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Dynamics 365 Project Operations, du devis à la facture.
Et la marge d’un projet lisible pendant qu’il dure.Vous vendez des projets. Le devis a été fait dans un tableur, les heures sont notées dans un autre outil et la facture est écrite une troisième fois dans la comptabilité : c’est pour cela que personne ne sait ce qu’un projet a rapporté avant qu’il soit terminé. Dynamics 365 Project Operations est le produit de Microsoft qui met ces étapes sur une seule base de données. Nous l’intégrons, nous le paramétrons et nous le tenons ensuite.
Personne ne connaît la marge d’un projet avant qu’il soit fini
Le devis vient d’un tableur, les heures d’un outil qui sert d’abord aux salaires, les frais d’une pile de justificatifs et la facture de la comptabilité. Chacun de ces outils a raison tout seul. Aucun ne sait ce que le projet a rapporté tant que le projet n’est pas terminé — et à ce moment-là, il n’y a plus rien à corriger.
Le devis se fait dans un tableur
Les jours prévus, les prix de vente et la remise consentie sont posés dans un fichier que son auteur maîtrise et que personne d’autre n’ouvre volontiers. Le projet démarre, le fichier reste sur un disque, et plus rien ne le compare à ce qui se passe réellement.
Ce qui a été promis n’est comparé à rien.
Les heures sont notées ailleurs
Chacun remplit sa feuille dans un outil où l’on note ses heures, souvent le vendredi, parfois de mémoire. Ces heures servent à payer les salaires et à contrôler les vacances ; elles ne reviennent jamais dans le projet qui les a consommées.
Les heures existent, mais pas dans le projet.
Le coût réel arrive après la facture
La comptabilité rapproche les salaires, les frais et les achats à la fin du mois, parfois du trimestre. Le chiffre est juste, et il arrive au moment précis où plus personne ne peut agir sur le projet auquel il se rapporte.
Un bon chiffre trop tard ne sert qu’à expliquer.
Du devis à la facture, sur une seule base de données
Ce que le produit change tient en une phrase : les cinq étapes écrivent au même endroit, et chacune lit ce que la précédente a écrit. Rien n’est recopié d’un outil vers un autre, donc rien ne peut diverger entre deux versions du même chiffre.
Sur une ligne de contrat facturée aux heures effectuées, l’approbation d’une heure écrit deux montants : ce que cette heure vous coûte, et ce qu’elle vous rapportera à la prochaine facture. Sur un prix ferme, seul le coût est écrit — le revenu, lui, est celui que vous avez convenu au départ. La marge d’un projet est la différence entre les deux, et elle devient lisible pendant que le projet dure au lieu d’apparaître à la clôture des comptes. Ces éléments viennent de la documentation de Microsoft, et nous les revérifions avant chaque proposition.
Ce qui change dans le travail de tous les jours
Ce sont les mêmes gestes qu’aujourd’hui, faits une seule fois et au même endroit. Il n’y a pas d’automatisme miraculeux : il y a la fin des recopies d’un outil vers un autre, et c’est déjà l’essentiel de ce qui se perd chaque mois.
Le devis devient le projet
L’affaire, l’offre et les conditions de facturation vivent dans la même application que la vente. Quand le client signe, le projet existe déjà avec ses lignes, ses prix et son estimation : il n’y a rien à retaper.
La planification donne l’estimation
Les tâches, les durées et les rôles se posent avec Microsoft Project pour le web. Le chiffrage n’est plus une opinion écrite à part : il est le résultat du plan, et il se recalcule quand le plan bouge.
Qui travaille sur quoi, et quand
Les demandes de personnes se font par rôle et par compétence, sur les disponibilités réelles. Vous voyez qui est déjà promis à un autre projet avant de vous engager sur une date, et non le lundi où le travail devait commencer.
Les heures notées une seule fois
Chacun note ses heures et ses frais depuis son navigateur, son téléphone ou Microsoft Teams, sur le projet et la tâche. La même écriture sert au projet, à la facture et au calcul du coût.
Le coût s’écrit dès l’approbation
L’approbation d’une heure ou d’un frais crée immédiatement l’écriture de coût, et le montant à facturer quand la ligne de contrat le prévoit. Le budget consommé n’attend plus la clôture du mois pour être connu.
La facture part de ce qui a été approuvé
La proposition de facture est construite à partir des heures, des frais et des étapes réellement approuvés. Le responsable du projet la relit et la corrige avant qu’elle parte ; ce qu’il retire ne disparaît pas, il reste facturable plus tard.
Dynamics 365 Project Operations ne remplace pas tout
Autant l’écrire avant la première rencontre plutôt qu’au troisième mois. Ces quatre limites ne se contournent par aucun paramétrage, et chacune se prépare très bien quand elle est connue au départ.
La comptabilité générale n’en fait pas partie
Dans le déploiement le plus courant, celui qui vit uniquement sur la base de données commune, la facture est préparée et validée par le responsable du projet, puis elle est transmise au système financier qui l’émet et la comptabilise. Le déploiement intégré au logiciel de gestion de Microsoft, lui, émet la facture au client et porte la reconnaissance du revenu.
Autrement dit, votre logiciel de comptabilité garde son travail. Ce que nous construisons, c’est le raccordement entre les deux, y compris avec des systèmes financiers qui ne viennent pas de Microsoft.
Les heures ne se notent pas d’elles-mêmes
Aucun produit ne remplit une feuille d’heures à la place de celui qui a travaillé. Si vos équipes notent leurs heures le vendredi soir et de mémoire, elles continueront de le faire, et le coût d’un projet sera aussi juste que la mémoire du vendredi soir.
Ce qui change, c’est l’effort demandé : noter ses heures tient dans un seul écran, cela se fait depuis Microsoft Teams ou depuis un téléphone, et l’approbation devient un geste hebdomadaire au lieu d’une course aux retardataires. C’est là que se gagne l’adhésion, et nous y consacrons ce qu’il faut.
Le produit ne corrige pas un devis trop bas
Le produit rend une marge visible ; il ne la crée pas. Un projet vendu en dessous de son coût le restera, et vous le verrez simplement plus tôt.
C’est d’ailleurs tout l’intérêt : le voir à la troisième semaine permet encore de renégocier une étape, de changer une personne ou d’arrêter les frais. Le voir à la clôture ne permet que d’en tirer une leçon pour le projet suivant.
Une comptabilité par projet doit exister avant
Pour qu’un coût soit juste, il faut savoir ce qu’une heure de chaque rôle coûte à l’entreprise, comment les frais indirects se répartissent, et ce que l’on accepte d’imputer à un projet. Ces décisions sont les vôtres, et elles ne sont pas techniques.
Quand elles n’ont jamais été prises, nous les mettons sur la table au début du travail plutôt qu’au moment du premier chiffre faux. Elles se prennent en quelques séances, avec votre comptabilité, et elles servent bien au-delà de ce produit.
Quand Dynamics 365 Project Operations n’est pas la bonne réponse
Il est fait pour des entreprises qui vendent des projets en nombre, avec plusieurs personnes qui y travaillent en même temps et des conditions de facturation qui varient d’un client à l’autre. En dessous, il pèse plus qu’il ne rapporte. Chacune de ces trois situations a une réponse plus légère, et chacune de ces réponses écrit dans la même base de données : rien n’est perdu le jour où votre activité change d’échelle.
Quelques projets par année
Avec une poignée de projets et deux ou trois personnes qui les mènent, le paramétrage, les approbations et le travail pour le tenir à jour coûtent davantage que ce qu’ils font gagner. Une application construite avec Power Apps sur la même base de données fait le devis, les heures et la facturation, sans rien de ce que vous n’utiliseriez pas.
Le jour où le volume monte, la base est déjà la bonne.
La finance d’abord, les projets ensuite
Si ce qui fait mal, c’est la facturation, les achats, les stocks ou la clôture, alors c’est un logiciel de gestion qui répond en premier — Business Central ou Dynamics 365 Finance. Nous ne les mettons pas en œuvre : c’est un autre métier que le nôtre, et nous préférons le dire.
Nous les raccordons à la relation client, et c’est l’un de nos travaux les plus fréquents.
Des projets qui ne se facturent pas
Pour des projets internes, sans client, sans contrat et sans facture, toute la mécanique commerciale du produit reste inutilisée. Un outil de planification suffit, et il coûte une fraction du prix.
La question à se poser est simple : est-ce que quelqu’un paie ce projet ?
Ce que nous faisons, et dans quel ordre
Toujours le même ordre, et l’étendue du travail est écrite avant que nous commencions. Ce qui n’est pas écrit n’est pas promis, et ce qui est écrit est tenu par les personnes que vous avez rencontrées.
Vos projets, tels qu’ils se passent
Nous suivons un projet réel de bout en bout, depuis la demande du client jusqu’à la facture émise, avec les personnes qui font chacun de ces gestes. Ce n’est pas une discussion avec la seule direction : c’est le vendeur, le responsable du projet, celui qui note ses heures et celui qui facture.
Nous relevons chaque endroit où un chiffre est recopié d’un outil vers un autre. C’est cette liste, et non un catalogue de fonctions, qui dit ce que le produit doit faire dans votre entreprise.
Le choix entre les trois déploiements
Microsoft propose trois façons d’installer ce produit : une qui vit sur la base de données commune et s’arrête à la facture préparée, une intégrée à son logiciel de gestion qui émet la facture et reconnaît le revenu, et une troisième pour les entreprises qui produisent des biens et suivent des ordres de fabrication.
Ce choix se fait au début, et il se change mal : il n’existe pas de reprise automatique des données d’un déploiement vers un autre. C’est la décision la plus lourde de tout le travail, et elle dépend surtout de l’endroit où votre comptabilité se tient déjà.
Le modèle de données, et ce qui fait un prix
Les rôles, les prix de vente, les coûts internes, les catégories de frais et les conditions de facturation sont posés une fois, avec votre comptabilité et votre direction commerciale. C’est la partie la moins spectaculaire du travail et celle qui décide de la justesse de tous les chiffres qui suivront.
Nous écrivons ces choix, avec ce qu’ils impliquent, pour que la personne qui reprendra l’outil dans deux ans sache pourquoi ils ont été faits ainsi.
La mise en production, et les gens
Nous ouvrons sur un nombre limité de projets réels, en gardant l’ancienne façon de faire en parallèle le temps de comparer les deux. Les écarts se voient alors immédiatement, et ils se corrigent avant que tout le monde bascule.
La formation ne se fait pas en salle : elle se fait sur les projets de chacun, avec ses propres clients, parce que c’est la seule qui tienne au-delà de la deuxième semaine.
Le maintien, et la reprise en main
Les prix changent, les rôles changent, les conditions de facturation changent : un outil de ce genre demande quelqu’un qui s’en occupe. Nous tenons ce réglage aussi longtemps qu’il le faut, sous contrat, et nous formons la personne qui le reprendra.
Ce que nous avons paramétré et écrit vous appartient. Vous devez pouvoir continuer sans nous, et le savoir avant de signer, pas après.
Nous ne vendons pas Dynamics 365 Project Operations comme une spécialité isolée, et nous préférons l’écrire. Nous le posons dans les entreprises dont nous tenons déjà la relation client et la base de données commune, parce que c’est là qu’il tient ses promesses et que nous savons exactement ce que nous faisons. Si vos projets sont votre premier sujet, la discussion reste utile : elle dit ce que le travail suppose, dans quel ordre, et ce qui devrait venir avant.
Autour des projets facturables
Quatre sujets reviennent presque toujours dans la même discussion : la gamme et le choix d’une application, le département qui porte tout cela, l’outil sur mesure et la base de données commune.
La gamme entière, et comment on choisit
Quatre questions suffisent presque toujours à savoir quelle application vous concerne. Le nom du produit vient après.
Voir la gamme Business SolutionsLe département qui porte ces applications
Ce que nous posons autour de la relation client, ce que nous raccordons, et ce que nous ne mettons pas en œuvre.
Voir le département Power AppsL’outil sur mesure, sur la même base
La réponse plus légère quand le volume ne justifie pas un produit entier, et le complément quand il en manque un morceau.
Voir Power Apps DataverseLa base de données qui porte le tout
Un enregistrement par client, un seul jeu d’autorisations, et une trace de ce qui a été modifié et par qui.
Voir DataverseParler de vos projets
Décrivez-nous comment vos projets sont facturés
Le nombre de projets ouverts en même temps, la façon dont ils sont vendus — au prix ferme, aux heures effectuées ou les deux — et les outils qui portent aujourd’hui le devis, les heures et la facture. Nous vous dirons si ce produit répond à votre situation, et si une réponse plus légère y répond mieux, nous le dirons aussi.
Ce que nous donnons, c’est la rencontre des ingénieurs qui feront le travail. L’établissement d’une offre ne vous coûte rien. L’étude de conception, le modèle de données et le plan sont des travaux, et se commandent comme tels.
Renens, Sion, Châtel-Saint-Denis
Une seule équipe, trois adresses, et un numéro qui aboutit chez quelqu’un qui connaît votre situation technique.
Renens VD +41 21 806 37 15
Sion VS +41 27 552 00 22
Châtel-Saint-Denis FR +41 26 322 59 05