Die Vermeidung von Datenverlusten beginnt nicht mit einem Verbot.

Die E-Mail-Regeln, SharePoint und OneDrive sind in Microsoft 365 E3, Business Premium und sogar im Exchange Online Plan 2 oder SharePoint Plan 2 enthalten. Das ist der erste Vorteil, und er kostet nichts extra.

Dafür ist Microsoft 365 E5 oder ein Add-in erforderlich: Computer, „ Teams “-Chats, Webverkehr, die Einschränkung dessen, was Copilot liest, erweiterte Warnmeldungen in „ Outlook “ sowie der adaptive Schutz, der die Regeln für Personen verschärft, deren Verhalten sich ändert. Transparenz: Wir ermitteln zunächst, was Sie bereits besitzen, bevor wir Ihnen etwas vorschlagen – und manchmal lautet die Antwort: „Es gibt nichts zu kaufen“.

Auf einem Computer wird alles, was nie auf der Festplatte gespeichert wird, auch nicht analysiert: Ein Dokument, das geöffnet und anschließend direkt auf einen USB-Stick kopiert wird, entgeht der Inhaltsprüfung. Die Liste der analysierten Dateiformate ist lang, aber begrenzt – eine Konstruktionsdatei oder eine proprietäre Datenbank gehören nicht dazu. Und ein von einem anderen Unternehmen angebrachtes Etikett wird nicht erkannt.

Die Lösung: Für jeden dieser drei Fälle gibt es eine Gegenmaßnahme, die wir im Auftrag festhalten. Nicht analysierte Formate werden durch eine Regel behandelt, die es verbietet, etwas zu tun, ohne den Inhalt zu lesen – weniger feinfühlig, aber wirksam, und oft ist genau das für einen Projektplan erforderlich.

Eine sechzehnstellige Zahl ist nicht immer eine Zahlungskarte. Eine Bestellnummer, eine Maschinen-ID oder eine Seriennummer lösen zu weit gefasste Regeln aus, und jede unnötige Auslösung strapaziert die Geduld Ihrer Mitarbeiter ein wenig mehr.

Die Häufigkeit: Genau das wird im Simulationsmodus gemessen, und genau das wird durch die Schwellenwerte geregelt. Eine Regel, die erst ab zehn Vorkommen in derselben Datei ausgelöst wird, verhält sich ganz anders als eine Regel, die bereits beim ersten Vorkommen ausgelöst wird.

Eine Warnmeldung bleibt 30 Tage lang im Purview-Dashboard und sechs Monate lang im Portal Microsoft Defender sichtbar. Der Aktivitäts-Explorer zeigt die letzten 30 Tage an. Für einen Fall, der erst zwei Jahre später verhandelt wird, reicht das nicht aus.

Die Offenlegung: Die Ereignisse werden ebenfalls im Audit-Protokoll erfasst, und was länger aufbewahrt werden muss, wird exportiert. Dies wird zu Beginn festgelegt – Daten, die nicht exportiert wurden, sind später nicht mehr auffindbar.

Die Schweiz gehört zu den Ländern, die von der Option „Advanced Data Residency“ von Microsoft 365 abgedeckt sind, und diese Option umfasst namentlich den Schutz vor Datenverlust. Zwei Bedingungen sollten Sie kennen, bevor Sie mit der Geschäftsleitung darüber sprechen: Die Verpflichtung sieht vor, dass 100 % der kostenpflichtigen Lizenzen des Tenants durch die Option abgedeckt sein müssen, und die „ migration “ bestehender Daten kann bis zu zwölf Monate in Anspruch nehmen.

Der Einstieg: Zunächst ermitteln wir im Verwaltungszentrum, wo sich Ihre Daten derzeit befinden. Viele Unternehmen stellen dabei fest, dass sie bereits dort sind, wo sie hinwollten, und dass sich die Frage gar nicht stellt.

Copilot als Regelort, das Auslesen des Webverkehrs zu nicht verwalteten Diensten und die Bedingung bezüglich der Windows Recall werden von Microsoft als Vorabversion angekündigt. Das Verhalten einer Vorabversion kann sich ändern, und die Analyse des Webverkehrs wird zudem nutzungsabhängig in Rechnung gestellt.

Transparenz: Eine Vorabversion lässt sich sehr gut in einer kleinen Gruppe testen, und genau so gehen wir vor – niemals im gesamten Unternehmen und niemals als Grundlage für eine schriftliche Verpflichtung gegenüber einem Kunden oder einem Prüfer.