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Dynamics 365 Project Operations, vom Kostenvoranschlag bis zur Rechnung.
Und der Spielraum eines Projekts, der während seiner Laufzeit erkennbar ist.Sie verkaufen Projekte. Der Kostenvoranschlag wurde in einer Tabellenkalkulation erstellt, die Arbeitsstunden werden in einem anderen Tool erfasst und die Rechnung wird ein drittes Mal in der Buchhaltung erstellt: Deshalb weiß niemand, wie viel ein Projekt eingebracht hat, bevor es abgeschlossen ist. Dynamics 365Project Operations ist das Produkt von Microsoft, das diese Schritte in einer einzigen Datenbank zusammenführt. Wir integrieren es, richten es ein und betreuen es anschließend.
Niemand kennt die Gewinnspanne eines Projekts, bevor es abgeschlossen ist
Der Kostenvoranschlag stammt aus einer Tabellenkalkulation, die Arbeitsstunden aus einem Tool, das in erster Linie für die Gehaltsabrechnung dient, die Kosten aus einem Stapel von Belegen und die Rechnung aus der Buchhaltung. Jedes dieser Tools hat für sich genommen Recht. Keines weiß, was das Projekt eingebracht hat, solange es nicht abgeschlossen ist – und zu diesem Zeitpunkt gibt es nichts mehr zu korrigieren.
Der Kostenvoranschlag wird in einer Tabellenkalkulation erstellt
Die geplanten Termine, die Verkaufspreise und der gewährte Rabatt sind in einer Datei festgehalten, über die nur ihr Ersteller die Kontrolle hat und die niemand sonst gerne öffnet. Das Projekt läuft an, die Datei bleibt auf einer Festplatte gespeichert, und nichts spiegelt mehr wider, was tatsächlich geschieht.
Was versprochen wurde, ist mit nichts zu vergleichen.
Die Zeiten sind an anderer Stelle vermerkt
Jeder füllt sein Arbeitszeitblatt in einem Tool aus, in dem die Arbeitsstunden erfasst werden – oft freitags, manchmal aus dem Gedächtnis. Diese Stunden dienen der Gehaltsabrechnung und der Urlaubsverwaltung; sie fließen jedoch nie wieder in das Projekt ein, für das sie aufgewendet wurden.
Die Stunden sind zwar vorhanden, aber nicht im Projekt.
Die tatsächlichen Kosten fallen erst nach Erhalt der Rechnung an
Die Buchhaltung gleicht am Monatsende, manchmal auch am Quartalsende, die Gehälter, Kosten und Einkäufe ab. Die Zahl stimmt, und sie wird genau zu dem Zeitpunkt vorgelegt, zu dem niemand mehr Einfluss auf das Projekt nehmen kann, auf das sie sich bezieht.
Eine gute Zahl, die zu spät kommt, dient nur noch der Erklärung.
Vom Angebot bis zur Rechnung – alles in einer einzigen Datenbank
Was dieses Produkt verändert, lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Die fünf Schritte schreiben an derselben Stelle, und jeder liest, was der vorherige geschrieben hat. Es wird nichts von einem Tool in ein anderes kopiert, sodass es zwischen zwei Versionen derselben Zahl zu keinen Abweichungen kommen kann.
Bei einer Vertragsposition, die nach geleisteten Stunden abgerechnet wird, werden bei der Genehmigung einer Stunde zwei Beträge erfasst: die Kosten, die Ihnen diese Stunde verursacht, und der Betrag, den Sie mit der nächsten Rechnung erhalten. Bei einem Festpreis wird nur der Kostenbetrag erfasst – der Erlös entspricht dem Betrag, den Sie zu Beginn vereinbart haben. Die Marge eines Projekts ist die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen und wird bereits während der Projektlaufzeit sichtbar, anstatt erst beim Abschluss der Abrechnung zu erscheinen. Diese Informationen stammen aus der Microsoft-Dokumentation, und wir überprüfen sie vor jedem Angebot noch einmal.
Was sich im Arbeitsalltag ändert
Es sind dieselben Handgriffe wie heute, die nur einmal und an derselben Stelle ausgeführt werden. Es gibt keinen wundersamen Automatismus: Es wird nicht mehr von einem Tool in ein anderes kopiert, und das ist bereits der wesentliche Teil dessen, was jeden Monat verloren geht.
Aus dem Kostenvoranschlag wird das Projekt
Der Auftrag, das Angebot und die Rechnungsbedingungen sind in derselben Anwendung wie der Verkauf hinterlegt. Wenn der Kunde unterschreibt, ist das Projekt mit seinen Positionen, Preisen und dem Kostenvoranschlag bereits vorhanden: Es muss nichts neu eingegeben werden.
Die Planung liefert eine Schätzung
Bei „ Microsoft Project “ für das Web stellen sich Fragen zu Aufgaben, Zeitplänen und Rollen. Der Kostenvoranschlag ist nicht mehr eine separat verfasste Stellungnahme, sondern ergibt sich aus dem Plan und wird neu berechnet, sobald sich der Plan ändert.
Wer arbeitet an was und wann?
Die Anfragen nach Mitarbeitern erfolgen nach Rolle und Kompetenz und richten sich nach der tatsächlichen Verfügbarkeit. Sie sehen bereits im Voraus, wer bereits für ein anderes Projekt vorgesehen ist, bevor Sie sich auf einen Termin festlegen – und nicht erst am Montag, an dem die Arbeit eigentlich beginnen sollte.
Stunden, die nur einmal vermerkt wurden
Jeder erfasst seine Arbeitszeiten und Kosten über seinen Browser, sein Smartphone oder Microsoft Teams für das jeweilige Projekt und die jeweilige Aufgabe. Die gleichen Daten werden für das Projekt, die Rechnung und die Kostenkalkulation verwendet.
Die Kosten werden nach der Genehmigung verbucht
Die Genehmigung einer Stunde oder einer Ausgabe führt sofort zur Erfassung der Kosten und des zu fakturierenden Betrags, sofern dies in der Vertragszeile vorgesehen ist. Der verbrauchte Budgetbetrag ist nicht mehr erst nach Monatsabschluss bekannt.
Die Rechnung basiert auf dem, was genehmigt wurde
Der Rechnungsentwurf basiert auf den tatsächlich genehmigten Stunden, Kosten und Meilensteinen. Der Projektleiter überprüft ihn und korrigiert ihn, bevor er versendet wird; was er herausnimmt, verschwindet nicht, sondern bleibt für eine spätere Abrechnung erhalten.
Dynamics 365 Project Operations ersetzt nicht alles
Das sollte man lieber schon vor dem ersten Treffen schreiben als erst im dritten Monat. Diese vier Einschränkungen lassen sich durch keine Einstellung umgehen, und auf jede davon kann man sich sehr gut vorbereiten, wenn man sie von Anfang an kennt.
Die Hauptbuchhaltung gehört nicht dazu
Bei der gängigsten Implementierung, die ausschließlich auf der gemeinsamen Datenbank basiert, wird die Rechnung vom Projektleiter erstellt und freigegeben und anschließend an das Finanzsystem weitergeleitet, das sie ausstellt und verbucht. Bei der in die Microsoft-Verwaltungssoftware integrierten Implementierung hingegen wird die Rechnung direkt an den Kunden ausgestellt und der Umsatz verbucht.
Mit anderen Worten: Ihre Buchhaltungssoftware behält ihre Aufgaben. Was wir entwickeln, ist die Verbindung zwischen beiden Systemen, auch zu Finanzsystemen, die nicht von Microsoft stammen.
Die Stunden notieren sich nicht von selbst
Kein Produkt füllt anstelle desjenigen, der gearbeitet hat, einen Arbeitszeitnachweis aus. Wenn Ihre Teams ihre Arbeitszeiten am Freitagabend aus dem Gedächtnis eintragen, werden sie dies auch weiterhin tun, und die Kosten für ein Projekt werden genauso genau sein wie das Gedächtnis am Freitagabend.
Was sich ändert, ist der damit verbundene Aufwand: Die Zeiterfassung passt auf einen einzigen Bildschirm, erfolgt über Microsoft Teams oder per Smartphone, und die Genehmigung wird zu einer wöchentlichen Routine statt zu einem Wettlauf gegen die Nachzügler. Genau hier gewinnen wir die Akzeptanz, und dafür setzen wir die nötigen Mittel ein.
Das Produkt korrigiert keinen zu niedrigen Kostenvoranschlag
Das Produkt macht eine Marge sichtbar; es schafft sie nicht. Ein Projekt, das unter seinen Kosten verkauft wird, bleibt ein Verlustgeschäft – Sie erkennen dies lediglich früher.
Genau darin liegt ja der Sinn: Wenn man sich das Projekt in der dritten Woche ansieht, kann man noch einen Schritt neu verhandeln, eine Person austauschen oder den Projektumfang einschränken. Wenn man es erst bei Projektabschluss betrachtet, kann man daraus lediglich eine Lehre für das nächste Projekt ziehen.
Zuvor muss eine projektbezogene Buchhaltung vorhanden sein
Damit die Kosten fair sind, muss man wissen, was eine Stunde in jeder Rolle das Unternehmen kostet, wie sich die indirekten Kosten verteilen und was man bereit ist, einem Projekt zuzuordnen. Diese Entscheidungen liegen bei Ihnen und sind nicht technischer Natur.
Wenn sie noch nie angewendet wurden, führen wir sie zu Beginn der Arbeit ein, anstatt erst bei der ersten falschen Zahl. Sie lassen sich in wenigen Sitzungen gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung umsetzen und sind weit über dieses Produkt hinaus von Nutzen.
Wenn „ Dynamics 365 “ (Project Operations ) nicht die richtige Antwort ist
Es ist für Unternehmen gedacht, die Projekte in großer Stückzahl verkaufen, an denen mehrere Personen gleichzeitig arbeiten und bei denen die Abrechnungsbedingungen von Kunde zu Kunde variieren. Unterhalb dieser Schwelle verursacht es mehr Kosten, als es einbringt. Für jede dieser drei Situationen gibt es eine schlankere Lösung, und alle diese Lösungen schreiben in dieselbe Datenbank: Es geht nichts verloren, wenn Ihr Unternehmen ein neues Wachstumstempo erreicht.
Einige Projekte pro Jahr
Bei nur einer Handvoll Projekten und zwei oder drei Mitarbeitern, die diese betreuen, kosten die Einrichtung, die Genehmigungen und der Aufwand für die Pflege mehr, als dadurch eingespart wird. Eine mit Power Apps auf derselben Datenbank erstellte Anwendung erledigt die Angebotserstellung, die Zeiterfassung und die Rechnungsstellung – ganz ohne Funktionen, die Sie ohnehin nicht nutzen würden.
An dem Tag, an dem das Volumen steigt, ist die Basis bereits die richtige.
Erst die Finanzen, dann die Projekte
Wenn die Probleme bei der Rechnungsstellung, dem Einkauf, dem Lager oder dem Jahresabschluss liegen, dann ist eine Verwaltungssoftware die erste Lösung – Business Central oder Dynamics 365 Finance. Wir führen die Implementierung dieser Programme nicht durch: Das ist ein anderes Fachgebiet als das unsere, und das sagen wir auch ganz offen.
Wir verknüpfen sie mit der Kundenbeziehung, und das ist eine unserer häufigsten Aufgaben.
Projekte, die nicht in Rechnung gestellt werden
Bei internen Projekten – ohne Kunden, ohne Vertrag und ohne Rechnung – bleibt der gesamte kaufmännische Apparat des Produkts ungenutzt. Ein Planungstool reicht aus, und das kostet nur einen Bruchteil des Preises.
Die Frage, die man sich stellen muss, ist einfach: Wer finanziert dieses Projekt?
Was wir tun und in welcher Reihenfolge
Es gilt immer derselbe Auftrag, und der Arbeitsumfang wird festgehalten, bevor wir beginnen. Was nicht schriftlich festgehalten ist, wird nicht versprochen, und was schriftlich festgehalten ist, wird von den Personen eingehalten, die Sie kennengelernt haben.
Ihre Projekte, so wie sie gerade laufen
Wir begleiten ein reales Projekt von Anfang bis Ende, von der Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung, zusammen mit den Personen, die die einzelnen Schritte ausführen. Dabei handelt es sich nicht um eine Diskussion, an der nur die Geschäftsleitung beteiligt ist: Mit dabei sind der Verkäufer, der Projektleiter, derjenige, der seine Arbeitszeiten erfasst, und derjenige, der die Rechnung ausstellt.
Wir erfassen jede Stelle, an der eine Zahl von einem Tool in ein anderes übernommen wird. Diese Liste – und nicht etwa ein Funktionskatalog – gibt vor, was das Produkt in Ihrem Unternehmen leisten soll.
Die Wahl zwischen den drei Implementierungsvarianten
Microsoft bietet drei Möglichkeiten zur Installation dieses Produkts an: eine, die auf der gemeinsamen Datenbank basiert und mit der Erstellung der Rechnung endet; eine, die in die Unternehmenssoftware integriert ist, die die Rechnung ausstellt und den Umsatz verbucht; sowie eine dritte für Unternehmen, die Waren herstellen und Fertigungsaufträge abwickeln.
Diese Entscheidung wird zu Beginn getroffen und lässt sich nur schwer ändern: Es gibt keine automatische Übernahme der Daten von einer Bereitstellung in eine andere. Dies ist die schwerwiegendste Entscheidung des gesamten Prozesses und hängt vor allem davon ab, wo Ihre Buchhaltung bereits geführt wird.
Das Datenmodell und was einen Preis ausmacht
Die Rollen, Verkaufspreise, internen Kosten, Kostenkategorien und Rechnungsbedingungen werden einmalig in Abstimmung mit Ihrer Buchhaltung und Ihrer Vertriebsleitung festgelegt. Dies ist der unscheinbarste Teil der Arbeit, der jedoch über die Richtigkeit aller nachfolgenden Zahlen entscheidet.
Wir halten diese Entscheidungen und ihre Auswirkungen schriftlich fest, damit die Person, die das Tool in zwei Jahren übernimmt, weiß, warum sie so getroffen wurden.
Die Inbetriebnahme und die Mitarbeiter
Wir nehmen eine begrenzte Anzahl realer Projekte in Angriff und behalten dabei die bisherige Vorgehensweise beibehalten, um die beiden Methoden parallel zu vergleichen. Die Unterschiede werden so sofort sichtbar und können behoben werden, bevor alle auf das neue System umsteigen.
Die Schulung findet nicht im Schulungsraum statt: Sie erfolgt anhand der eigenen Projekte, mit den eigenen Kunden, denn nur so hält das Gelernte auch über die zweite Woche hinaus an.
Die Aufrechterhaltung und die Wiedererlangung der Kontrolle
Preise ändern sich, Rollen ändern sich, Abrechnungsbedingungen ändern sich: Ein solches Tool erfordert jemanden, der sich darum kümmert. Wir übernehmen diese Anpassung so lange wie nötig im Rahmen eines Vertrags und schulen die Person, die diese Aufgabe später übernehmen wird.
Was wir eingerichtet und programmiert haben, gehört Ihnen. Sie müssen in der Lage sein, ohne uns weiterzumachen, und das müssen Sie vor der Unterzeichnung wissen, nicht erst danach.
Wir verkaufen „ Dynamics 365 “ (Project Operations ) nicht als eigenständiges Spezialgebiet, sondern ziehen es vor, es selbst zu entwickeln. Wir setzen es in Unternehmen ein, mit denen wir bereits eine Kundenbeziehung pflegen und eine gemeinsame Datenbank unterhalten, denn dort hält es, was es verspricht, und dort wissen wir genau, was wir tun. Wenn Ihre Projekte Ihr Hauptanliegen sind, ist das Gespräch dennoch sinnvoll: Es verdeutlicht, was die Arbeit beinhaltet, in welcher Reihenfolge sie erfolgen sollte und was vorher geschehen muss.
Rund um abrechnungsfähige Projekte
Vier Themen tauchen in dieser Diskussion fast immer wieder auf: der Funktionsumfang und die Auswahl einer Anwendung, die für all das zuständige Abteilung, das maßgeschneiderte Tool und die gemeinsame Datenbank.
Das gesamte Sortiment und wie man die richtige Wahl trifft
Vier Fragen reichen fast immer aus, um herauszufinden, welche Anwendung für Sie in Frage kommt. Der Produktname kommt erst danach.
Das Sortiment ansehen Business-LösungenDie Abteilung, die diese Anwendungen betreut
Was wir im Hinblick auf die Kundenbeziehung festlegen, was wir miteinander verknüpfen und was wir nicht umsetzen.
Zum Departement Power AppsDas maßgeschneiderte Werkzeug auf derselben Grundlage
Die kompaktere Lösung, wenn der Umfang kein ganzes Produkt rechtfertigt, und die Ergänzung, wenn ein Teil fehlt.
Siehe Power Apps DataverseDie Datenbank, auf der das Ganze basiert
Ein Datensatz pro Kunde, ein einziger Berechtigungssatz und eine Übersicht darüber, was von wem geändert wurde.
Siehe DataverseÜber Ihre Projekte sprechen
Beschreiben Sie uns bitte, wie Ihre Projekte abgerechnet werden
Die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte, die Art und Weise, wie sie abgerechnet werden – zum Festpreis, nach geleisteten Arbeitsstunden oder beides – sowie die Tools, mit denen heute Kostenvoranschläge, Arbeitsstunden und Rechnungen erstellt werden. Wir sagen Ihnen, ob dieses Produkt zu Ihrer Situation passt, und wenn eine schlankere Lösung besser geeignet ist, sagen wir Ihnen das ebenfalls.
Was wir Ihnen bieten, ist die Vermittlung von Ingenieuren, die die Arbeit ausführen werden. Die Erstellung eines Angebots ist für Sie kostenlos. Die Entwurfsplanung, das Datenmodell und der Plan stellen Arbeitsleistungen dar und müssen als solche in Auftrag gegeben werden.
Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis
Ein einziges Team, drei Adressen und eine Telefonnummer, unter der Sie jemanden erreichen, der sich mit Ihrer technischen Situation auskennt.
Renens VD +41 21 806 37 15
Sion VS +41 27 552 00 22
Châtel-Saint-Denis FR +41 26 322 59 05