Peters Connects - Assistente

L'Automated Attendant è ideale per gestire la distribuzione delle chiamate durante l'orario di lavoro, dopo l'orario di lavoro e in periodi eccezionali come i giorni festivi. Le sue funzioni garantiscono la gestione di tutte le chiamate, indipendentemente dal momento in cui vengono effettuate o ricevute.

Durante l'orario di lavoro, l'assistente automatico offre funzioni quali il saluto, la risposta automatica alle chiamate con un saluto registrato, i menu di selezione IVR e l'annuncio della posizione del chiamante nella coda.

Un'altra caratteristica importante è la gestione delle chiamate al di fuori dell'orario di lavoro o in occasioni speciali come le festività. L'assistente automatico offre un menu completo di opzioni che non influiscono sulle impostazioni esistenti del sistema, come la creazione di annunci diversi per le festività, la creazione di un annuncio di chiusura regolare e l'instradamento delle chiamate verso destinazioni alternative come la segreteria telefonica o i telefoni cellulari.

L'addetto può visualizzare la posizione attuale di un dipendente tramite un telefono cellulare Wi-Fi o un dispositivo con un beacon. La posizione attuale viene visualizzata in un'area separata dell'elenco aziendale e sulla pianta del piano del dipendente selezionato.

L'operatore può utilizzare il programma Attendant per azionare il cancello che controlla l'accesso dei veicoli alla sede aziendale.

L'operatore preme un pulsante sul citofono. L'operatore riceve una notifica e può parlare con il visitatore e azionare la barriera. Se è installata una telecamera, l'operatore può vedere immediatamente sullo schermo dell'addetto la persona che richiede l'accesso all'edificio.

"I calendari dei dipendenti (Microsoft Outlook e Lotus Notes) possono essere visualizzati in tempo reale dalla console dell'operatore. Dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco aziendale, è possibile visualizzarne l'agenda e gli orari in cui è libero/occupato. Inoltre, se un appuntamento è designato come privato, l'oggetto e il luogo rimangono invisibili all'operatore dell'Attendant.

Quando l'operatore telefonico funge anche da receptionist, il suo compito è quello di accogliere e registrare i visitatori che si presentano per un appuntamento. Con Attendant è possibile registrare un visitatore e stampare un badge allo stesso tempo.

L'operatore può anche vedere con quale dipendente il visitatore ha un appuntamento e visualizzare lo storico di tutte le visite all'organizzazione. Quando il visitatore lascia l'edificio, l'addetto può aggiornare il sistema per indicare che il visitatore ha completato la sua visita.

Lo stato di presenza dei dipendenti, ad esempio Online, Offline, Away e Do Not Disturb, può essere visualizzato sulla console dell'operatore e collegato a Microsoft. Skype for Business e Cisco Unified Presence Server.

L'invio di messaggi di testo SMS direttamente dalla console Attendant ai telefoni cellulari (GSM) dei dipendenti assicura che questi ultimi possano essere raggiunti anche quando non sono vicini a un telefono fisso.

Quando l'operatore seleziona un dipendente dall'elenco aziendale, può inviare un messaggio SMS con un solo clic.

Questa opzione richiede un collegamento alla rete mobile GSM. PeterConnects supporta diversi metodi per stabilire questo collegamento.

Dalla console del centralino, è possibile inviare e ricevere messaggi istantanei utilizzando la funzione Skype for Business. Questo può essere particolarmente utile quando i dipendenti sono al telefono e l'operatore deve avvisarli che una chiamata importante è in attesa.

Selezionando un dipendente dall'elenco aziendale, l'operatore può semplicemente inviargli un'e-mail.

Per i messaggi utilizzati regolarmente, come ad esempio "visitatori in attesa alla reception", l'operatore può creare messaggi predefiniti che possono essere riutilizzati; per velocizzare ulteriormente il processo, i dati della chiamata, come il nome e il numero del chiamante o del visitatore, possono essere trasmessi direttamente.

Se si utilizza un sistema di registrazione degli accessi, è possibile visualizzare sulla console dell'addetto quali membri del personale sono presenti o assenti. Se un dipendente è presente sul posto, l'operatore addetto può vedere a che ora il dipendente è entrato nel sito e da quale ingresso. Se il dipendente non è presente, è possibile vedere a che ora ha lasciato l'edificio e da quale uscita. Il sistema di registrazione degli accessi è collegato al sistema Attendant tramite una connessione XML.

Attendant consente il monitoraggio in tempo reale della coda di chiamate da parte di un gruppo di agenti, in modo che il supporto dei colleghi sia sempre disponibile, soprattutto nei momenti di maggiore affluenza della giornata.

Le informazioni possono essere visualizzate su uno schermo LCD o a parete nella stanza dell'agente o sul PC del manager responsabile dell'efficienza della gestione delle chiamate. I dati in tempo reale, come i dettagli delle code attuali, le chiamate in arrivo, il tempo di attesa delle chiamate e lo stato degli agenti, compreso il numero di agenti collegati che gestiscono il volume delle chiamate, sono visualizzati su un'unica schermata con rappresentazioni grafiche di facile consultazione.

L'Attendant raccoglie dati non solo sulle chiamate in entrata gestite, ma anche sulle chiamate perse. Questi dati possono essere utilizzati per creare una serie di utili report sulle prestazioni e sul carico di lavoro del personale che utilizza Attendant. I dati raccolti vengono forniti in un database SQL o in file di testo che possono essere aperti direttamente in programmi di fogli di calcolo come Excel per ulteriori analisi.

A partire dalla versione 7.2 di PeterConnects Attendant, sono disponibili 20 diversi report tramite il portale di reportistica, in modo che i manager non debbano creare report e possano utilizzare i report offerti.

La luce di occupato viene utilizzata come indicatore visivo del fatto che un operatore è impegnato in una conversazione telefonica. Il LED visualizza colori diversi a seconda che l'operatore sia occupato, in attesa o disponibile. La luce di occupato può anche essere usata per avvisare l'operatore di presidio delle chiamate in arrivo, il che è comodo quando l'operatore non è seduto alla sua scrivania.

È possibile configurare diversi colori di avviso con una suoneria e un volume specifici per i diversi tipi di chiamanti, semplificando l'identificazione delle chiamate interne, esterne e di allarme.

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