti de Microsoft Teams

Microsoft Teams est la plateforme de travail en équipe d’Office 365, intégrant des fonctionnalités permettant d’améliorer le travail en équipe et de développer et de faire progresser les projets plus rapidement et plus efficacement.

Les fonctionnalités de collaboration en temps réel incluent la discussion, la prise de notes et le partage de fichiers, les entreprises pouvant intégrer des technologies supplémentaires telles que Microsoft Planner (l’application de planification de projet) et GitHub (la plateforme d’hébergement et de révision de développement de code).

Microsoft Teams a le potentiel de transformer le travail d’équipe au sein de n’importe quelle organisation, et nous avons rassemblé ci-dessous nos 10 meilleurs conseils pour aider les entreprises à tirer le meilleur parti de Teams:

1. Évitez la duplication d’équipe

Microsoft Teams ne vérifie pas la duplication, donc notre conseil est de vérifier s’il existe pas déjà une autre Team/Canal avec le même but avant de mettre en place une nouvelle Teams. Ceci est particulièrement important si vous utilisez la création en libre-service pour les groupes Teams et Office 365.

2. Configurer les chaînes avec précaution

Les canaux aident à organiser les conversations d’équipe et sont dédiés à des sujets définis, des projets – tout ce qui est nécessaire. Le conseil est de ne pas créer trop de canaux dès le début, mais d’ajouter au fur et à mesure du développement du projet, car chaque chaîne possède son propre onglet Fichiers dans la bibliothèque de documents de l’équipe et la création de canaux vides crée des onglets redondants. chercher des documents

3. Créer une équipe pour chaque projet

En donnant à chaque projet sa propre équipe, il est plus facile pour les membres de l’équipe de rester concentrés sur ce projet particulier, ainsi que de trouver plus facilement et d’organiser les documents pertinents. Ceci est particulièrement important lorsque les employés travaillent sur de nombreux projets – et deviendra encore plus important lorsque Microsoft Teams sera mis à jour pour permettre aux utilisateurs externes de rejoindre une équipe.

4. N’oubliez pas qu’une équipe est également un groupe (Office 365)

Office 365 Groups est une autre application créée pour aider à améliorer la collaboration en milieu de travail, en utilisant les outils Office 365 pour permettre aux employés de collaborer plus étroitement lors de la création de documents, de plans de projet ou de réunions.

Les groupes peuvent être configurés à partir de divers outils, y compris Outlook, SharePoint ou Planner – et Teams, car un groupe est généré automatiquement lors de la création d’une nouvelle équipe.

Pour les propriétaires d’un groupe existant souhaitant ajouter une équipe, connectez le groupe à l’équipe, sinon un autre groupe sera créé avec le même nom, mais un numéro d’identification différent.

5. Définir les conventions de dénomination (Naming Conventions)

Parfois difficile à appliquer si la création d’une équipe en libre-service est nécessaire, car une bonne éthique de communication doit être établie dans toute l’entreprise, il est conseillé de définir des conventions de dénomination pour les équipes et les groupes. Cela peut être supporté dans une certaine mesure par le Centre d’administration, et – par exemple – en bloquant l’utilisation de certains mots, ou en définissant des suffixes ou des préfixes spécifiques à appliquer.

6. Ne personnalisez pas les bibliothèques de documents partagés

Il est recommandé d’éviter d’adapter la bibliothèque de documents par défaut. Cela peut être utilisé pour le partage d’usage général, en facilitant l’accès à tous ceux qui ont besoin de ces documents partagés. Des bibliothèques de documents personnalisées peuvent être établies sur le site des équipes pour les fichiers relatifs à l’équipe.    

7. Former les membres de l’équipe à utiliser des ‘dossiers’

Les membres de l’équipe qui passent de SharePoint à Teams devront changer leur façon d’interagir avec les fichiers, et en particulier apprendre à travailler avec des dossiers, un élément intégral de la plate-forme Microsoft Teams.

8. Créez une expérience de fichier utilisateur cohérente

La connexion aux fichiers dans Teams se fait via la fonctionnalité de chat Teams ou via le site de l’équipe dans SharePoint. En créant des onglets en utilisant SharePoint pour toutes les bibliothèques de documents sur le site de l’équipe et un onglet avec le connecteur de l’onglet Site Web sur le site de l’équipe, tous les membres de l’équipe pourront voir les nouveaux fichiers indépendamment de leur emplacement.

9. Assurez-vous que les connexions sont bidirectionnelles

Les connexions bidirectionnelles entre Teams et SharePoint sont créées en créant un lien vers l’équipe Teams sur SharePoint, en copiant l’URL de l’équipe Teams et en l’ajoutant aux liens Quick Launch. Ce lien ouvrira l’équipe lors de l’accès à Microsoft Teams.

10. Partagez l’expérience de Teams!

Partagez des astuces, des idées et des problèmes avec la communauté Microsoft Tech. En tant que forum d’auto-assistance, il peut être précieux, et Microsoft prend ses commentaires et commentaires très au sérieux. Plus Microsoft Teams se déploie vers un nombre de plus en plus importantes d’organisations, plus le potentiel d’un retour d’information est important, et plus les entreprises peuvent en tirer un bénéfice supplémentaire.

Lambert Consulting, partenaire du succès de vos projets UCC Office 365