Situation initiale
Au sein du département RH de notre client, plusieurs processus représentaient une lourde charge de travail et nécessitaient une amélioration.
Le potentiel d’optimisation le plus important résidait dans:
- Les processus d’autorisation des décisions RH
- Les décisions du Human Resources telles que l’emploi de nouveaux collaborateurs ou les entretiens semestriels nécessitaient une autorisation d’instances hiérarchiques supérieures, pouvant se trouver dans d’autres pays. Jusque là, les autorisations étaient collectées par la voie postale habituelle, ce qui prenait beaucoup de temps.
- La préparation des autorisations RH conformément à SOX
- Le Sarbanes-Oxley Act (SOX) est une loi américaine portant sur la réglementation obligatoire des rapports d’activité d’entreprise. En tant que société américaine cotée en bourse, notre client devait répondre aux directives SOX. La préparation et le rassemblement des autorisations HR pour les sociétés d’expertise comptable en constituaient une partie et cela constituait une lourde charge.
- La garantie de confidentialité des données RH sensibles
- Le service HR possède des informations sensibles telles que le montant des salaires et les entretiens de qualification, qui doivent être uniquement accessibles aux personnes autorisées. Notre client avait à cœur de trouver une solution technique garantissant cette sécurité des données avec une fiabilité absolue.
But
Notre client souhaitait accélérer les processus de son Human Resources Management (HR) et améliorer la qualité du service. Pour atteindre ses objectifs, il développa, en collaboration avec Lambert Consulting, une plateforme basé sur SharePoint Server.
Concept
Le client a introduit SharePoint Server en tant que plateforme centrale sur laquelle tous les processus d’autorisation HR se déroulent de manière automatisée.
Le fondement architectonique fut créé en collaboration avec Lambert Consulting. La solution réalisée fait office:
- de plate-forme pour les informations HR locales et globales
- d’archive électronique des documents HR de tous les collaborateurs
- de processus d’autorisation automatisé pour les décisions HR
Résultat
- Processus d’autorisation automatisé: La nouvelle solution vise une économie de temps énorme dans le processus d’autorisation global. Un document devant être certifié par plusieurs personnes de différents pays peut être attesté en l’espace de quelques heures.
- Efficacité et qualité du service améliorées: Il est ainsi possible de réagir aux imprévus avec une grande flexibilité et sans trop d’efforts: d’une part le workflow d’autorisation des responsables HR est spécifiquement défini pour chaque document, et d’autre part, aucune restriction n’existe pour les annexes. Grâce à l’actualisation des fonctions dans l’Active Directory, les bonnes personnes sont à chaque fois contactées à ce propos.
- Discrétion garantie: Les documents HR sont exclusivement visibles aux chargés de mission intégrés à l’autorisation, et ce également durant l’étape d’autorisation ou de refus. De plus, les collaborateurs HRM ont accès, selon leur niveau hiérarchique, à tous les documents gérés via SharePoint.
- Compliance simplifiée: Le processus d’autorisation dans l’Office SharePoint Server, garantit le respect de la législation SOX. Les signatures électroniques sont légalement valables et la gestion des versions montre qui a traité quel document et à quel moment. En outre, un accès limité à ces informations peut être accordé aux sociétés d’expertise comptable, ce qui réduit sensiblement les charges internes liées à la collecte des autorisations.
- Une archive électronique par collaborateur: Chaque collaborateur dispose d’une archive électronique de tous ses documents HR existant.
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