Limiter ce que Copilot voit dans SharePoint avec Restricted Content Discovery

Microsoft 365 Copilot répond à partir du contenu auquel l’utilisateur a déjà accès. Dans un tenant dont les permissions SharePoint se sont élargies au fil des années, cela expose des documents qui restaient en pratique introuvables faute d’être recherchés. Ces documents deviennent visibles parce que leurs autorisations sont trop larges ; Copilot ne fait qu’appliquer les droits existants.

Restricted Content Discovery répond à cette situation en retirant un site SharePoint des expériences de découverte pendant la remise en ordre des droits.

Ce que la fonctionnalité modifie, et ce qu’elle laisse inchangé

Restricted Content Discovery agit sur la découverte du contenu — sa remontée dans la recherche et dans les réponses Copilot — sans modifier les autorisations d’accès.

Ce qu’elle fait :

• le contenu du site n’apparaît plus dans la recherche à l’échelle de l’organisation — accueil SharePoint, Office.com, Bing — ni dans les réponses de Copilot ;
• les fichiers récemment consultés du site cessent eux aussi de remonter ;
• les points d’entrée IA disparaissent du site : bouton Copilot, menus d’actions IA, création d’agents, création de pages avec l’IA.

Ce qu’elle ne fait pas :

• elle ne change aucune permission ; qui avait accès garde accès, et peut ouvrir le document directement ;
• elle ne retire rien de l’index de recherche, donc les fonctions Purview comme l’eDiscovery et l’étiquetage automatique continuent de fonctionner normalement ;
• elle n’affecte pas les recherches lancées depuis le site lui-même, ni les expériences qui travaillent sur un contenu déjà ouvert — résumer un document que l’utilisateur a sous les yeux reste possible ;
• elle ne s’applique pas à OneDrive, uniquement aux sites SharePoint.

La fonctionnalité réduit donc la visibilité du contenu sans constituer une mesure de sécurité ni un contrôle d’accès. Microsoft la présente comme un contrôle de gouvernance temporaire, qui donne à l’organisation le temps d’examiner les accès pendant que le déploiement de Copilot se poursuit.

Prérequis et licences

Deux conditions doivent être remplies avant d’activer la fonctionnalité.

1. Les prérequis de SharePoint Advanced Management, y compris le module PowerShell SharePoint Online et les attributions de rôles.
2. Une licence Microsoft Copilot dans l’organisation. Microsoft réserve cette fonctionnalité aux scénarios de déploiement et de gouvernance de Copilot, et la licence Copilot conditionne son accès.

Une organisation sans licence Copilot ne peut donc pas employer Restricted Content Discovery pour retirer des sites de la recherche à l’échelle de l’organisation.

Activer, vérifier, retirer

Depuis le centre d’administration SharePoint : Sites > Sites actifs, sélectionner le site, onglet Paramètres, puis activer Restreindre le contenu de Microsoft Copilot (Restrict content from Microsoft Copilot si votre centre d’administration est en anglais) et enregistrer.

En PowerShell, l’activation tient en une commande :

Set-SPOSite -Identity <url-du-site> -RestrictContentOrgWideSearch $true

Le retrait utilise la même commande avec $false. Pour lire l’état d’un site :

Get-SPOSite -Identity <url-du-site> | Select RestrictContentOrgWideSearch

Pour inventorier tout le tenant, trois commandes : lancer le rapport, suivre son état, le télécharger.

Start-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport -Action Download -ReportId <ReportGUID>

Par défaut, seuls les administrateurs SharePoint pilotent le réglage. Il est possible de déléguer aux administrateurs de site :

Set-SPOTenant -DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement $true

Quand la délégation est active, un administrateur de site qui modifie le réglage doit fournir une justification. Ces justifications, comme les activations et les désactivations, remontent dans les journaux d’audit Purview.

Délai de propagation

Restricted Content Discovery est une propriété de site. Les systèmes d’indexation de Microsoft 365 la propagent, et le réglage n’est effectif qu’une fois cette propagation faite. Le délai varie selon le nombre d’éléments du site et le nombre de sites modifiés simultanément.

Pour un site de plus de 500 000 éléments, la propagation peut demander plus d’une semaine avant d’être pleinement reflétée dans la recherche et dans Copilot. Un site encore visible le lendemain de l’activation relève du comportement attendu, non d’une erreur de configuration.

Intégrez ce délai à votre calendrier : si vous ouvrez Copilot à une population à une date donnée, restreignez les sites concernés plusieurs semaines avant.

Conséquences d’un périmètre trop large

Microsoft signale qu’un usage étendu de la fonctionnalité réduit la quantité de contenu disponible pour la recherche et pour Copilot, ce qui dégrade la pertinence et la complétude des réponses.

En pratique, une organisation qui restreint largement pendant un audit de permissions long prive Copilot d’une partie de sa matière. Les réponses deviennent incomplètes, les utilisateurs se détournent de l’assistant, et les licences restent facturées pendant ce temps.

Restreignez donc un nombre limité de sites : ceux qui présentent un fort risque de surpartage, ceux dont la revue de permissions est en cours, et ceux que concerne un déploiement Copilot par vagues. Fixez dès l’activation la date à laquelle vous lèverez la restriction. Vous pouvez par exemple restreindre les sites Finance et Ressources humaines le temps que leurs propriétaires revoient les accès, puis les rendre à nouveau visibles dans la recherche.

Trois outils permettent d’identifier ces sites : le SharePoint Administration Agent, l’évaluation de la gestion de contenu, et les rapports de gouvernance de l’accès aux données.

Place de la fonctionnalité dans la gouvernance des accès

Restricted Content Discovery est un dispositif de transition. Il permet de prolonger temporairement l’exploitation d’un tenant dont les permissions n’ont pas encore été revues, mais ne remplace pas cette revue : déterminer qui a accès à quoi et pour quelle raison reste un travail à conduire côté organisation.

Ce chantier suit la même logique d’évaluation que l’accès conditionnel : la difficulté consiste à savoir à qui la règle s’applique ; notre guide sur l’accès conditionnel détaille ce point.

Les sources Microsoft

• Restreindre la découverte des sites et du contenu SharePoint — Microsoft Learn
• Prérequis de SharePoint Advanced Management — Microsoft Learn
• Se préparer à Microsoft Copilot avec SharePoint Advanced Management — Microsoft Learn