Le tableur qui fait tourner un service : quand faut-il le remplacer
Dans presque toutes les entreprises que nous ouvrons, un service tourne sur un fichier. Les plannings d’intervention, le suivi des demandes, les congés, les commandes fournisseurs, l’inventaire du matériel. Ça marche, ça n’a rien coûté, et personne n’a jamais décidé que ce fichier deviendrait un outil de gestion — il l’est devenu tout seul.
La question n’est pas de savoir si c’est bien ou mal. C’est de savoir à quel moment le fichier coûte plus cher qu’il ne rapporte — et ce moment est repérable.
Les cinq signaux
Une seule personne sait le faire fonctionner. C’est le signal le plus grave, et le plus courant. Le fichier contient des formules, des onglets masqués, des macros écrites il y a des années. La personne qui l’a construit est devenue un point de défaillance de l’entreprise, et elle le sait rarement.
On travaille sur des copies. « Version finale », « version finale corrigée », un fichier par site, un fichier par mois. Dès que la donnée existe en plusieurs exemplaires, quelqu’un travaille sur la mauvaise — et personne ne s’en aperçoit avant que ça se voie chez un client.
Il faut ressaisir ailleurs. Ce qui entre dans le fichier finit par être retapé dans la facturation, dans le CRM ou dans un courriel. Cette double saisie est du temps payé deux fois, et une source d’écart permanente entre deux systèmes.
Personne ne peut y accéder depuis le terrain. Un technicien qui note sur papier et ressaisit le soir, un commercial qui appelle le bureau pour connaître un stock : le fichier impose un lieu, et l’organisation s’est pliée à cette contrainte sans la questionner.
On ne peut pas savoir qui a changé quoi. Le jour où une donnée est fausse, la seule réponse disponible est « je ne sais pas ». Pour un planning c’est ennuyeux ; pour des heures facturées, des contrôles qualité ou des données de personnel, c’est un problème d’un autre ordre.
Remarque : trois signaux sur cinq, c’est un sujet. Un seul, ce n’en est pas forcément un : un tableur bien tenu, utilisé par une personne pour son propre travail, est un excellent outil.
Ce qu’il ne faut pas remplacer
C’est aussi important que le reste, et cela évite les projets inutiles.
Un tableur qui sert à calculer, simuler, comparer reste un tableur. Une analyse, un budget prévisionnel, un modèle de tarification : ce sont des usages où la souplesse du tableur est exactement ce qu’il faut, et où une application serait plus rigide sans être plus juste.
La frontière est simple : un tableur qui répond à une question est à sa place. Un tableur qui enregistre ce que fait l’entreprise ne l’est plus.
Ce que ça change, concrètement
Une application métier ne fait pas mieux ce que fait le fichier. Elle fait trois choses que le fichier ne peut pas faire :
- une donnée unique, que plusieurs personnes modifient sans se marcher dessus ;
- des droits, pour que chacun voie et modifie ce qui le concerne, et rien d’autre ;
- une trace, qui dit qui a saisi quoi et quand.
S’y ajoute, presque toujours, l’accès depuis un téléphone — et c’est souvent ce qui emporte l’adhésion des équipes, bien avant les arguments de gouvernance.
L’effort, et il est plus faible qu’on ne croit
Un premier outil qui reprend le périmètre du fichier — les mêmes champs, les mêmes règles, les mêmes personnes — se construit en quelques semaines, pas en mois. C’est même la bonne façon de commencer : ne pas améliorer le processus en même temps qu’on l’outille. Les deux chantiers menés ensemble échouent presque toujours, parce que personne ne sait plus ce qui coince.
Ce qui coûte, c’est ce qu’on ajoute en cours de route. Un projet qui démarre sur un planning et se termine sur « tant qu’à faire, on gérerait aussi la facturation » a doublé de périmètre sans que personne ne l’ait décidé.
Ce qu’il faut faire
- Listez les fichiers qui enregistrent au lieu de calculer. Trois à cinq, en général.
- Pour chacun, comptez les personnes qui l’utilisent et celles qui savent le réparer.
- Repérez les doubles saisies qu’il provoque en aval.
- Choisissez-en un seul, le plus douloureux, et outillez-le à périmètre constant.
- Regardez ce que ça a donné avant de lancer le deuxième.
Lambert Consulting construit ces outils sur la plateforme que vous payez déjà, et l’intègre à vos autres systèmes plutôt que d’en créer un de plus. Sur la question du bon support technique, la frontière entre une application Power Apps et un développement sur Azure mérite d’être posée avant de commencer, et le coût réel des licences se calcule au même moment.
Les sources Microsoft
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