Situazione iniziale
All'interno del dipartimento HR del nostro cliente, diversi processi rappresentavano un carico di lavoro pesante e necessitavano di miglioramenti.
Il maggior potenziale di ottimizzazione risiedeva in:
- Processi di autorizzazione per le decisioni sulle risorse umane
- Le decisioni in materia di risorse umane, come l'assunzione di nuovo personale o i colloqui semestrali, richiedevano l'autorizzazione di organi gerarchici superiori, che potevano trovarsi in altri Paesi. Finora le autorizzazioni venivano raccolte tramite il consueto e lungo percorso postale.
- Preparazione delle autorizzazioni HR in conformità con SOX
- Il Sarbanes-Oxley Act (SOX) è una legge americana sulla regolamentazione obbligatoria dell'informativa aziendale. In quanto società statunitense quotata in borsa, il nostro cliente doveva rispettare le linee guida SOX. Una parte di questo lavoro consisteva nella preparazione e nella raccolta delle approvazioni delle risorse umane per le società di contabilità, un onere gravoso.
- Garanzia di riservatezza dei dati sensibili sulle risorse umane
- Il reparto Risorse Umane dispone di informazioni sensibili, come gli importi dei salari e i colloqui di qualificazione, che devono essere accessibili solo alle persone autorizzate. Il nostro cliente desiderava trovare una soluzione tecnica che garantisse questa sicurezza dei dati con assoluta affidabilità.
Obiettivo
Il nostro cliente voleva accelerare i processi di gestione delle risorse umane (HR) e migliorare la qualità del servizio. Per raggiungere i suoi obiettivi, ha sviluppato, in collaborazione con Lambert Consultinguna piattaforma basata su SharePoint Server.
Concetto
Il cliente ha introdotto SharePoint Server come piattaforma centrale su cui vengono eseguiti automaticamente tutti i processi di autorizzazione delle risorse umane.
La fondazione architettonica è stata creata in collaborazione con Lambert Consulting. La soluzione realizzata serve come:
- una piattaforma per le informazioni sulle risorse umane a livello locale e globale
- archivio elettronico dei documenti HR di tutti i dipendenti
- processo di autorizzazione automatizzato per le decisioni HR
Risultato
- Processo di autorizzazione automatizzato: la nuova soluzione mira a risparmiare un'enorme quantità di tempo nell'intero processo di autorizzazione. Un documento che deve essere certificato da più persone in diversi Paesi può essere certificato in poche ore.
- Miglioramento dell'efficienza e della qualità del servizio: ciò consente di reagire agli imprevisti con grande flessibilità e senza troppi sforzi: da un lato, il workflow di autorizzazione dei responsabili delle risorse umane è definito in modo specifico per ogni documento, dall'altro, non ci sono restrizioni per gli allegati. Grazie all'aggiornamento delle funzioni nella cartellaActive DirectoryOgni volta vengono contattate le persone giuste.
- Discrezione garantita: i documenti HR sono visibili solo agli ordinatori, anche durante la fase di autorizzazione o rifiuto. Inoltre, i dipendenti HRM hanno accesso a tutti i documenti gestiti tramite SharePoint, a seconda del loro livello gerarchico.
- Conformità semplificata: il processo di autorizzazione di Office SharePoint Server garantisce la conformità alla legislazione SOX. Le firme elettroniche sono legalmente valide e la gestione delle versioni mostra chi ha elaborato quale documento e quando. Inoltre, è possibile concedere un accesso limitato a queste informazioni alle società di revisione, riducendo in modo significativo l'onere interno di raccolta delle autorizzazioni.
- Un archivio elettronico per ogni dipendente: ogni dipendente dispone di un archivio elettronico di tutti i documenti HR esistenti.
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