Ausgangslage
In der Personalabteilung unseres Kunden stellten mehrere Prozesse eine große Arbeitsbelastung dar und bedurften einer Verbesserung.
Das größte Optimierungspotenzial lag in:
- Genehmigungsprozesse für HR-Entscheidungen
- Entscheidungen der Personalabteilung, wie z. B. die Einstellung neuer Mitarbeiter oder Halbjahresgespräche, erforderten die Genehmigung höherer hierarchischer Instanzen, die sich auch in anderen Ländern befinden konnten. Bis dahin wurden die Genehmigungen auf dem üblichen Postweg eingeholt, was sehr zeitaufwendig war.
- Die Vorbereitung von HR-Genehmigungen gemäß SOX
- Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) ist ein US-amerikanisches Gesetz über die obligatorische Regulierung von Unternehmensberichten. Als börsennotiertes US-Unternehmen musste unser Mandant die SOX-Richtlinien erfüllen. Dazu gehörte auch die Vorbereitung und Zusammenstellung der HR-Genehmigungen für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, was eine große Belastung darstellte.
- Die Garantie der Vertraulichkeit sensibler HR-Daten
- Die Personalabteilung verfügt über sensible Informationen wie die Höhe der Gehälter und die Qualifikationsgespräche, die nur befugten Personen zugänglich sein sollten. Unserem Kunden lag es am Herzen, eine technische Lösung zu finden, die diese Datensicherheit mit absoluter Zuverlässigkeit gewährleistet.
Zweck
Unser Kunde wollte die Prozesse seines Personalmanagements (HR) beschleunigen und die Servicequalität verbessern. Um seine Ziele zu erreichen, entwickelte er in Zusammenarbeit mit Lambert Consulting eine Plattform auf Basis von SharePoint Server.
Konzept
Der Kunde hat SharePoint Server als zentrale Plattform eingeführt, auf der alle HR-Genehmigungsprozesse automatisiert ablaufen.
Die architektonische Grundlage wurde in Zusammenarbeit mit Lambert Consulting geschaffen. Die umgesetzte Lösung dient folgenden Zwecken:
- als Plattform für lokale und globale HR-Informationen
- elektronische Archivierung der HR-Dokumente aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- von automatisierten Genehmigungsverfahren für HR-Entscheidungen
Ergebnis
- Automatisierter Bewilligungsprozess: Die neue Lösung zielt auf eine enorme Zeitersparnis im gesamten Bewilligungsprozess ab. Ein Dokument, das von mehreren Personen in verschiedenen Ländern beglaubigt werden muss, kann innerhalb weniger Stunden beglaubigt werden.
- Verbesserte Effizienz und Servicequalität: So lässt sich auf unvorhergesehene Ereignisse äußerst flexibel und ohne großen Aufwand reagieren: Zum einen ist der Genehmigungs workflow der HR-Verantwortlichen für jedes Dokument individuell festgelegt, zum anderen gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Anhänge. Dank der Aktualisierung der Funktionen imActive Directorywerden jedes Mal die richtigen Ansprechpartner diesbezüglich benachrichtigt.
- Vertraulichkeit garantiert: Die HR-Dokumente sind ausschließlich für die in die Genehmigung einbezogenen Sachbearbeiter einsehbar, und zwar auch während der Phase der Genehmigung oder Ablehnung. Darüber hinaus haben die HRM-Mitarbeiter entsprechend ihrer Hierarchieebene Zugriff auf alle Dokumente, die über SharePointverwaltet werden.
- Vereinfachte Compliance: Der Genehmigungsprozess im Amt SharePoint Servergewährleistet die Einhaltung der SOX-Vorschriften. Elektronische Signaturen sind rechtsgültig, und die Versionsverwaltung zeigt, wer welches Dokument zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat. Darüber hinaus kann Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ein eingeschränkter Zugriff auf diese Informationen gewährt werden, was den internen Aufwand für die Einholung von Genehmigungen erheblich reduziert.
- Ein elektronisches Archiv pro Mitarbeiter: Jeder Mitarbeiter verfügt über ein elektronisches Archiv aller vorhandenen HR-Dokumente.
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