Ausgangslage
In der Personalabteilung unseres Kunden stellten mehrere Prozesse eine große Arbeitsbelastung dar und bedurften einer Verbesserung.
Das größte Optimierungspotenzial lag in:
- Genehmigungsprozesse für HR-Entscheidungen
- Entscheidungen der Personalabteilung, wie z. B. die Einstellung neuer Mitarbeiter oder Halbjahresgespräche, erforderten die Genehmigung höherer hierarchischer Instanzen, die sich auch in anderen Ländern befinden konnten. Bis dahin wurden die Genehmigungen auf dem üblichen Postweg eingeholt, was sehr zeitaufwendig war.
- Die Vorbereitung von HR-Genehmigungen gemäß SOX
- Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) ist ein US-amerikanisches Gesetz über die obligatorische Regulierung von Unternehmensberichten. Als börsennotiertes US-Unternehmen musste unser Mandant die SOX-Richtlinien erfüllen. Dazu gehörte auch die Vorbereitung und Zusammenstellung der HR-Genehmigungen für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, was eine große Belastung darstellte.
- Die Garantie der Vertraulichkeit sensibler HR-Daten
- Die Personalabteilung verfügt über sensible Informationen wie die Höhe der Gehälter und die Qualifikationsgespräche, die nur befugten Personen zugänglich sein sollten. Unserem Kunden lag es am Herzen, eine technische Lösung zu finden, die diese Datensicherheit mit absoluter Zuverlässigkeit gewährleistet.
Zweck
Unser Kunde wollte die Prozesse seines Human Resources Management (HR) beschleunigen und die Servicequalität verbessern. Um seine Ziele zu erreichen, entwickelte er in Zusammenarbeit mit Lambert Consultingeine Plattform auf der Grundlage von SharePoint Server.
Konzept
Der Kunde führte SharePoint Server als zentrale Plattform, auf der alle HR-Autorisierungsprozesse automatisiert ablaufen.
Die architektonische Grundlage wurde in Zusammenarbeit mit Lambert Consulting. Die realisierte Lösung dient als
- als Plattform für lokale und globale HR-Informationen
- elektronische Archivierung der HR-Dokumente aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- von automatisierten Genehmigungsverfahren für HR-Entscheidungen
Ergebnis
- Automatisierter Bewilligungsprozess: Die neue Lösung zielt auf eine enorme Zeitersparnis im gesamten Bewilligungsprozess ab. Ein Dokument, das von mehreren Personen in verschiedenen Ländern beglaubigt werden muss, kann innerhalb weniger Stunden beglaubigt werden.
- Verbesserte Effizienz und Servicequalität: Auf unvorhergesehene Ereignisse kann flexibel und ohne großen Aufwand reagiert werden: Zum einen ist der Genehmigungsworkflow für die HR-Manager für jedes Dokument spezifisch definiert, zum anderen gibt es keine Einschränkungen für Anhänge. Dank der Aktualisierung der Funktionen in ?Active DirectoryIn den meisten Fällen werden die richtigen Personen für diese Zwecke kontaktiert.
- Garantierte Diskretion: HR-Dokumente sind nur für die in die Genehmigung eingebundenen Beauftragten sichtbar, auch während der Genehmigungs- oder Ablehnungsphase. Darüber hinaus haben HRM-Mitarbeiter je nach Hierarchieebene Zugriff auf alle Dokumente, die über SharePoint verwaltet werden.
- Vereinfachte Compliance: Der Autorisierungsprozess im Office SharePoint Server , garantiert die Einhaltung der SOX-Gesetzgebung. Elektronische Signaturen sind rechtsgültig und die Versionsverwaltung zeigt, wer wann welches Dokument bearbeitet hat. Außerdem kann den Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ein begrenzter Zugang zu diesen Informationen gewährt werden, was den internen Aufwand für die Einholung von Genehmigungen erheblich reduziert.
- Ein elektronisches Archiv pro Mitarbeiter: Jeder Mitarbeiter verfügt über ein elektronisches Archiv aller vorhandenen HR-Dokumente.
Wir teilen Ihre Herausforderungen, wir begleiten Ihre Veränderungen
Egal, ob Sie eine einfache Frage oder eine Anregung haben, wir stehen Ihnen zur Verfügung, um sie per E-Mail oder Telefon zu beantworten.
Anmelden
Benachrichtigungen über unsere neuesten Projekte erhalten
*Nur geschäftliche E-Mails können für diesen Newsletter abonniert werden.