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Ihre Kunden schreiben über WhatsApp. Keines dieser Gespräche wird archiviert.
LeapXpert: WhatsApp, iMessage, SMS und Signal – archiviert und gemäß Ihren Regeln in Microsoft Teams und Microsoft Purview.Ein Kunde schreibt in der App, die er hundertmal am Tag öffnet, und er wird nicht umsteigen, nur um Ihrem Compliance-Team einen Gefallen zu tun. Unterdessen finden diese Unterhaltungen auf Smartphones statt: keine Archivierung, keine Suchmöglichkeit, und nichts bleibt erhalten, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. LeapXpert integriert diese Unterhaltungen in die Microsoft-Tools, die Sie bereits verwalten.
Drei Gründe, warum diese Gespräche dem Unternehmen entgehen
Keines davon ist ein Fehler. Es handelt sich um normales Verhalten, und deshalb werden sie auch nicht durch eine interne Richtlinie unterbunden.
Der Kunde wählt die App aus, nicht das Unternehmen
Ein Kunde, der seinem Berater über WhatsApp schreibt, wird kein sicheres Portal öffnen, nur weil das Unternehmen dies bevorzugt. Er erwartet eine Antwort dort, wo er die Frage gestellt hat – und zwar oft innerhalb einer Stunde.
Diesen Kanal abzulehnen bedeutet, das Gespräch zu verlieren – nicht, es zu verlagern.
Ein Verbot von WhatsApp löscht die Chats nicht
Die Anweisung ist unterzeichnet, und die Nachrichten laufen weiter auf dem privaten Handy, wo niemand sie sieht. Das Unternehmen glaubt, die Angelegenheit geklärt zu haben – genau in dem Moment, in dem es sie aus den Augen verliert.
Ein umgangenes Verbot vermittelt ein Gefühl der Sicherheit, und genau das macht es so gefährlich.
Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, nimmt die Beziehung mit
Der Verlauf seiner Gespräche mit seinen Kunden bleibt auf seinem Handy gespeichert. Im Falle eines Rechtsstreits, einer Prüfung oder einer Anfrage einer Behörde muss nichts gesucht, nichts vorgelegt und manchmal auch nichts bewiesen werden.
Ein Gespräch, das nicht archiviert wurde, kann nicht an dem Tag vorgelegt werden, an dem Sie dazu aufgefordert werden.
Zwei Betriebsmodi – und das Telefon entscheidet
Keines der beiden ist generell besser. Es hängt ganz vom Gerät ab: Bei einem vom Unternehmen bereitgestellten Handy hat man die Wahl, bei einem privaten Handy bleibt einem nichts anderes übrig als die zweite Option.
Die üblichen Anwendungen mit der Geschäftsnummer
Der Mitarbeiter schreibt weiterhin über WhatsApp, iMessage, SMS, Signal oder Telegram – und zwar über das vom Unternehmen bereitgestellte Smartphone und mit seiner geschäftlichen Rufnummer. Die Nachrichten werden wie gewohnt versendet, anschließend in die Plattform importiert und archiviert.
- Für den Mitarbeiter gibt es nichts Neues zu lernen
- Der Kunde behält die ihm bekannte Nummer
- Archivierte Texte, Bilder, Dateien, Sprachnachrichten und Reaktionen
- Nur für firmeneigene Telefone
Die Grenze. Eine Nachricht, die gegen Ihre Richtlinien zur Vermeidung von Datenverlusten verstößt, wird erkannt und gemeldet, jedoch vor dem Versand nicht blockiert.
Der Chat in Microsoft Teams oder in der Leap Work-App
Der Kunde bleibt in seiner Anwendung. Der Mitarbeiter antwortet ihm über Microsoft Teams oder über die Leap Work-Anwendung des Anbieters unter einer separaten geschäftlichen Rufnummer. Jede Nachricht wird über die Plattform geleitet, bevor sie zugestellt wird.
- Auf einem privaten Handy nutzbar
- Der Kundendialog neben den internen Dialogen, in Teams
- Von hier aus getätigte und empfangene WhatsApp-Sprachanrufe Teams
- Eine geschäftliche Rufnummer, die sich von der privaten Rufnummer unterscheidet
Der Vorteil: Eine Nachricht, die gegen Ihre Regeln verstößt, kann bereits vor dem Absenden blockiert werden und wird nicht erst im Nachhinein gemeldet.
Ihre Berater und Ihre Verwaltung benötigen nicht dieselbe Vorgehensweise
Ein Berater, der täglich über ein Firmentelefon mit seinen Kunden kommuniziert, arbeitet im „nativen“ Modus. Ein Team, das seine privaten Telefone nutzt, nutzt „ Teams “. Beide Modi existieren im selben Unternehmen nebeneinander, und das ist die häufigste Situation.
Was die Plattform bietet – in der Reihenfolge ihrer Bedeutung
Erst die Archivierung, dann die Regeln, der Rest kommt später. Ein KI-Assistent, der auf noch nicht archivierte Unterhaltungen zugreift, verschiebt das Problem lediglich.
Alles, was geschrieben und versendet wird, einschließlich dessen, was gelöscht wird
Texte, Bilder, Dateien, Sprachnachrichten, Emojis und Reaktionen sowie gelöschte Nachrichten. Sowohl Einzel- als auch Gruppenchats, sofern die Einwilligung des Kunden eingeholt und gespeichert wurde.
Kundengespräche in Teams
Die App „Leap Work for Teams “ lässt sich in den Chat unter Teams installieren, sowohl auf dem Computer als auch auf dem Handy. Seit September 2025 ermöglicht sie es zudem, WhatsApp-Sprachanrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, ohne Teams verlassen zu müssen.
Ihre Regeln für Nachrichten
Verhinderung von Datenverlusten, plattformspezifisch oder über Microsoft Purview. Informationsbarrieren zwischen Teams, die nicht miteinander kommunizieren dürfen, sowie vorgeschriebene Nachrichtenvorlagen und rechtliche Hinweise in einem Kanal.
In das Archiv exportiert, das Sie bereits verwenden
Die Konversationen werden an „ Microsoft Purview “, „ Verint Financial Compliance“ oder andere Archivierungs- und Überwachungssysteme weitergeleitet – entweder über vorgefertigte Konnektoren oder per Export: per E-Mail, als XML-Datei oder über eine Programmier-Schnittstelle.
Zugriff über Entra ID, Verschlüsselung mit Ihren Schlüsseln
Einmalige Authentifizierung über Microsoft Entra ID und Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen, Einschränkung nach Netzwerkadresse. Anwendungsverschlüsselung mit Schlüsseln, die Sie selbst verwalten, unveränderbare Audit-Protokolle, Virenprüfung der empfangenen Dateien.
Was nach der Einhaltung der Vorschriften kommt
Der Anbieter stellt Module bereit, die diese Unterhaltungen nutzen: „Signals“, um aufkommende Themen zu erkennen, „Maxen“, um den Berater bei der Vorbereitung seiner Antwort zu unterstützen, sowie Prozesse, die eine Nachricht in einen Genehmigungsantrag umwandeln. Diese werden hinzugefügt, sobald die Archivierung eingerichtet ist.
So gehen wir vor
LeapXpert stellt die Plattform bereit. Was über das Ergebnis entscheidet, findet sich in den folgenden Bereichen: Entra ID, Teams, Purview Intune sowie das bestehende Archiv. Der erste Schritt erfolgt noch vor der Angebotserstellung, da er über die Art der Lösung, die Anzahl der Lizenzen und manchmal sogar über den Sinn des Projekts entscheidet.
Wer schreibt wem, und auf welchem Handy?
Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir, welche Mitarbeitergruppen mit Kunden kommunizieren, welche Anwendungen tatsächlich genutzt werden, welche Telefone verwendet werden – ob vom Unternehmen bereitgestellt oder privat – und welche Daten Sie gemäß Ihren gesetzlichen Verpflichtungen aufbewahren müssen und wie lange.
Wir prüfen auch, was Ihre Lizenzen Microsoft 365 bereits im Bereich Konservierung und Forschung abdecken. Bei einigen Gruppen lautet das Fazit, dass eine E-Mail ausreicht. Wir teilen Ihnen dies schriftlich mit.
Die Anbindung an Ihre Microsoft-Umgebung
Die Authentifizierung über Entra ID, die Installation der App unter Teams, die Speicherung und die Regeln in Purview sowie die Registrierung in Intune Unternehmenshandys, die im nativen Modus laufen werden.
Zuerst eine Gruppe, dann die anderen
Eine Pilotgruppe startet mit der Einwilligungsnachricht, die ihre Kunden mit der ersten Nachricht erhalten werden. Die Regeln zur Verhinderung von Datenverlusten werden zunächst als Warnmeldungen festgelegt, um zunächst zu ermitteln, welche Daten dadurch fälschlicherweise zurückgehalten würden.
Eine Regel, die eine legitime Nachricht blockiert, wird innerhalb eines Monats deaktiviert, wodurch das Unternehmen weniger stark reguliert ist als zuvor.
Wenn ein Mitarbeiter neu in das Unternehmen eintritt und wenn er das Unternehmen verlässt
Ein neuer Berater muss am Tag seines Eintritts angeschlossen werden. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bleiben seine Gespräche im Unternehmen archiviert, und die weitere Betreuung wird einem Kollegen übertragen. Beide treffen einmalig eine schriftliche Vereinbarung.
Was Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden
Sechs Fragen, die immer wieder auftauchen, zusammen mit unserer Antwort darauf – auch wenn sie nicht in unserem Sinne ist.
Ist das nur für Banken gedacht?
Nein. Finanzinstitute sind am stärksten betroffen, da ihre Aufbewahrungspflichten für Kundengespräche schwarz auf weiß festgehalten sind. Die Frage stellt sich jedoch in jedem Unternehmen, in dem eine schriftliche Mitteilung an einen Kunden für das Unternehmen bindend ist: Vermögensverwaltung, Versicherungen, Treuhandgesellschaften, Immobilienwesen, Handel.
Der Ausgangspunkt ist überall derselbe: Sie müssen wissen, welche Unterhaltungen Sie wiederfinden müssen und wie lange diese aufbewahrt werden sollen.
Wo werden die Chats gespeichert?
Gemäß den vom Herausgeber veröffentlichten Bedingungen werden europäische Kunden in Irland auf der Infrastruktur von Amazon Web Services und Microsoft gehostet Azure, und die Datenverarbeitungsvereinbarungen entsprechen dem Schweizer Datenschutzgesetz.
Es ist keine Unterkunft in der Schweiz aufgeführt. Falls Ihre Verpflichtungen dies erfordern, muss diese Frage vor der Unterzeichnung mit dem Herausgeber geklärt werden, und wir besprechen sie gemeinsam mit Ihnen.
Sind spezielle Microsoft-Lizenzen erforderlich?
Die Anwendung für „ Teams “ erfordert eine „ Teams “-Lizenz und ein Konto auf der LeapXpert-Plattform. Was die Speicherung, die Suche und die Regeln in Purview betrifft, hängt alles von den Lizenzen ab, Microsoft 365 , über die Sie bereits verfügen: Einige Funktionen sind darin enthalten, andere nicht.
Wir erstellen diese Liste im ersten Schritt, damit Sie nicht zweimal dasselbe kaufen.
Warum LeapXpert?
Denn die Plattform basiert auf Microsoft Teams und Purview – Tools, die Sie wahrscheinlich bereits nutzen. Der Anbieter ist offizieller Partner von Meta für WhatsApp, sein Angebot ist im Microsoft-Marktplatz gelistet, und Gartner hat ihn in seiner Studie zu Governance und Archivierung von Kommunikation für die Jahre 2024 und 2025 zu den „Visionären“ gezählt.
In der Schweiz wurde er bei den WealthBriefing Swiss Awards 2025 in der Kategorie Risikomanagement ausgezeichnet. Und seine Gespräche werden auf Verint veröffentlicht, wo wir bereits die Aufzeichnung bereitstellen.
Seit wann arbeiten Sie mit LeapXpert zusammen?
Die Partnerschaft besteht seit 2026. Was wir also einbringen, ist nicht eine lange Liste von LeapXpert-Implementierungen, sondern das, was drum herum liegt – und das setzen wir bereits seit Jahren ein: die Identitätsverwaltung in Entra ID, Teams und deren Telefonie, die Regeln in Purview, die Telefone in Intunesowie die Aufzeichnung von Gesprächen mit Verint.
Genau hier entscheidet sich der Erfolg solcher Projekte, und das können Sie überprüfen, indem Sie uns nach Referenzen fragen.
Was ersetzt LeapXpert nicht?
Weder Ihr Archiv – sei es nun Purview oder das System, das Sie bereits nutzen – noch Ihre Lizenzen Microsoft 365. Es handelt sich auch nicht um eine Lösung für die Geschäftstelefonie: Die Anrufe werden weiterhin über Ihre Telefonie- Teams -Lösung oder Ihren Netzbetreiber abgewickelt.
Und keine Plattform entscheidet für Sie, wer welchen Kunden über welche App anschreiben darf. Diese Entscheidung liegt bei Ihnen und wird vor der Inbetriebnahme getroffen.
Die damit verbundenen Fragen
Das Thema „Kundengespräche gestalten“ berührt immer drei weitere Themen. Hier erfahren Sie, wo Sie diese finden.
Verhindern, dass Daten nach außen gelangen
Die Einstufung vertraulicher Dokumente und die Regeln, die verhindern, dass eine Datei an eine private Adresse versendet wird – sei es per E-Mail oder im Chat.
Siehe „Verhindern von Datenverlust“ TelefonieTelefonie bei Microsoft Teams
WhatsApp-Anrufe, die über Teams getätigt werden, kommen zu den bereits vorhandenen Telefoniefunktionen hinzu: Telefonnummern, Netzbetreiber, Notrufe.
Zur Telefonie Teams Die TelefoneComputer und Telefone verwalten
Der native Modus setzt voraus, dass die Unternehmenshandys registriert und verwaltet werden. Dies ist der Arbeitsschritt, der fast immer damit einhergeht.
Zur Seite IntuneFangen wir mit den Unterhaltungen an, die Sie nicht sehen.
Bevor wir über Lizenzen sprechen, ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen, wer den Kunden schreibt, über welche App und von welchem Smartphone aus. So wissen Sie anschließend, was Sie regeln müssen und in welcher Form – auch wenn sich herausstellt, dass für einen Teil Ihrer Teams eine E-Mail ausreicht.
Drei Niederlassungen in der Westschweiz: Renens, Sion und Châtel-Saint-Denis. Was wir anbieten, ist die Vermittlung von Ingenieuren, die die Arbeit erledigen werden.
Die Telefone
Ein vom Unternehmen bereitgestelltes Telefon und ein privates Telefon lassen sich nicht auf dieselbe Weise einbinden. Allein diese Feststellung entscheidet über die Art der Umsetzung, die Anzahl der Lizenzen und gut die Hälfte des Projekts.
Das machen wir gemeinsam mit Ihnen, noch bevor wir einen Kostenvoranschlag erstellen.